Bundestag beschließt Änderung des Vereinsrechts: Hybride ... / 7 Muster für die Einberufung einer hybriden Mitgliederversammlung

Muster für die Einladung zur Mitgliederversammlung:

Verein xy e. V.	<Datum> 10. Mai 202x
<Anschrift>
Liebe Mitglieder,
hiermit laden wir Sie zur unserer nächsten
ordentlichen Mitgliederversammlung
ein.
Termin: Freitag, 30. Juni 202x Ort: Vereinsheim, <Adresse> Beginn: 19:00 Uhr.
Die Mitgliederversammlung findet als
Präsenzveranstaltung
statt, an der Sie – wie gewohnt – persönlich im Vereinsheim teilnehmen können.
Sollte Ihnen eine persönliche Teilnahme nicht möglich sein, besteht die Möglichkeit, einem anderen in der Versammlung anwesenden und stimmberechtigten Mitglied eine
Stimmrechtsvollmacht
zu erteilen (§ xx unserer Satzung). Bitte benutzen Sie dazu das diesem Schreiben beigefügte Formular, das eigenhändig von Ihnen unterschrieben sein muss und vom Bevollmächtigten beim Einlass in die Mitgliederversammlung vorgelegt werden muss.
Ferner besteht alternativ für Mitglieder, die nicht persönlich anwesend sein können, die Möglichkeit der
Online-Teilnahme
an unserer Mitgliederversammlung. Für diesen Fall gibt es einen geschlossenen, nur für Mitglieder zugänglichen virtuellen Raum. Besondere Anforderungen bestehen hier nicht. Es reicht aus, wenn Ihr Computer eine Kamera und ein Mikrofon hat, sodass Sie sich an den Diskussionen und Abstimmungen beteiligen können. Auch ein internetfähiges Smartphone ist gegebenenfalls ausreichend.
Der Zugangslink lautet: www.mustersystem.de/123.
Das Zugangspasswort erhalten alle Mitglieder, die sich bis spätestens zum Versammlungstag auf der Internetseite unseres Vereins für die virtuelle Teilnahme registrieren.
Hinweis: Das zugeteilte Passwort ist ausschließlich für das registrierte Mitglied bestimmt und darf nicht weitergegeben werden (auch nicht an andere Vereinsmitglieder).
Die
Tagesordnung
für die Versammlung finden Sie im Anhang.
Damit wir besser planen und vorbereiten können, wären wir Ihnen sehr dankbar, wenn Sie uns die dieser Einladung ebenfalls beigefügte
Rückantwort
bis zum 22. Juni 202x zurückschicken könnten. Vielen Dank!
Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme!
Der Vorstand

b) Muster für eine Stimmrechtsvollmacht:

Hinweis

Die Erteilung einer Stimmrechtsvollmacht ist nur zulässig, wenn die Satzung dies ausdrücklich regelt (§§ 40 S. 1, 38 BGB). Bitte vorher also prüfen! Regelt die Satzung dazu nichts, sind Vollmachten ausgeschlossen und damit würde das nachfolgende Muster entfallen.

Verein xy e. V.	<Datum> 10. Mai 202x
<Anschrift>
Liebes Mitglied,
wenn Sie an der Mitgliederversammlung nicht persönlich teilnehmen können, haben Sie nach § xx unserer Satzung die Möglichkeit, ein anderes stimmberechtigtes Mitglied mit der Wahrnehmung Ihrer Interessen zu betrauen und eine Stimmrechtsvollmacht auszustellen.
Bitte verwenden Sie dazu dieses Formular, das Sie eigenhändig unterschreiben müssen und die/der Bevollmächtigte beim Einlass in die Mitgliederversammlung vorweisen muss.
Stimmrechtsvollmacht
Hiermit bevollmächtige ich als Vollmachtgeber
________________________________________________, (Name, Vorname, Geburtsdatum)
als Vollmachtnehmer
________________________________________________, (Name, Vorname, Geburtsdatum)
mich bei der
ordentlichen Mitgliederversammlung des xy e. V. am 30. Juni 202x
zu vertreten und in meinem Namen das Stimmrecht auszuüben.
Der Vollmachtnehmer kann von meinem Stimmrecht Gebrauch machen
( ) und im eigenen Ermessen ohne Vorgaben von mir abstimmen
oder
( ) ich weise an, dass der Vollmachtnehmer wie folgt abzustimmen hat:

TOP	Thema	JA	NEIN	ENTHALTUNG
3	Entlastung Vorstand
4	Genehmigung Haushaltsplan 2024
5	Erhöhung des Jahresbeitrags
6	Änderung § 10 Abs. 5 Satzung
7	Bildung einer Rücklage für Vereinsbus
x
x

Ort/Datum: _____________________________

Unterschrift des Vollmachtgebers: _____________________________

c) Muster für eine Rückantwort zur Teilnahme an der Mitgliederversammlung:

Bei hybriden oder virtuellen Versammlungen haben Vereine häufig ein Interesse daran, die erforderlichen Planungen vornehmen zu können. Dies betrifft u. a. die Räumgröße, Technik, das Catering. Dazu kann eine Satzungsregelung vorgesehen werden, die die Mitglieder verpflichtet, sich für eine Versammlung anzumelden. Ohne eine solche Regelung ist eine Voranmeldung nicht verpflichtend und damit für das Mitglied nicht bindend.

Satzungsbeispiel für eine Voranmeldung:

Sofern die Mitgliederversammlung in virtueller oder hybrider Form durchgeführt wird, kann das Einberufungsorgan die Mitglieder im Rahmen der Einberufung auffordern, dem Verein innerhalb einer Frist von einer Woche nach Zugang der Einladung verbindlich per E Mail mitzuteilen, ob das Mitglied an der Versammlung teilnehmen wird oder nicht und in welcher Form die Teilnahme (Präsenz oder elektronisch) erfolgen wird. Der Verein kann Mitgliedern, die diese Mitteilung unterlassen haben, die Teilnahme an der Versammlung vor Ort verweigern, wenn die erforderlichen Raumkapazitäten fehlen.

Hinweis

Bei der Einberufung einer hybriden Mitgliederversammlung nach § 32 Abs. 2 S. 1 BGB...