Zusammenfassung
Ist eine geeignete Infrastruktur vorhanden, können virtuelle Konferenzen mit nur geringem Aufwand durchgeführt werden: Raum einrichten, Einladungslink verschicken – und dem virtuellen Treffen steht nichts mehr im Weg. Neben der Technik gibt es weitere Hürden zu meistern, insbesondere was die Effektivität und die Etikette von Online-Meetings anbelangt, gibt es in der praktischen Umsetzung häufig Optimierungsmöglichkeiten. Dieser Beitrag liefert Verbesserungsvorschläge.
Die 3 häufigsten Fallen
1. Unterschiedliches Niveau
Viele Vereinsverantwortliche und -mitglieder nehmen aus beruflichen Gründen täglich an Online-Konferenzen teil. In einigen Berufen ist das nicht der Fall, sodass diese Teilnehmer befürchten, sich zu blamieren und vor einer Teilnahme zurückschrecken.
2. Uneffektive Treffen
Insbesondere regelmäßige Meetings sind oft nicht ergiebig. Dabei gilt: Je geringer die Abstände zwischen den einzelnen Konferenzen, umso überflüssiger sind sie.
3. Mangelhafte Etikette
In virtuellen Meetings kann man in einigen Fällen schlechtes Benehmen sowohl im Auftreten als auch im Sprachgebrauch beobachten.
1 Aus dem Vereinsleben
Während der Corona-Pandemie haben digitale Treffen Fahrt aufgenommen. Für viele Beteiligte gehören sie inzwischen zum Alltag, so auch bei den Vorstandsmitgliedern eines sächsischen Musikvereins. Seit mehr als einem Jahr treffen sie sich mittlerweile jeweils donnerstags 20:00 Uhr zu Online-Konferenzen.
Die Meetings laufen immer ähnlich ab:
| Kurz vor 20:00 Uhr: |
Die ersten Teilnehmer treffen ein ("Moin, Hi, Hallo, n‘ Abend…"). Punkt 20:00 Uhr: Das obligatorische "Alle da?" des Hosts, "Ja? – Ja, dann können wir ja anfangen." Hand hoch: "Nee, X fehlt." Host: "X ist krank ...". Hand hoch: "Wo ist Y?" Es folgen gemeinschaftliche Überlegungen, wo Y stecken könnte: "Womöglich geht sein Internet mal wieder nicht oder die Kinder wollen mal wieder nicht ins Bett …". |
| 20:07 Uhr: |
Y hat sich eingewählt. Er entschuldigt sich für sein Zuspätkommen. Aber er sei ja auch Elternvertreter in der Schule und da habe er einen Anruf wegen des Homeschoolings erhalten. Zu diesem Thema haben auch weitere Teilnehmer Wortmeldungen, obwohl diese gar nichts mit den Vereinsbelangen zu tun haben. Die Emotionen kochen hoch und die nächste Diskussion ist im Gange. |
| 20:19 Uhr: |
Dem Host wird es zu viel. Er passt einen günstigen Moment ab, beginnt mit seinem obligatorischen "Also, was steht an?" und startet mit dem ersten Tagesordnungspunkt. Der ist schnell abgehandelt. Das trifft auch auf das zweite Thema zu. |
| 20:39 Uhr: |
Der Kassenwart gibt einen Überblick über die finanzielle Situation. Es folgen Diskussionen, wie man die Einnahmen erhöhen, die Kosten senken und vor allem, wie man die Mitglieder zum Verbleib im Verein überzeugen kann. Wie jeden Donnerstag dreht man sich im Kreis, die Argumente wiederholen sich, sowohl die der Optimisten als auch die der Pessimisten. |
| 21:13 Uhr: |
Das ebenfalls obligatorische "Hat noch jemand was?" des Hosts. Kurze Stille. Hand hoch. Z: „Wenn keiner was hat, dann hätte ich da ‚kurz’ noch mal was. (Jeder Teilnehmer weiß aus Erfahrung, dass es jetzt dauern kann. R. referiert regelmäßig in epischer Breite zu Themen, die für die Kollegen völlig unbedeutend sind. Y holt sich zwischendurch ein Bier, B räumt nebenbei den Geschirrspüler aus. Endlich ist R. mit seinen Ausführungen fertig. Hand hoch: A ist nicht viel besser als Z und A ist ebenfalls noch etwas eingefallen. A erzählt detailliert mit stakkatoartiger Stimme, was er alles erreicht hat und was bei den anderen alles schief läuft, warum er künftig "Freude schöner Götterfunken" spielen will und nicht "Hoch auf dem gelben Wagen" und schon gar nicht "Am Brunnen vor dem Tore". Dabei spart er nicht in der Verwendung übelster Schimpfwörter. |
| 22:08 Uhr: |
Keiner "hat mehr was" und das Meeting ist beendet. |
Fazit: Das Meeting hat mehr als Stunden gedauert. Die eigentlichen Themen wurden zwischen 20:19 Uhr und 20:39 Uhr, also in 20 Minuten, behandelt. Das sind gerade mal 16 % der Gesamtzeit.
Können Dritte dem Teammeeting folgen, verwenden Sie einen Kopfhörer.
2 Zehn Tipps für effektivere Meetings
Werden Meetings vorbereitet und gut strukturiert, lässt sich eine Menge Zeit sparen. Das Argument "Zur Vorbereitung haben wir keine Zeit." erinnert an eine Hühnerfarm mit Loch im Zaun. Der Bauer ist den ganzen Tag damit beschäftigt, die Hühner einzufangen, da er angeblich keine Zeit für die Reparatur hat. Zur Behebung des Fehlers ist jedoch Zeit vorhanden! Wenn man berücksichtigt, dass sich durch ein schlechtes Management Zeiträuber in Meetings einschleichen, sollte man nicht auf deren Planung verzichten:
- Ziel setzen: Das Ziel des Meetings sollte bekannt sein. Wollen wir informieren, konkrete Sachverhalte diskutieren, planen oder einfach mal miteinander plaudern?
- Zeitrahmen: Ein im Vorfeld festgesetzter Zeitrahmen (zum Beispiel 30 Minuten) zwingt zu mehr Effektivität.
- Häufigkeit: Frequenz der Treffen regelmäßig hinterfragen. Sind tägliche oder wöchentliche Meetings notwendig oder reichen größere Abstände? Gerade in Corona-Zeiten, in denen ka...