Jeder neu gegründete Verein kann nun zwischen zwei Schritten wählen:
- Den unterschriebenen Antrag zur Gemeinnützigkeit mit Unterlagen an das Finanzamt weiterleiten oder es wäre auch möglich, diese Unterlagen einzuscannen und per Mail an das zuständige Finanzamt zu schicken.
- Mit einem Anmeldungsschreiben (mit notariell beglaubigten Unterschriften der handelnden vertretungsberechtigten Vorstände) das Protokoll und die unterschriebene Gründungssatzung an das zuständige Vereinsregister zu senden oder dort vorzulegen.
- Der Vorstand entscheidet, welchen Weg er zunächst geht. Es gibt häufig neue Vereine, die aus Zeitgründen beide Schritte parallel vornehmen und beide Anträge an die verschiedenen Behörden fast zeitgleich stellen.
Gelegentlich wird auch empfohlen, zuerst an das Finanzamt heranzugehen, um mit diesem zugehenden Bescheid gleich die mögliche Gebührenbefreiung beim Registergericht mit der Erstanmeldung geltend zu machen. Die Registergerichte sind aber vielfach auch bereit, bereits gezahlte Registergebühren zurückzuerstatten, wenn der positive Feststellungsbescheid des Finanzamts mit dem Gemeinnützigkeitsstatus vorgelegt werden kann. Oder man weist im Anmeldungsschreiben darauf hin, dass die Gemeinnützigkeit für den Verein angestrebt wird und zur Gebührenbefreiung der Bescheid nachgereicht wird.
Über das Finanzamt kann zudem in Erfahrung gebracht werden, ob der oder die gewählten Vereinszwecke auch gemeinnützigkeitsrechtlich anerkannt werden. Teilweise gibt es zu einzelnen Vereinswecken bereits finanzgerichtliche Entscheidungen, die zumindest die Finanzämter beachten bei Neugründungen.
Mit einem beigefügten Anschreiben (siehe nachfolgendes Muster) kann der Antrag zusammen mit den erforderlichen Unterlagen schriftlich beim Finanzamt eingereicht werden.
Kommt das Finanzamt zu einem positiven Ergebnis, stellt es den Bescheid nach § 60a AO über die Feststellung der satzungsmäßigen Voraussetzungen aus (§§ 51, 59, 60 und 61 AO). Der Bescheid enthält auch hinten konkrete Angaben, unter anderem zur Spendenausstellungsberechtigung. Sollte das Finanzamt dem Antrag nicht folgen, kann entsprechend der Rechtsbehelfsbelehrung hiergegen fristwahrend Einspruch eingelegt werden. Oft kann sich aber – unabhängig vom Einspruch – auch eine direkte, persönliche Vorsprache beim Finanzamt lohnen, um gegebenenfalls gemeinsam Beanstandungen zu klären oder zu Bedenken Stellung zu nehmen. In einigen Fällen konnte man durch Änderungsbescheid schneller zum gewünschten Status gelangen als durch die Durchführung des zeitaufwendigen Einspruchsverfahrens als außergerichtlichem Rechtsbehelf.
Die früheren, nur vorläufig und auf 18 Monate Gültigkeitsdauer ausgestellte Bescheinigung des Finanzamts gibt es nicht mehr. Stattdessen kommt der Feststellungsbescheid nach § 60a AO mit der Bestätigung der Einhaltung der satzungsmäßigen Voraussetzungen (§§ 51, 59, 60 und 61 AO) bei neu gegründeten Vereinen, dies meist mit einer Gültigkeitsdauer von drei Jahren.
Der Antrag auf Gemeinnützigkeit kann auch online gestellt werden. Wichtig ist hier natürlich die zutreffende, genaue E-Mail-Adresse des Finanzamts. Die erforderlichen Unterlagen wie Satzung, Protokoll und der Antrag müssen dann eingescannt werden. Soweit bereits eine Vereinsregistereintragung erfolgt ist, muss auch der erhaltene Registerauszug beigefügt werden. Auf den Serviceportalen der Finanzämter finden sich teilweise auch Hinweise zu Online-Anträgen und Formularen. Oft genügt die Angabe einer Postleitzahl oder des Ortes des Vereinssitzes, damit die Stelle für die Übermittlung des Online-Antrags angezeigt wird. Soweit erforderlich, könnte man zusätzlich und separat die beizufügenden Unterlagen unter Bezugnahme auf den bereits gestellten Online-Antrag zum Finanzamt bringen, dort einwerfen oder per Post übersenden.
Teilweise verlangen die Finanzämter zusätzlich eine Übersendung des Anmeldeschreibens per Fax oder Post. Man sollte daher nach einigen Tagen dort nachfragen. Einzelne Bundesländer (z. B. Baden-Württemberg) teilen über ihr Serviceportal bei Angabe des Vereinsortes (Postleitzahl) mit, welches Finanzamt zuständig ist. Dort bekommt man dann den Online-Antrag und die nötigen Formulare.