Grundlagen der Öffentlichkeitsarbeit / 4.1 Kontaktaufnahme mit der Redaktion

Redakteure – gerade von Tageszeitungen – stehen immer unter Zeitdruck. Darum halten Sie sich bei der Kontaktaufnahme an folgende "goldene Regel": Keine Redaktionsbesuche ohne Anmeldung, Grund und Material.

Praxis-Tipp

Vereinbaren Sie den Termin mit dem Redaktionsbüro, das den Kalender des Journalisten führt. Geben Sie schon dort den Grund Ihres Besuches an. Stellen Sie eine Mappe mit Informationsmaterial für den Journalisten zusammen.

Praxis-Beispiel

Pressemappe bei Vereinsneugründung

• Pressemitteilung über geplante oder durchgeführte Gründung: Anlass der Gründung, Ziele und geplante Vorgehensweise.
• Vorstellung der Vereinsgründer oder – falls schon gewählt – des Vorstandes (möglichst mit Fotos).
• Terminkalender der kurz- und mittelfristig geplanten Aktionen und Aktivitäten.
• Darstellung, warum der Verein für die Öffentlichkeit von Interesse ist. Hier erfährt der Journalist, warum er über die Vereinsaktivitäten berichten muss.
• Kontaktdaten des Medienwarts beziehungsweise des Ansprechpartners im Medienteam (Anschrift, Telefon, wenn möglich auch dienstlich, Handy und E-Mail-Adresse).
• Die Vereinssatzung (wird zwar meist nicht gelesen, vermittelt aber einen seriösen Eindruck).

Praxis-Tipp

Achten Sie bitte darauf, dass die Informationen knapp und sachlich sind, ohne zu langweilen. Wer mit seiner schriftlichen Botschaft anderen Menschen die Zeit stiehlt, hat keine Chance – schon gar nicht bei Journalisten.

Hier noch einige Hinweise zur Pressemappe:

• Die Mappe muss schmal sein. Journalisten lieben kurze, knappe Informationen.
• Wenn die Mappe dadurch nicht zu dick wird, können Sie beispielsweise Grußworte des Bürgermeisters, Landrats oder anderer Honoratioren als Hintergrundmaterial beifügen. Diese Unterlagen gehören immer an den Schluss der Mappe. Fotos, die die Zeitung lebendig machen, sind bei der Presse besonders beliebt. Passbilder sind allerdings nicht geeignet, wohl aber die Fotos der Maschinen eines neu gegründeten Modellflugvereins (möglichst in Aktion – also in der Luft).
• Alle Informationen, die in Papierform vorliegen, sollten auch als elektronische Daten zur Verfügung stehen. Brennen Sie die Unterlagen auf eine CD, einen USB-Stick oder legen Sie sie in einer Cloud ab und schicken Journalisten den entsprechenden Link. Für Texte verwenden Sie am besten das RTF-Format, das nahezu von allen Textverarbeitungssystemen verarbeitet werden kann. Fotos sollten mit mindestens 300 dpi (Punkte pro Zoll) als jpg-Dateien abgespeichert werden.

Achtung

Aus Furcht vor "Viren" kann es sein, dass die Redaktion elektronische Daten nur über ganz bestimmte Wege nutzen darf. Fragen Sie deshalb nach, wie Sie die elektronischen Daten vorbereiten sollen.