Corona-Szenarien mithilfe des Excel Szenario-Managers analysieren

Zusammenfassung

Der Excel-Szenario-Manager macht es möglich, komplexe Zukunftsszenarien zu entwerfen und miteinander zu vergleichen. Auf diese Weise besteht die Möglichkeit, Rahmenbedingungen besser abzuschätzen und mithilfe von Was-wäre-wenn-Analysen zur Entscheidungsfindung und Problemlösung beizutragen. Wie die Funktion auf Vereinsebene eingesetzt werden kann, zeigt ein Anwendungsbeispiel.

Die 3 häufigsten Fallen

1. Unzureichende Datenbasis

Es stehen entweder nur wenige oder gar keine Daten für eine verantwortungsvolle Entscheidungsfindung zur Verfügung.

2. Bauchgefühl statt rationalem Vorgehen

Entscheidungen werden "aus dem Bauch" heraus getroffen und nicht anhand konkreter Zahlen. Das ist bequem und weniger arbeitsintensiv.

3. Komplexe Zusammenhänge

Oft sind die Gesamtzusammenhänge zur Beurteilung von Maßnahmen sehr komplex. Dann sieht man "vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr". Hilfreich ist es häufig, Teilbereiche und deren Auswirkungen zu betrachten. Dann öffnet sich oft der Blick für das Ganze.

1 Aus der Praxis

Während eines Online-Meetings des Vereinsvorstandes eines niedersächsischen Sportvereins wird die Erhöhung der Mitgliedsbeiträge kontrovers diskutiert. Der Geschäftsführer hatte zuvor berichtet, dass der Verein künftig ohne seinen Hauptsponsor auskommen müsse, da dieser pandemiebedingt wirtschaftliche Schwierigkeiten habe. Der Kassierer, von Haus aus Pessimist, befürchtet weitere Kündigungen vonseiten der Sponsoren. Da außerdem mehrere Veranstaltungen – eine wichtige Einnahmequelle des Vereins – im laufenden Jahr ausgefallen sind, steht es schlecht um die Vereinsfinanzen. Man wird das Jahr 2020 voraussichtlich mit einem negativen Ergebnis abschließen und muss die Rücklagen angreifen, eine lange geplante Investition zurückstellen. Der Vorsitzende will den Mitgliedsbeitrag erhöhen. Die Vorstandskollegen weisen darauf hin, dass dies möglicherweise zu Kündigungen führen könne, da zahlreiche Mitglieder von Kurzarbeit betroffen seien. Am Ende stünde man unter Umständen schlechter da als vor der potenziellen Beitragsanhebung. Man überlegt sich verschiedene Alternativen. Der Geschäftsführer schlägt vor, die Mitglieder um eine einmalige Umlage auf freiwilliger Basis zu bitten. Die Sportwartin will mit dem Verpächter der Vereinsanlage sprechen, ob dieser die Pacht vorübergehend reduzieren würde. Als das Meeting beendet wird, ist man sich nur in einer Sache einig: aus dem Bauch heraus kann man keine Entscheidung treffen. Vielmehr muss man die wichtigen Kerndaten einmal untersuchen, um festzustellen, wie sie sich auf der Einnahmen- und Ausgabenseite sowie das Vereinsergebnis niederschlagen.

2 Der Szenario-Manager: Was-wäre-wenn-Analyse

Mithilfe des Szenario-Managers von Microsoft Excel lassen sich Was-wäre-wenn-Analysen durchführen. Übertragen auf eine Excel-Tabelle ist ein Szenario ein Rechenmodell, mit dessen Hilfe veränderliche Werte durchgespielt werden können. Das bedeutet, dass Werte in Eingabezellen geändert werden, um zu analysieren, in welcher Weise diese zu Änderungen in Ergebniszellen führen. Die verschiedenen Ergebnisse werden in einem Szenario-Bericht zusammengefasst. Damit besteht die Möglichkeit, mehrere unterschiedliche Einnahme- und Ausgabeszenarien zu generieren. Es steht eine übersichtliche Unterlage zur Verfügung, mit deren Hilfe sich die Szenarien vergleichen lassen. Auf diese Weise hilft der Szenario-Manager dabei, komplexe Zukunftsszenarien für Vereine zu entwickeln und miteinander zu vergleichen. Das hört sich kompliziert an, ist aber in der Umsetzung nicht schwierig. Der Vorteil besteht darin, dass konkrete Daten zur Unterstützung bei der Entscheidungsfindung zur Verfügung stehen.

3 Vorüberlegungen zum Aufbau der Tabelle

Bevor man den Szenario-Manager einsetzt, muss man sich darüber im Klaren sein, wozu genau das Werkzeug eingesetzt werden soll. Das heißt, man muss wissen, welche Ergebnisse man miteinander vergleichen möchte. Wichtig ist die Unterscheidung folgender Werte:

• variable Werte (alle Werte, die sich ändern können), bezogen auf das Eingangsbeispiel Beitragserhöhung, freiwillige Umlage und mögliche Pachtanpassung.
• Ergebniswerte (Werte, die zum Vergleich herangezogen werden): Bezogen auf das Eingangsbeispiel das Jahresergebnis des Vereins.

Mit anderen Worten: man muss einen deutlichen Ansatzpunkt vor Augen haben. Hierzu weitere Beispiele:

3.1 Beispiel 1: Beitragsanhebung

Die Vereinsverantwortlichen wollen eine Aussage darüber, wie sich möglicherweise eine Beitragserhöhung verschiedener Mitgliedergruppen auf die Einnahmen auswirkt. Die Haupteinflussfaktoren, die Beitragseinnahmen ausmachen, sind

• Menge (Anzahl der Mitglieder) und
• Preis (Höhe des Beitrags).

Außerdem kann man Nebeneinflussfaktoren, wie zum Beispiel den Wettbewerb, analysieren. So kann die Schließung eines nahegelegenen Fitnessstudios bedeuten, dass sich ein Teil der Nachfrage auf den Sportverein verlagert. Umgekehrt kann das Erhöhen von Beiträgen dazu führen, dass die Nachfrage nach den Leistungen des Vereins sinkt beziehungsweise Mitglieder abwandern. Diese Aspekte lassen sich im Szenario-Manager vereinen. Bezogen auf das Beispiel entsprechen Anzahl der Mitglieder und ...