Zusammenfassung
Dieser persönliche Ehrenamtsfreibetrag wird vielfach in der Vereinspraxis für die nebenberufliche Mitarbeit bei gemeinnützigen Vereinen und unzähligen Organisationen bei Vergütungsabrechnungen genutzt. Auch als Motivationsinstrument zur Einbindung von Vereinshelfern tätigkeitsunabhängig in die Vereinsorganisation.
Für eine nebenberuflich ausgerichtete Mitarbeit muss die Ehrenamtsfreibetragsregelung somit zunächst von den auch der Höhe nach wesentlich günstigeren Freibetragsregelungen abgegrenzt werden, die eine pädagogische/betreuerische Tätigkeit beim direkten Umgang mit Personen voraussetzen. Kommt einer dieser Freibeträge nach §§ 3 Nr. 26, 26b EStG für die nebenberufliche Tätigkeit zur Anwendung, kann weder zusätzlich noch separat der Ehrenamtsfreibetrag bei Vergütungsabrechnungen durch Träger der öffentlichen Hand/steuerbegünstigte Organisationen und vor allem durch gemeinnützige Körperschaften hierfür genutzt werden.
Neben einem einsetzbaren Vereinbarungsmuster wird für die zutreffenden Vergütungsabrechnungen durch gemeinnützige Vereine/Verbände der Anwendungsbereich des Ehrenamtsfreibetrags mit aktuellen Hinweisen, auch bei Mitberücksichtigung der Neuvorgaben für Minijob-Anmeldungen, wenn man über dem Freibetragsvolumen liegt, hinreichend nachfolgend erläutert. Denn häufig liegen die Vergütungen über dem Freibetragsvolumen von 840 Euro jährlich, sodass man zur zutreffenden Abrechnung dies meist über ein zusätzliches Minijob-Verhältnis laufen lässt.
Hinweis: Mit Wirkung bereits ab 01.01.2021 wurde neben dem Übungsleiterfreibetrag auch der sog. Ehrenamtsfreibetrag nach § 3 Nr. 26a EStG auf 840 Euro jährlich angehoben, somit hat dieser Freibetrag auch Geltung ab 2022.
Um diesen moderat erhöhten Ehrenamtsfreibetrag bei Vergütungsabrechnungen von nebenberuflich angestellten Vereinshelfern zutreffend berücksichtigen zu können, ist dringend zu empfehlen, die wichtigsten Vertragsmerkmale schriftlich festzuhalten, auch wegen späterer Arbeitgeber-Prüfungen bei den Vereinen/Verbänden.
In dem Muster einer vertraglichen Vereinbarung wurde auch die notwendige Erklärung für die vollumfängliche oder teilweise Nutzung des persönlichen Freibetrags des Beschäftigten gleich mit berücksichtigt. Denn für jegliche Anstellungsverhältnisse, ggf. trotz geringer Vergütung, wird diese besondere erforderliche Erklärung des Beschäftigten zur Freibetragsnutzung nach den Verwaltungsanweisungen (R.3.26/LStR) ausdrücklich verlangt und muss bei möglicher Nutzung des Freibetrags für Vergütungsabrechnungen zum Lohnkonto beim gemeinnützigen Verein/Verband genommen werden. Zum zutreffenden Umgang mit dem neuen Ehrenamtsfreibetrag wird auf die nachfolgenden Hinweise und Erläuterungen als Überblick verwiesen.
Das kurze Vertragsmuster eignet sich daher vorrangig für die (nur im steuerbegünstigten Bereich) vorgesehene Beschäftigung von Vereinshelfern im Anstellungsverhältnis mit einer üblicherweise geringfügigen Entlohnung/Vergütung. Die Vorlage ist – schon im Hinblick auf die vertragliche Einbindung mit vorgegebenen Tätigkeitsbereichen als unselbstständige Anstellungskraft – strikt von der sonst möglichen Nutzung des Ehrenamtsfreibetrags nach § 3 Nr. 26a EStG für die Gewährung und Zahlung von Aufwandspauschalen an ehrenamtliche Führungskräfte (Vorstandspauschalen, Sitzungsgelder etc.) zu trennen. Zudem kann diese Mustervereinbarung auch nicht bei Vergütungsregelungen und Abrechnungen gegenüber selbstständig, jedoch nebenberuflich auftretenden Auftragnehmern eingesetzt werden. Obwohl dies grundsätzlich möglich wäre, jedoch kaum in der Vereinspraxis so genutzt wird. Denn gerade bei nebenberuflicher Mitwirkung im großen organisatorischen Bereich besteht meist das Weisungsrecht der Vereinsführung, man gelangt damit üblicherweise in den Arbeitnehmerstatus.
Auf jeden Fall sind die Vergütungen für begünstigte Übungsleitertätigkeiten nach § 3 Nr. 26 EStG hiervon getrennt zu betrachten.
1 Abrechnungshinweise
Das Vertragsmuster soll als Orientierungshilfe bei der Beschäftigung von im Status nebenberuflich engagierten Vereinsmitarbeitern weiterhelfen, die durch ihren Verein/Verband oder andere gemeinnützige Organisationen/Körperschaften eine geringfügige Aufwandsentschädigung/Vergütung erhalten sollen.
Man somit abweichend von rein ehrenamtlicher Mithilfe, ggf. gegen einen gewissen Auslagenersatz, als Verein bewusst eine moderate Vergütung für den Einsatz und für die erwartete Unterstützung und Tätigkeiten festlegen will.
Diese Regelung mit dem sog. Ehrenamtsfreibetrag nach § 3 Nr. 26a EStG sieht hierfür vor, dass bei Vergütungen für nebenberufliche Tätigkeiten in den steuerbegünstigten Bereichen eines Vereins bei Zahlung eines angemessenen Aufwandsersatzes dieser Freibetrag eingesetzt und für Abrechnungen verwendet werden kann. Dieser Freibetrag kann jedoch nicht zusätzlich für gleiche Tätigkeiten, ...