Grundsätzlich können Newsletter über die gängigen E-Mail-Programme verschickt werden. Die Empfänger setzt man dabei in das BCC-Feld, damit andere Adressaten die Mail-Adresse nicht sehen können. Diese Variante hat folgende Nachteile:
- Bei Abmeldungen müssen die entsprechenden Adressen manuell aus der Verteilerliste entfernt werden.
- Möglicherweise ist die Anzahl der Adressaten im BCC-Feld begrenzt.
Newsletter-Tools erleichtern insbesondere unerfahrenen Anfängern den Versand von Vereins-Mailings. Entsprechende Software-Angebote gibt es sowohl gratis als auch kostenpflichtig. Open-Source- und Freeware-Lösungen dürften den Anforderungen der meisten Vereine genügen, es sei denn, die Zahl der Empfänger reicht nicht aus. Nachfolgend drei Beispiele für beliebte Tools:
- Brevo ist bedienerfreundlich, hat verschiedene Vorlagen im Gepäck und ermöglicht zurzeit den kostenlosen Versand von 300 Gratis-E-Mails täglich (www.brevo.com/de).
- Newstroll ermöglicht das kostenlose Verschicken von derzeit bis zu 50.000 Newslettern in Textform, platziert jedoch eigene Werbung (www.newstroll.de).
- CleverReach ist einfach zu bedienen und verschickt kostenlos bis zu 1000 E-Mails an bis zu 250 verschiedene Adressaten im Monat. Wie bei Newstroll wird Werbung platziert, die man nur im Bezahltarif los wird (www.cleverreach.com/de).
Eine weitere Möglichkeit ist das Beauftragen eines auf die Belange des Newsletter-Versands spezialisierten Unternehmens. Das belastet jedoch die meist schmalen Vereins-Budgets. Zudem hat man es nicht direkt in der Hand, wenn die E-Mail-Adressen der Empfänger möglicherweise widerrechtlich weitergegeben werden sollten. Unter Umständen sind Anbieter zu bevorzugen, die alle Daten auf Servern innerhalb der EU speichern.
Die Beauftragung von Unternehmen ist jedoch nicht nur negativ belastet, sondern hat auch folgende Vorteile:
- professionelle Ausgestaltung des Newsletters
- komfortable Verwaltung von Adressen
- dank sogenannten Whitelists landen die Newsletter nicht so leicht im Spam-Filter wie herkömmliche Mails
- vereinfachte Auswertungsmöglichkeiten
- häufig hilfreiche Hinweise zu datenschutzrelevanten Aspekten
- Add-ons in der Regel zusätzlich buchbar