Erfolgreiche Mailings und Rundschreiben / 6 Tipps und Tricks

Abschließend noch einige Hinweise, mit denen Sie Ihre Botschaft noch erfolgreicher machen können. Da wäre zunächst die Anrede des Empfängers. Diese sollte persönlich sein, aber nicht intim. Schreiben Sie deshalb bitte nicht "Liebe Frau" oder "Lieber Herr". Besser ist es mit einem freundlichen "Guten Tag Herr" beziehungsweise "Frau XYZ" zu beginnen.

Achten Sie auch darauf, dass nicht nur der Name korrekt geschrieben wird, sondern auch die Titel richtig verwandt werden. Bei einer Person, die mehrere akademische Grade oder Titel führt, wird nur der höchste Grad oder Titel in der Anrede genannt. Herr Prof. Dr. Schneider wird in der Mail also mit "Guten Tag Herr Professor Schneider" begrüßt. Da Herr Schneider einen Professorentitel führt, darf er laut Knigge zwar auch mit "Guten Tag Herr Professor" begrüßt werden. Die Nennung des Nachnamens macht die Begrüßung aber in sich verbindlicher. Außer dem Doktortitel werden die akademischen Grade nicht abgekürzt (also nicht "Herr Prof. Schneider").

Sie wollen etwas vom Empfänger des Schreibens. Dennoch sollten Sie nicht in die Rolle des unterwürfigen Bittstellers verfallen. Im Gegenteil: Nur wenn Sie selbstbewusst den Verein vorstellen, werden Sie andere davon überzeugen, dass es richtig ist, diesen Verein zu fördern und zu unterstützen.

Negatives sorgt für schlechte Stimmung. Das gilt auch dann, wenn Sie beispielsweise beteuern, dass der potenzielle Sponsor kein Risiko eingeht. Solche Sätze wecken stets den Argwohn des Lesers. Denn eigentlich sollte es doch selbstverständlich sein, dass man kein Risiko eingeht – warum also darauf hinweisen? Verzichten Sie deshalb auf solche Sätze.

Anführungsstriche können schnell einen falschen Sinn ergeben. Denn sie haben eine doppelte Funktion. Zum einen kennzeichnen sie wörtliche Zitate – zum anderen kann aber ein Wort oder Satz damit auch als ironisch gemeint gekennzeichnet werden. Mit ironisch gemeinten Bemerkungen sollte man aber in solchen Schreiben äußerst vorsichtig sein, da sie schnell missverstanden werden.

Vorsichtig sollte man auch mit dem Ausrufezeichen sein. Es signalisiert meist, dass der geschriebene Text in einem Gespräch "gebrüllt" würde.

Die Grußformel ist heute sehr frei gestaltbar. Nutzen Sie diese Möglichkeit und formulieren Sie einen Gruß, der zu Ihrem Verein passt. So kann sich der Gesangs- oder Musikverein "mit wohlklingenden Grüßen" verabschieden, der Sportverein "mit sportlichen Grüßen" usw.

Schließlich der wichtigste Tipp: Denken Sie immer daran, dass Sie für den Empfänger schreiben. Überlegen Sie genau, was ihn interessiert (siehe auch Kapitel 2). Lesen Sie den geschriebenen Text besonders genau in Hinsicht auf diese Regel durch.