Darauf müssen Sie als Arbeitgeber bei der Lohnsteuer achten / 5.2 Erstattung von Reisekosten

Reisekosten sind Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, wenn diese durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen. Die berufliche Veranlassung der Auswärtstätigkeit, die Reisedauer und den Reiseweg hat der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und anhand geeigneter Unterlagen, z. B. Fahrtenbuch, Tankquittungen, Hotelrechnungen oder Schriftverkehr nachzuweisen oder glaubhaft zu machen.

5.2.1 Fahrtkosten

Fahrtkosten sind nachgewiesene Aufwendungen für ein Beförderungsmittel (Bus, Bahn, Taxi). Benutzt der Arbeitnehmer einen Pkw, dürfen die dienstlichen Fahrten mit 0,30 Euro je Kilometer vergütet werden. Für jede Person, die mitgenommen wird, erhöht sich der Kilometersatz um 0,02 Euro.

5.2.2 Verpflegungsmehraufwendungen

Tatsächliche Verpflegungskosten, nachgewiesen durch Quittungen von gastronomischen Betrieben, dürfen nicht steuerfrei erstattet werden. Vielmehr dürfen nur die nachstehend beschriebenen pauschalen Beträge gezahlt werden.

Für eintägige auswärtige Tätigkeiten ohne Übernachtung kann ab einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte eine Pauschale von 14 Euro gezahlt werden. Für die Kalendertage, an denen der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig ist (auswärtige berufliche Tätigkeit) und aus diesem Grund 24 Stunden von seiner Wohnung abwesend ist, kann eine Pauschale von 28 Euro vom Verein steuerfrei ersetzt werden. Für den jeweiligen Anreise- bzw. Abreisetag einer mehrtägigen Reise kann jeweils eine Pauschale von 14 Euro gezahlt werden.

Abwesenheitsdauer	Pauschbetrag
bis 8 Stunden	0 Euro
mehr als 8 Stunden	14 Euro
An- und Abreisetag	14 Euro
mindestens 24 Stunden	28 Euro

Bei Auswärtstätigkeiten im Ausland gelten nach Staaten unterschiedliche Pauschbeträge (Auslandstagegelder), die vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) jährlich bekannt gemacht werden.

5.2.3 Übernachtungskosten

Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer für eine Unterkunft zur Übernachtung entstehen. Der Arbeitgeber darf jede Übernachtung auch ohne Nachweis mit einem Pauschbetrag von 20 Euro steuerfrei erstatten.

Bei Übernachtungen im Ausland dürfen die Übernachtungskosten mit Pauschbeträgen (Übernachtungsgelder) des BMF steuerfrei erstattet werden.

5.2.4 Reisenebenkosten

Reisenebenkosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, zum Beispiel für

• die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck,
• Parkgebühren,
• Straßenbenutzungsgebühren,
• Schadensersatzleistungen infolge von Verkehrsunfällen.

Der Arbeitnehmer hat dem Verein die Ausgaben zu belegen.