Kurzbeschreibung
Gerade im Frühjahr wird in vielen Vereinen darüber nachgedacht, die Vereinsarbeit besser und vor allem effektiver zu strukturieren. Ein zentraler Punkt bei diesen Überlegungen ist dabei nicht zuletzt die Organisation der Vereinsablage bzw. die Anlage eines Aktenplans.
Frühjahrsputz für Ihre Vereinsablage!
Wie ist der Verein strukturiert?
Im Aktenplan sollte sich die Gesamtstruktur des Vereins widerspiegeln. Deshalb unterteilen Sie den Aktenplan zunächst nach den drei Hauptfaktoren, die einen Verein ausmachen:
- der gemeinnützige Verein
- der Zweckbetrieb
- der wirtschaftliche Geschäftsbetrieb.
Tipp:
Für die Buchhaltung sollte ein eigener Aktenplan entwickelt werden. Reicht eine einfache Gewinn- und Verlustrechnung für den Verein aus, dürften hier Ordner für Belege, Kontoauszüge, Eingangsrechnungen und Ausgangsposten ausreichen. Wird eine umfangreichere Buchhaltung betrieben, sollte sich der Aktenplan hier am Kontenrahmen orientieren.
Kennzeichnen Sie die Ordner im oberen Bereich durch farbliche Streifen von ca. einem Zentimeter Breite. Rot für den gemeinnützigen Verein, gelb für den Zweckbetrieb, grün für den wirtschaftlichen Betrieb. Die Ordner der Buchhaltung werden nicht farblich markiert. Überschneiden sich die Unterlagen, so werden zwei Streifen angebracht.
Die Aktenplan-Nummer
Die Ordner sollten ca. 5 cm von oben mit Text beschriftet werden. Am unteren Rand folgt die Aktenplan-Nummer. Verwenden Sie eine viergliedrige Nummer (z.B. 0.0.0.0). Sie sind dann flexibel, wenn es darum geht, den Aktenplan zu erweitern. Wir schlagen die folgende Hauptgruppe des Aktenplans vor:
0.0.0.0 |
Gründungsunterlagen (Satzung, Anmeldung Registergericht, Finanzamt) |
2.0.0.0 |
Verwaltungsunterlagen (Organisatorisches, EDV) |
3.0.0.0 |
Einkauf (Angebote, Aufträge, Auftragsbestätigungen, Rechnungen) |
4.0.0.0 |
Personalunterlagen (Arbeitsverträge, Personalakten, Zwischenzeugnisse, Zeugnisse, Abmahnungen) |
5.0.0.0 |
Buchhaltung |
6.0.0.0 |
Spenden, Zuschüsse und Fördermittel |
7.0.0.0 |
Mitgliedsunterlagen (Aufnahmeantrag, Mitgliederkarte, Austrittserklärungen) |
8.0.0.0 |
Inventar (Anschaffungsunterlagen, Reparaturunterlagen) |
9.0.0.0 |
Veranstaltungen |
10.0.0.0 |
Öffentlichkeitsarbeit |
11.0.0.0 |
Sonstiges |
Wie man eine eigene Aktenstruktur entwickelt
Es kann durchaus sein, dass sich für Ihren Verein eine andere Strukturierung empfiehlt. Um diesen Plan zu entwickeln, sollten Sie folgendermaßen vorgehen:
Entwicklung eines eigenen Aktenplans:
- Besorgen Sie sich Karteikärtchen im Format DIN A 7 (möglichst quer liniert), Pinnwandnadeln und eine möglichst große Pinnwand. Sie können auch normale Stecknadeln und eine große Korkplatte (aus dem Baumarkt) verwenden.
- Schreiben Sie alles, was für Ihren Verein relevant ist, auf kleine Kärtchen (z. B. "Einkauf von Material für den Vereinszweck", "Bankgebühren", "Kosten für Ehrenurkunden", "Einladung zur Mitgliederversammlung").
- Nun heften Sie die Kärtchen an die Pinnwand und versuchen dabei schon jetzt einzelne Gruppen zu bilden.
- Prüfen Sie Ihre Gruppen noch einmal – auch, ob Gruppen nicht noch einmal in Untergruppen unterteilt werden sollten.
- Wenn Sie die Arbeit abgeschlossen haben, nummerieren Sie zunächst die Hauptgruppen, dann die Untergruppen und deren Untergruppen usw. durch.
Die umfangreiche Lösung
Nachfolgend finden Sie einen sehr umfangreichen Aktenplan. Sie können diesen Plan auch für sich verwenden und kürzen. Kürzen Sie dabei immer von unten nach oben. Ordner, die eine umfangreichere Nummer haben, können in den darüberliegenden Ordnern untergebracht werden. Also kann auf den Ordner 1.2.2.0 verzichtet und die hierfür vorgesehenen Unterlagen mit in den Ordner 1.2.0.0 abgelegt werden.
Der Plan ist so umfangreich, um möglichst unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden. Sie sollten ihn kritisch durchleuchten, um einen möglichst kompakten Aktenplan zu erhalten. Es wurden die bereits oben aufgeführten Hauptgruppen zugrunde gelegt.
Aktenplan für Vereine
0.0.0.0 |
Gründungsunterlagen |
0.1.0.0 |
Gründungsversammlung (Einladung, Tagesordnung, Anwesenheitsliste, Protokoll der Gründungsversammlung) |
0.2.0.0 |
Schriftverkehr mit Behörden (Eintragung Registergericht, Schriftverkehr Finanzamt usw.) |
0.3.0.0 |
Sonstige Unterlagen der Vereinsgründung |
1.0.0.0 |
Unterlagen Mitgliederversammlungen |
1.1.0.0 |
Vorbereitung (Einladung, Tagesordnung, Belege des Versandes usw.) |
1.2.0.0 |
Organisatorisches (Raumanmietung, Lautsprecheranlage, Referenten-Einladung, Presse-Einladung usw.) |
1.3.0.0 |
Durchführung (Protokolle. Abstimmungsergebnisse, Beschlüsse) |
1.4.0.0 |
Nachbereitung (Presse-Information, Meldungen an Registergericht, Meldungen Finanzamt usw.) |
1.5.0.0 |
Sonstige Unterlagen |
2.0.0.0 |
Verwaltungsunterlagen |
2.1.0.0 |
Vorstandsbeschlüsse |
2.1.1.0 |
noch zu erledigen |
2.1.2.0 |
erledigt |
2.2.0.0 |
Beschlüsse der Mitgliederversammlung |
2.2.1.0 |
noch zu erledigen |
2.2.2.0 |
erledigt |
2.3.0.0 |
Allgemeine Korrespondenz A-Z |
2.4.0.0 |
Sonstige Unterlagen |
3.0.0.0 |
Einkauf |
3.1.0.0 |
Anfragen |
3.2.0.0 |
Angebote |
3.3.0.0 |
Aufträge |
3.4.0.0 |
Allgemeine Korrespondenz A-Z |
3.5.0.0 |
Sonstige Unterlagen |