Automatische Umstufung von Beiträgen

Zusammenfassung

Beitragsumstufungen aufgrund des Alters der Mitglieder oder eines geänderten Status, zum Beispiel vom Erwerbstätigen zum Rentner, sind für jeden Kassierer eine lästige Angelegenheit. Wer seine Mitgliedslisten in Excel führt, kann die Anpassung des Beitrags der Tabellenkalkulation^[1] überlassen und muss nicht mehr manuell eingreifen. Wie man dabei optimal vorgeht, zeigen wir Ihnen hier.

Die 5 häufigsten Fallen

1. Liquiditätsengpass: Das manuelle Überprüfen von Beitragsumstufungen ist insbesondere in größeren Vereinen arbeitsintensiv. Die Arbeit wird oft verschoben. Beiträge werden dadurch verspätet eingezogen. Das wiederum kann zu Liquiditätsengpässen führen.

2. Beitragseinbußen: Notwendige Umstellungen werden übersehen. Das bedeutet Einbußen bei den Einnahmen.

3. Fehlerkorrekturen: Übersehene Umstellungen werden nacherhoben. Dadurch kommt es häufig zu Konflikten mit den Mitgliedern.

4. Zu hohe Beitragsrechnung: Immer dann, wenn übersehen wird, dass die Beiträge niedriger werden, beispielsweise beim Eintritt in das Rentenalter, führt dies zu Ärger der Betroffenen.

5. Schlechte Kalkulationsbasis: Sollten zahlreiche Umstufungen anstehen, sind die Einnahmen durch Beiträge für das kommende Jahr häufig nicht genau bekannt. Den Verantwortlichen liegen keine konkreten Zahlen für die Jahresplanung vor.

[1] S. Arbeitshilfe "Beitragsumstufung", HI11432220 in Ihrer Info-Datenbank

1 Hintergrund

In zahlreichen Vereinen wird der Beitrag in Abhängigkeit vom Alter erhoben. Teilweise kommt noch ein Status hinzu, der die Höhe des Beitrags beeinflusst, beispielsweise:

• erwerbstätig
• schwerbehindert
• Schüler/-in
• Auszubildende/-r
• Student/-in
• Rentner/-in.

Das bedeutet, bei der Zuordnung der Beiträge müssen Verantwortliche besondere Sorgfalt walten lassen, Listen unter Umständen mehrfach durchgehen, um Fehler zu vermeiden. Das kostet Zeit. Letztere ist in der Regel knapp. Genau hier setzt das Tabellenkalkulationsprogramm Excel an. Wer seine Mitgliedslisten in Excel führt, kann diese Aufgabe der Tabellenkalkulation überlassen. Nachdem einmal die richtigen Formeln eingerichtet wurden, müssen Anwender nicht mehr von Hand eingreifen. In diesem Zusammenhang stehen verschiedene Alternativen zur Verfügung, von denen dieser Beitrag folgende Möglichkeiten vorstellt:

• Beitragseinstufung über WENN-Funktion
• Beitragseinstufung über SVERWEIS.

2 Beitragseinstufung über WENN-Funktion

Die Beitragsumstufung mittels einer WENN-Funktion ist eine Möglichkeit für alle, die gerne mit Formeln arbeiten und auch vor komplexeren Berechnungen nicht zurückscheuen. Wenn es allerdings nur zwei Beitragsstufen gibt, ist auch der Einsatz der WENN-Funktion nicht kompliziert.

2.1 Zwei Beitragsstufen

Zunächst ein einfaches Beispiel: In einem Verein gibt es lediglich zwei altersabhängige Beitragsgruppen. Mitglieder, die jünger sind als 19 Jahre, zahlen 50 Euro pro Jahr. Für alle übrigen Mitglieder beläuft sich der Jahresbeitrag auf 100 Euro.

Vorbereitungsarbeiten

Um den Beitrag zuordnen zu können, muss das Alter bekannt sein. In Listen liegt jedoch meistens lediglich das Geburtsdatum vor. Das ist allerdings kein Problem, das aktuelle Alter ergibt sich aus dem Geburtsdatum mithilfe der Funktion JAHR, wie folgt:

1. Man setzt die Eingabemarkierung in die Zelle, in der das Ergebnis erscheinen soll, aktiviert das Register Formeln und klickt dort im Bereich Funktionsbibliothek auf die Schaltfläche Datum und Uhrzeit.
2. In der folgenden Auswahl entscheidet man sich für die Funktion JAHR. Excel öffnet automatisch den zugehörigen Dialog Funktionsargumente. Dort gibt man den Zellbezug der Zelle an, in der sich das Geburtsdatum befindet. Nach einer Bestätigung über OK liefert die Tabellenkalkulation das Geburtsjahr.

3. Um das Alter zu berechnen, muss die Differenz des aktuellen Jahres mit dem Geburtsjahr gezogen werden. Das aktuelle Jahr erhält man über die Funktion HEUTE in Kombination mit der Funktion JAHR. Die Formel lautet

   =JAHR(HEUTE())

Hinweis

Durch den Einsatz der Funktion HEUTE ist gewährleistet, dass man die Formel nur ein einziges Mal einrichten muss.

Abb. 1: Kombination der Funktionen JAHR und HEUTE

Befindet sich das Geburtsdatum wie in Abbildung 2 in Zelle B2, ergibt sich das Alter über die folgende Formel:

=JAHR(HEUTE())-JAHR(B2)

Hinweis

Da bei Berechnungen mit Datumswerten Excel den Ergebniszellen automatisch ein Datumsformat zuweist, muss die Ergebniszelle noch im Standardformat formatiert werden. Am einfachsten funktioniert das, indem man in eine leere Zelle klickt und deren Format mithilfe der Schaltfläche Format übertragen aus dem Register Start auf die Ergebniszelle überträgt.

Abb. 2: Berechnen des Alters im Zelle C2

Nun liegt die notwendige Angabe zur Berechnung des Beitrags vor. Der Beitrag kann jetzt mithilfe einer WENN-Funktion ermittelt werden:

1. Man setzt die Eingabemarkierung in die Zelle, in der das Ergebnis erscheinen soll, aktiviert das Register Formeln und klickt dort im Bereich Funktionsbibliothek auf die Schaltfläche Logisch.
2. In der folgenden Auswahl entscheidet man sich für die Funktion WENN. Auch hier öffnet Excel automatisch den zugehörigen Dialog Funktion...