Egal ob online, per Brief oder durch Vorsprache an Amtsstelle zum Protokoll: Das Finanzamt benötigt für den Einstieg in die Prüfung
- die gültige Satzungskopie, die von mindestens sieben Gründern unterschrieben sein muss,
- eine Kopie des Gründungsprotokolls, wobei auch hier auf etwaige Formvorgaben (Unterschriften am Ende des Protokolls usw.) geachtet werden sollte. Dieses sollte auch den protokollierten Wahlvorgang beinhalten,
- eine Mitgliederliste.
Selten wird zusätzlich die Einladung oder das Einladungsschreiben verlangt. Aus dem Antragsschreiben sollte die Anschrift des 1. Vorsitzenden ersichtlich sein oder dessen Name und die Angabe der Vereinsgeschäftsstelle, falls bereits vorhanden und eingerichtet.
Der erteilte Feststellungsbescheid führt dann nicht nur zur Gebührenbefreiung für die Eintragung beim Vereinsregister. Er wird auch u. a. bei Banken und Sparkassen verlangt, um die Befreiung vom Quellensteuerabzug zu erlangen. Auch werden die gemeinnützigen Verbände diese Bescheid-Kopie verlangen, wenn man als gemeinnützig anerkannter Verein einem oder mehreren gemeinnützigen Verbänden beitreten will. Auch Kommunen, Gemeinden und Städte verlangen Kopien des Feststellungsbescheids als eine der Voraussetzungen für die mögliche regionale Förderung und Vereinsunterstützung.
Dieser Musterantrag kann auch für einen neu gegründeten Förderverein als Vorlage verwendet werden.
Dem durch die gesetzlichen Vertreter nach § 26 BGB unterschriebenen Antrag an das Finanzamt (ohne Beglaubigungsvermerk) ist neben der Satzungskopie auch eine Kopie des Protokolls der Gründungssatzung beizufügen.
Neue Vereine werden bereits nach Ablauf des ersten Geschäftsjahres überprüft. Meist wird die Vorlage zu der wirtschaftlichen Betätigung, Mitgliederlisten usw. verlangt. Außerdem muss die Körperschaft die erhaltenen Steuervordrucke ausgefüllt über das Finanzamtsportal ELSTER dem Finanzamt übermitteln.
Dieser Antrag auf Anerkennung kann auch jederzeit später gestellt werden, wenn der Verein erst später den Gemeinnützigkeitsstatus erreichen will/anstrebt. Allerdings dürfen solange noch nicht die gemeinnützigkeitsrechtlichen Vorteile schon genutzt werden, also keinesfalls Spendenbescheinigungen zu diesem Zeitpunkt schon ausstellen.
Der Antrag könnte mit Abgabe der Unterlagen theoretisch auch direkt zur Aufnahme und Niederschrift beim Finanzamt gestellt werden.
Wenn bereits vorhanden, sollte die Vereinsregisternummer des Registergerichts im Anschreiben oben oder unten an das Finanzamt aufgenommen werden. Wichtig sind die Absenderangaben, also die Anschrift des Vereinsvorsitzenden oder ergänzend auch die Angabe der Geschäftsstelle. Wobei diese Hinweise für den weiteren Finanzamt-Schriftwechsel in der Finanzamts-EDV erfasst werden.
Wichtig ist, dass der spätere Bescheid dann vom Verein überprüft wird, da eine Rechtsbehelfsfrist von einem Monat nach Zugang beginnt.
In der Diskussion ist zurzeit noch die Schaffung eines neuen Gemeinnützigkeitsregisters, um die verschiedenen Zwecke, die Dauer des Gemeinnützigkeitsstatus auch zu erfassen und einsehen zu können. Im gemeinsamen Registerportal der Länder finden sich keine konkreten Angaben für Vereine zum Status beim Finanzamt, sondern nur die Gründung, eingetragene Satzung und Vertretungshinweise für die Vereinsvertreter usw. der dort eingetragenen Vereine, wie sie dem Vereinsregister gemeldet wurden.