Datenschutz und Datensicherheit im Verein / 3.1 Word-Dateien

Praxis-Beispiel

Unterschiedliche Gehaltserhöhungen

Die Personalsachbearbeiterin eines Vereins hat Gehaltsbriefe in der Textverarbeitung Word erfasst. Die Dokumentinhalte sind brisant, denn sie zeigen, wer künftig wie viel mehr Geld erhält. Wenn Mitarbeiter B erfährt, dass seine Gehaltserhöhung niedriger ausfällt als die von Mitarbeiter A, ist Ärger angesagt. Das gilt selbst dann, wenn die Entscheidung völlig richtig war. Um Unruhe zu vermeiden und Scherereien aus dem Weg zu gehen, sollten die Dokumente niemandem zugänglich sein.

Damit kein Unbefugter die Word-Dokumente lesen kann, ist es sinnvoll, mit den Sicherungsfunktionen zu arbeiten, die das Textverarbeitungsprogramm zur Verfügung stellt. Word bietet verschiedene Möglichkeiten, um Dateien vor unberechtigtem Zugriff und neugierigen Blicken zu schützen.

Wer eine komplette Word-Datei mithilfe eines Passworts schützen möchte, führt folgende Arbeitsschritte durch:

1. Wählen Sie "Datei", "Dokument schützen". In der folgenden Auswahl klicken Sie auf den Eintrag "Mit Kennwort verschlüsseln".

   Die Schaltfläche "Dokument schützen" erreichen Sie über das "Datei"-Menü.

2. Sie erreichen das Fenster "Dokument verschlüsseln". Dort geben Sie ein Passwort Ihrer Wahl ein. Nur damit lässt sich in Zukunft die Datei wieder öffnen. Dritte, die das Kennwort nicht wissen, können das Dokument also nicht einsehen. Die Zeichenfolge, die Sie als Passwort verwenden, wird in Form von Punkten dargestellt.

   Das Fenster "Dokument verschlüsseln"

3. Bestätigen Sie die Einstellung durch einen Klick auf die Schaltfläche "OK". Word ruft das Fenster "Kennwort bestätigen" auf. Dort müssen Sie das Passwort noch einmal wiederholen und noch einmal mit einem Klick auf die Schaltfläche "OK" bestätigen.

   Hier wird das Kennwort wiederholt.

4. Speichern Sie die Datei wie gewohnt.

Hinweis

Zeichen im Kennwort

Ein Kennwort kann bis zu 15 Zeichen lang sein und Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen umfassen. Groß- und Kleinschreibung werden unterschieden.

Um eine geschützte Datei später zu öffnen, gehen Sie wie folgt vor: Sie öffnen die Datei wie gewohnt, Word verlangt dann das Kennwort. Dieses tragen Sie in den dafür vorgesehenen Dialog ein. Wenn der Code falsch eingegeben wird, verweigert das Textverarbeitungsprogramm den Zugriff.