So arbeitet man mit dem Szenario-Manager:
- Zunächst wird ein Tabellenmodell eingerichtet (vgl. für das Beispiel Abbildung 3). Die veränderbaren Zellen sollen die Änderungsraten in den Zellen B4 und C4 sein.
- Zur besseren Übersicht arbeitet man mit Zellbezeichnungen. Über Formeln/Namen definieren wird für die Zelle C4 der Name "Mitgliederrückgang" und für die Zelle C4 der Name "Beitragserhöhung" vergeben. Die Arbeit mit Namen anstelle von abstrakten Zellbezügen hat den Vorteil, dass die Namen sowohl im Eingabedialog als auch in der späteren Berichterstattung verwendet werden. Auf diese Weise werden die Eingaben erleichtert, die Berichte übersichtlicher und besser lesbar.
- Der Bereich B4:C4 entspricht den Zellen, die variable Werte enthalten. Er wird markiert. Damit sind alle Vorbereitungen getroffen.
- Jetzt wird der Szenario-Manager über das Menü Daten/Gruppe Datentools/Schaltfläche Was-wäre-wenn-Analyse/Szenario-Manager aufgerufen.
Abbildung 4: Der Szenario-Manager unterstützt den Anwender bei der Erstellung von Szenarien
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Über die Schaltfläche Hinzufügen erreicht man das Dialogfeld Szenario hinzufügen. Dort trägt man im Feld Szenarioname einen Namen für das Szenario ein (für dieses Beispiel den Begriff "Aktuelle Situation"). Excel übernimmt in das Feld Veränderbare Zellen die Zelle bzw. den Zellbereich, der aktuell im Tabellenarbeitsblatt markiert ist, wenn wie unter Schritt 1 beschrieben, die veränderbaren Zellen bereits im Vorfeld markiert wurden. |
Abbildung 5: Namensvergabe im Szenario-Manager
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Bei Bedarf besteht noch die Möglichkeit, einen Kommentar zum Szenario anzulegen. Automatisch erscheinen hier der Benutzername und das Erstelldatum des Szenarios. Um einen Kommentar zu erfassen, muss lediglich in das entsprechende Textfeld geklickt und dort die gewünschte Anmerkung eingetragen werden. Für das Beispiel ist das nicht notwendig. |
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Man entscheidet sich im Bereich Schutz für die gewünschte Variante und hakt gegebenenfalls das gewünschte Kontrollkästchen ab. Mit Änderungen verhindern wird erreicht, dass das Szenario nicht geändert werden kann, wenn das zugehörige Tabellenarbeitsblatt anschließend über Überprüfen → Blatt schützen vor Änderungen geschützt wird. Dabei besteht die Möglichkeit, für jedes Szenario unterschiedlich vorzugehen. Das heißt, man kann die "Aktuelle Situation" schützen, während die günstigste Prognose freigeben wird. Diese Funktion benötigt man jedoch in der Vereinsarbeit nur selten. |
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Nach einem Klick auf OK ruft Excel automatisch das Dialogfeld Szenariowerte auf. Dort werden die gewünschten Werte für die veränderbaren Zellen eingetragen. Für das aktuelle Beispiel können für die "Aktuelle Situation" die Nullwerte übernommen werden. |
Abb. 6: Der Dialog Szenariowerte
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Nachdem man das Fenster Szenariowerte ebenfalls über OK verlassen hat, kehrt man zurück zum Dialogfeld Szenario-Manager. Um ein weiteres Szenario anzulegen, ist ein erneuter Klick auf die Schaltfläche Hinzufügen notwendig. |
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Jetzt wird ein weiterer, möglichst aussagekräftiger Szenarioname erfasst, bezogen auf das Beispiel "5 % Beitragserhöhung" oder "Erhöhung 5 %". Diese Prognose zeichnet sich durch eine moderate Beitragserhöhung (5 %) und keinen erwarteten Mitgliederrückgang aus. Beim Erfassen des Zahlenmaterials (0 % Mitgliederrückgang, 5 % Beitragserhöhung) geht man wie bereits erläutert vor. Prozentangaben werden von Excel automatisch in Dezimalwerte umgewandelt, man kann jedoch auch direkt Dezimalzahlen eintippen. Das hat keine Auswirkungen auf das Ergebnis. Nach und nach werden die gewünschten Szenarien erfasst. |
Abbildung 7: Weitere Eingaben
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Damit die verschiedenen Parameter und die daraus resultierenden Ergebnisse übersichtlich dargestellt werden, erstellt man einen Bericht. Dazu klickt man im Fenster Szenario-Manager auf Zusammenfassung und wählt im folgenden Dialog die Option Szenariobericht. |
Abbildung 8: Übersicht über die angelegten Szenarien
Excel generiert eine Tabelle, die die Ausgangsdaten sowie zusätzlich erfasste Szenarien zeigt.
Abbildung 9: Der Szenariobericht
Die Ergebnisse für das Beispiel zeigen, dass trotz Mitgliederrückgang das Gesamtbeitragsvolumen steigt. Diese Zahlen dürfen jedoch nicht verallgemeinert werden. Wäre eine Beitragserhöhung von 20 % beispielsweise mit einem Mitgliederrückgang von 25 % verbunden, lägen die Einnahmen nur noch bei rund 95.000,00 Euro und damit mehr als 10.000,00 Euro niedriger als in der aktuellen Situation.
Szenarioberichte werden nicht automatisch neu berechnet. Werden die Werte eines Szenarios geändert, muss ein neuer Szenariobericht generiert werden, um die aktuellen Werte und Ergebnisse anzuzeigen.