Meist findet die Wahl des Kassenprüfers im gleichen Rhythmus wie die Wahl des Vorstands statt. Daher sollte in der Satzung der Zeitpunkt der Vorstandswahl durch die Mitglieder-/Delegiertenversammlung bei Vereinen/Verbänden mit der Prüferwahl abgestimmt werden, auch was die Dauer der Amtszeit angeht. Diese Vorgabe vereinfacht die Durchführung einer Mitgliederversammlung in diesen Wahljahren deutlich.
§ 8 Kassenprüfer
Bis zu zwei Kassenprüfer werden von der Mitgliederversammlung für eine Amtsdauer von drei Jahren gewählt. Gewählte Kassenprüfer dürfen nicht dem Vorstand/der Vorstandschaft angehören. Eine einmalige Wiederwahl für eine weitere Amtsperiode ist grundsätzlich möglich. Zum Aufgabenbereich/Prüfungsbereich …
Neben den fehlenden rechtlichen Vorgaben für eine zeitliche Begrenzung dürften auch keine rein steuerlichen oder gemeinnützigkeitsrechtlichen Bedenken gegen eine Person oder gegen eine mehrfache Wiederwahl von Prüfern sprechen. Eine diesbezügliche Kontaktaufnahme zum Finanzamt wäre ohnehin die absolute Ausnahme.
Ebenso wie bei sonst üblichen Wahlvorgängen, etwa der turnusmäßigen Vorstandswahl, müssen zunächst Kandidaten gesucht werden, die bereit sind, das Amt des Kassenprüfers zu übernehmen. Die meisten Satzungen enthalten die Vorgabe, dass diese Wahl im üblichen Verfahren durchgeführt werden muss. Hier dürfte die meist vorgesehene einfache Mehrheit der stimmberechtigten anwesenden Mitglieder als Abstimmungsergebnis genügen. Wenn für das Wahlverfahren allgemeine Satzungsvorgaben gelten, sind diese analog anzuwenden, soweit sich zur Durchführung von Wahlen keine besonderen Grundsätze oder Satzungshinweise feststellen lassen.
Der gegebenenfalls eingesetzte Wahlleiter muss die Wahl des Prüfers wie die vorherige Vorstandswahl durchführen. Im zwingend vorgeschriebenen Protokoll der Mitgliederversammlung muss somit darauf geachtet werden, dass zunächst die Bereitschaft zur Kandidatur erklärt wird. Daraufhin wird der bereitwillige Kandidat dann von den stimmberechtigten Mitgliedern mit dem üblichen Abstimmungsverfahren gewählt. Wurde ein positives Abstimmungsergebnis erreicht, ist ausdrücklich die Erklärung erforderlich, dass das Amt angenommen wird. Die Wahl als Kassenprüfer wird nicht in das Vereinsregister eingetragen.
Da sich gelegentlich nicht genug geeignete Kandidaten finden lassen, kann trotz einer Satzungsklausel mit der Angabe "bis zu zwei Kassenprüfer" auch nur ein gewählter Prüfer diese Tätigkeit ausüben. Ist hingegen eine Anzahl festgeschrieben und finden sich nicht genügend bereitwillige Kandidaten, muss nach der Wahl sichergestellt sein, dass zumindest ein Prüfer dieses Ehrenamt übernimmt. Unter diesen Umständen wird es von Seiten des Vereinsregisters keine Beanstandungen geben.
Ausgehend von dem Grundsatz, dass bei vorgegebenen Wahlämtern diese auch zu besetzen sind, sollte jedoch die Satzung bei der nächsten ordentlichen Hauptversammlung möglichst korrigiert werden, eventuell im Zuge einer aus anderen Gründen notwendigen Satzungsänderung. Ist die Anzahl der Prüfer in (nachrangigen) Ordnungen gegebenenfalls festgeschrieben, ist möglicherweise eine Änderung vorzeitig möglich, je nach vorgegebener Änderungsbefugnis durch die zuständigen Gremien.
Sobald der Kassenprüfer das Amt angenommen hat, werden mit Blick auf das Ende des Wirtschaftsjahres/Geschäftsjahres die Vorbereitungen zur Prüfungsdurchführung unmittelbar anlaufen. Zu empfehlen ist hier eine interne Abstimmung mit bisherigen Prüfern über deren Vorgehensweise und Erfahrungen im Verein. Spätestens dann, wenn die Prüferanfrage erfolgt, muss die Vorstandschaft/die Geschäftsstelle den Zeitpunkt und die Dauer der Prüfung, den Prüfungsort und die Bereitstellung der erforderlichen Vereinsunterlagen vorbereiten.
Abgrenzung zwischen Amtsdauer und Prüfungszeitraum
Abzugrenzen von der Amtsdauer eines gewählten Prüfers nach Satzung ist die zeitliche Begrenzung der Prüfungstätigkeit. Gibt es eine übliche jährliche (ordentliche) Mitgliederversammlung unabhängig von Wahlen, ist es dabei Aufgabe des oder der Prüfer, die anwesenden Mitglieder danach über das Ergebnis der Prüfung zu informieren. In der Vereinspraxis läuft dies nahezu regelmäßig auf eine Prüfung pro Jahr hinaus. Nur in größeren Verbänden und Organisationen legen die Kassen- und Prüfungsordnungen fest, dass auch "überraschende" Kassenprüfungen ergänzend unterjährig vorgesehen sind – also quasi ein "Kassensturz" mit dem Ansinnen, die unterjährige Kassenführung stichprobenartig unangekündigt überprüfen zu können. Ist das Wirtschaftsjahr im Verein abweichend festgelegt, etwas vom 1. Juli bis 30. Juni des Folgejahres, bezieht sich die Prüfung wiederum auf die zwölf abgelaufenen Monate. Nur selten erstreckt sich der Prüfungszeitraum auf zwei Jahre, etwa wenn die Mitgliederversammlung nicht jährlich stattfindet. In diesem Fall müsste der Kassenprüfer über jeweils getrennte Prüfungszeiträume berichten.