ABC-Analyse als Allrounder für die Vereinsorganisation nutzen

Zusammenfassung

Die ABC-Analyse ist ein betriebswirtschaftliches Werkzeug, um Struktur in Datenbestände zu bringen und auf diese Weise Zusammenhänge zu bewerten sowie Relevantes von Unwichtigem unterscheiden zu können. Die Einteilung in die Klassen A, B und C ermöglicht es, Ressourcen effizient einzusetzen, und lässt sich jederzeit um weitere Klassen erweitern. Wie man das Instrument mithilfe einer Tabellenkalkulation umsetzt, zeigt dieser Beitrag.

von Susanne Kowalski

Die drei häufigsten Fallen

1. Mangelnde Priorisierung

Häufig fehlt die Konzentration auf das Wesentliche. Statt sich um die relevanten Dinge im Vereinsleben zu kümmern, wird Zeit auf Nebensächliches verschwendet.

2. Unzureichende Ressourcenplanung

Ressourcen wie finanzielle Mittel oder die Zeitfenster von Mitarbeitenden beziehungsweise Ehrenamtlichen werden nicht effizient geplant.

3. Fehlende Datenbestände

Für die Priorisierung von Geld- und Zeitmitteln fehlt häufig das Datenmaterial. Mithilfe einer Tabellenkalkulation können entsprechende Informationen nicht nur erfasst, sondern darüber hinaus in nur wenigen Arbeitsschritten klassifiziert werden.

1 Diese Fragestellungen beantwortet eine ABC-Analyse

Eine ABC-Analyse ist ein Verfahren zur Schwerpunktbildung, mit deren Hilfe Wichtiges von Unwichtigem unterschieden wird. Das Verfahren lässt sich in den unterschiedlichsten betrieblichen Bereichen einsetzen, egal ob es um die Mitgliederstruktur oder anstehende Investitionen geht. Üblicherweise werden die Klassen A, B und C gebildet, wobei sich in der Regel zeigt, dass ein verhältnismäßig großer Wertanteil auf nur einen geringen Mengenanteil entfällt (Klasse A), beziehungsweise umgekehrt ein relativ großer Mengenanteil einen geringen Wertanteil aufweist (Klasse C). In der Klasse B ist dagegen das Verhältnis in der Regel weitestgehend ausgeglichen. Die ABC-Analyse führt somit zu folgender Klasseneinteilung, die Sie jedoch bei Bedarf erweitern können:

• Klasse A: wichtig, dringend
• Klasse B: weniger wichtig
• Klasse C: unwichtig

1.1 Analysemöglichkeiten

Analysieren kann man die unterschiedlichsten Bereiche, zum Beispiel:

• Verkauf von Fanartikeln (Beispiel: 8 % unserer Fanartikel machen einen Umsatz von 70 %, 15 % der Produkte sorgen für einen Umsatz von 25 %, 77 % der Artikel kommen auf einen Umsatzanteil von 5 %).
• Aufteilung der Helferstunden auf Mitglieder (Beispiel: 5 % der Mitglieder übernehmen 70 % der ehrenamtlichen Leistung, 20 % der Mitglieder übernehmen 20 % der Stunden, 75 % der Mitglieder leisten 10 % der anstehenden Arbeitsstunden)
• Durchführen von Tätigkeiten (Beispiel: 10 % meiner Aufgaben nehmen 75 % meiner Zeit in Anspruch, 25 % der Aufgaben benötigen 20 % meiner Zeit, auf 55 % der Aufgaben entfällt 5 % meiner Zeit.

Abb. 1: Dieses Beispiel zeigt eine ABC-Analyse des Spendenaufkommens für eine Berichtsperiode.

1.2 Datenbestand und Klassifizierung

Voraussetzung für die Auswertung von Daten in Form einer ABC-Analyse ist ein Datenbestand, zum Beispiel eine Auflistung aller Artikel und deren Umsätze. Wie eine größenmäßige Einteilung in ABC-Klassen auszusehen hat, kann man nicht allgemein sagen – das hängt ganz von dem vorhandenen Datenbestand sowie der Streuung der Werte ab. Folgende Aspekte sollten Sie jedoch beachten:

• Wichtig ist, dass die Einteilung der Klassen vollständig erfolgt.
• Die einzelnen Wertebereiche dürfen sich nicht überschneiden, das heißt, jeder Wert muss sich eindeutig einer bestimmten Klasse zuordnen lassen.
• Es erleichtert die Auswertung, wenn Sie gleich breite Klassen verwenden und die Anzahl der Klassen gering ist. In der Praxis lässt sich dies jedoch nicht immer einhalten.

2 Musterlösung anhand eines Einsatzbeispiels

Wenn Vereine eine größere Anzahl unterschiedlicher Produkte oder Leistungen verkaufen, sollten die Verantwortlichen wissen, welche dieser Produkte in welchem Umfang zum Verkaufserfolg beitragen. Denn mit einigen wenigen Produkten erzielt man häufig bereits einen Großteil des Umsatzes und oft auch des Gewinns. Daher gilt:

• Bei besonders erfolgreichen Produkten sollte man mit ausgewählten Maßnahmen dazu beitragen, den Verkaufserfolg gezielt weiter zu steigern.
• Bei weniger erfolgreichen Erzeugnissen ist zu überlegen, ob sich eine Verkaufsförderung überhaupt noch lohnt oder ob man den Verkauf vollständig einstellen sollte.

Die ABC-Analyse zeigt, bei welchen Artikeln/Leistungen die Verkaufsanstrengungen verstärkt werden sollten.

Hinweis

Der Deckungsbeitrag entspricht der Differenz aus Preis und variablen Stückkosten.

Für die Durchführung einer ABC-Analyse nach Umsatz reicht in der Regel die Verkaufsstatistik, der man die notwendigen Daten für die Analyse entnehmen kann (zum Beispiel: Umsätze des letzten Jahres).

Die Durchführung der ABC-Analyse lohnt sich in der Regel, wenn mehr als ca. 30 Produkte im Angebot sind, sodass man nicht alle Verkaufs- bzw. Umsatzzahlen auswendig präsent haben kann. Um entsprechende Zusammenhänge leichter zu erkennen, sollten die Produkte in die bereits angesprochenen Kategorien A, B und C eingeteilt werden.

• A: In der Regel erzielt man den größten Teil der Umsätze, etwa 70 %, mit vergleichsweise wenig Produkten, etwa 5–10 %.
• B: Die nächsten 20 % des Umsatzes erzielt man mit weit...