Der Verein als Arbeitgeber muss nach § 41 EStG für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ein Lohnkonto führen. In das Lohnkonto sind die für den Lohnsteuerabzug erforderlichen Merkmale aus ELStAM (elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale) aus einer entsprechenden Bescheinigung oder aus einer Bescheinigung nach § 39a Abs. 6 zu übernehmen. Bei jeder Lohnzahlung für das Kalenderjahr, für das das Lohnkonto gilt, sind im Lohnkonto die Art und Höhe des gezahlten Arbeitslohns einschließlich der steuerfreien Bezüge sowie die einbehaltene oder übernommene Lohnsteuer einzutragen; an die Stelle der Lohnzahlung tritt in den Fällen des § 39b Abs. 5 Satz 1 die Lohnabrechnung. Die Lohnkonten sind bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt, aufzubewahren.
Eine bestimmte Form, wie ein Lohnkonto zu führen ist, ist nicht vorgeschrieben. Wesentlich wichtiger sind deshalb die inhaltlichen Angaben, die der Verein im Lohnkonto des Arbeitnehmers nach § 4 LStDV aufzuzeichnen hat.
| Inhaltliche Angaben im Lohnkonto des Arbeitnehmers | [x] |
|---|---|
| Vorname | |
| Familienname | |
| Geburtstag | |
| Wohnort | |
| amtlicher Gemeindeschlüssel der Gemeinde, die die Lohnsteuerkarte ausgestellt hat | |
| Finanzamt, in dessen Bezirk die Lohnsteuerkarte oder die entsprechende Bescheinigung ausgestellt worden ist | |
| die auf der Lohnsteuerkarte oder in einer entsprechenden Bescheinigung eingetragenen allgemeinen Besteuerungsmerkmale und in den Fällen des § 41 Abs. 1 Satz 4 des Einkommensteuergesetzes den Großbuchstaben B | |
| Jahresfreibetrag |
Mit der Einführung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung sind zusätzliche Bescheinigungspflichten entstanden. Außerdem wurde für Beiträge, die bisher freiwillig zu bescheinigen waren, eine gesetzliche Verpflichtung eingeführt. Die Aufzeichnungspflichten des Arbeitgebers gewinnen deshalb an Bedeutung. Besonders hervorzuheben sind dabei folgende, ab 01.01.2005 neu geltende Aufzeichnungspflichten:
- die Eintragung des Buchstabens "V" in die Lohnsteuerbescheinigung, wenn der Arbeitgeber steuerfreie Beiträge nach § 3 Nr. 63 EStG geleistet hat. Damit der Arbeitgeber diese neue Bescheinigungspflicht erfüllen kann, muss er entsprechende Aufzeichnungen im Lohnkonto machen,
- die Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung, die gesondert in die Lohnsteuerbescheinigung einzutragen sind, und zwar getrennt nach Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil. Hierfür sind besondere Aufzeichnungen im Lohnkonto notwendig,
- die für die Berechnung des Versorgungsfreibetrags und des Zuschlags zum Versorgungsfreibetrag erforderlichen Berechnungsgrundlagen im Lohnkonto.
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