Vereinsveranstaltungen können viele Anlässe haben: Frühlingswanderung, Jubilarehrung, Lokalkonferenz, Sommerfest, Karnevalsfeier, Vereinsjubiläum, Flohmarkt, Familienfest, Sporttag, selbst die Mitgliederversammlung kann als Event gesehen werden. Es ist erst einmal egal, um was es sich handelt, grundlegend sind, wie in der folgenden Abbildung, drei Handlungsebenen zu unterscheiden:
- Veranstaltungskonzept mit allen einzelnen Komponenten, welche die eigentliche Veranstaltung ausmachen. Dies beginnt mit dem Einlass bei der eigentlichen Veranstaltungsstätte und endet entsprechend mit der Verabschiedung der Gäste und dem Verlassen der Veranstaltungsstätte und der Abreise. Dieses Konzept richtet sich selbstverständlich nach dem Charakter der Veranstaltung und den regionalen Gepflogenheiten. Grundlage ist eine Dramaturgie, welche Spannungsbogen und einzelne Veranstaltungselemente sowie eventuelle Pausen berücksichtigt.
- Vorgelagert ist die Phase des Veranstaltungsmarketings, sie dient dazu, auf die Veranstaltung aufmerksam zu machen und für einen möglichst guten Besucherzuspruch zu werben. Hinzu kommt, das Anmeldeverfahren und die Ticketausgabe zu organisieren. Ebenfalls hier angesiedelt ist die Suche nach Unterstützern, die sich z. B. durch Geld- oder Sachleistungen beteiligen.
- Die dritte Phase sind quasi alle damit verbundenen Hintergrundaufgaben, mit denen eine sehr gute Veranstaltung sichergestellt wird. Die Organisation von Parkmöglichkeiten, der Einsatz von Veranstaltungstechnik oder die Sicherung der Verpflegung.
Den Schwerpunkt dieses Beitrags stellen die organisatorischen Aufgaben dar, die sich mit dem Eventmanagement verbinden. Sie stellen den guten Ablauf und die hohe Qualität der Veranstaltung sicher.
Die organisatorischen Aufgaben eines Events schaffen die wichtige Grundlage für eine gelungene Veranstaltung. Deshalb stehen sie in diesem Beitrag im Vordergrund.
Abbildung: Eventebenen (in Anlehnung an Riedmüller 2004)
Die drei Ebenen des Eventmanagements sind aus der Abbildung deutlich zu erkennen. Die organisatorischen Fragen können an die Phasen eines Events angedockt werden: Vorphase mit Anreise bis Ankunft an der Veranstaltungsstätte, Eventaktion und Eventpause während der eigentlichen Veranstaltung sowie die Nach-Eventphase mit dem Verlassen der Veranstaltungsstätte und der Abreise. Die Mischung der Eventpausen- und Eventaktionsphasen hängt wiederum von der einzelnen Veranstaltung ab. Wenn im Laufe der Veranstaltung keine weitere Pause vorgesehen ist, dann bleibt es bei einer Aktions- und zwei Eventpausenphasen, nämlich vor Beginn der eigentlichen Aktion und anschließend bis zum Verlassen der Veranstaltungsstätte. Jede dieser Phasen ist mit Aufgaben versehen, die im Eventmanagement bedacht und je nach Bedarf gelöst werden müssen.