Individuelle Serienbriefe

Zusammenfassung

Heutzutage wird jedermann mit E-Mails überhäuft. Vermitteln die elektronischen Botschaften den Eindruck von "Massendrucksachen", geht die Lesebereitschaft des Empfängers häufig auf Null – und eine Mail ist ja so schnell gelöscht. Wenn man jedoch die Möglichkeiten der modernen Textverarbeitungssysteme nutzt, kann man auch Serienbriefe so gestalten, dass sie vom Empfänger als individuelles Schreiben angesehen und entsprechend beachtet werden. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, welche Möglichkeiten sich anbieten und wie man diese nutzen kann.

Die 4 häufigsten Fallen

1. Datenbanken nicht ausreichend untergliedert

Grundlage eines jeden Serienbriefs sind Datenbanken. Dabei handelt es sich um Tabellen, in denen in jeder Zeile Informationen zu dem jeweiligen Empfänger stehen. Hier gilt, dass möglichst jede Information in ein eigenes Feld geschrieben wird. Leider gibt es immer noch Datenbanken, in denen beispielsweise Vor- und Nachnamen in eine Zelle geschrieben werden, was schon eine persönliche Anrede erschwert, da Vor- oder Nachname nicht getrennt genutzt werden können.

2. Keine persönliche Anrede

Es ist das Mindeste, dass Sponsoren, Mitglieder oder andere Empfänger von Serienbriefen mit ihrem Namen angesprochen werden. Leider wird selbst das nicht immer beherzigt. Doch man sollte sich nicht wundern, wenn Sponsoren nicht auf Schreiben mit der Anrede "Sehr geehrte Damen und Herren" reagieren und die Mitglieder die Mail mit der Anrede "Liebe/r Vereinskamerad/-in" ungelesen löschen.

3.Nur Adressierung wird genutzt

Da meist die Möglichkeiten der Serienbriefwerkzeuge in einer Textverarbeitung unbekannt sind, wird lediglich die Adressierung genutzt. Im Text wird dann bei verschiedenen Ausgangslagen mit dem Schrägstrich gearbeitet, was im Extremfall zu widersprüchlichen Aussagen führt: "Deine Anmeldung ist bei uns eingegangen/fehlt uns noch."

4.Manuelle Umbrüche im Text

Häufig wird in den Dokumenten der Text manuell umbrochen (durch Drücken der Umschalttaste eine neue Zeile begonnen) oder getrennt. Da aber der Inhalt der einzelnen verwendeten Datenbankeinträge unterschiedlich lang ist, können dadurch unschöne Lücken entstehen beziehungsweise die manuell eingefügten Trennstriche in einem nicht zu trennenden Wort bestehen bleiben. Vermeiden Sie deshalb in einem Absatz manuelle Umbrüche und schalten Sie zum Schreiben die automatische Trennhilfe ein.

1 Die Datenbank

Bevor wir daran gehen, einen individuellen Serienbrief zu schreiben, müssen wir einen Blick auf die Datenbank werfen, aus der wir die Informationen für unseren Brief holen werden. Die Datenbank ist nichts anderes als eine Tabelle. In jeder Zeile stehen Informationen zu einem Empfänger. Diese Informationen werden in verschiedene Felder der Tabelle geschrieben. Gleiche Informationen stehen dabei immer untereinander und bilden die Spalten. Am bekanntesten dürfte die Aufteilung in folgende Spalten sein:

• Vorname
• Nachname
• Straße
• Hausnummer
• Postleitzahl
• Ort

Hinzu kommen dann noch weitere Spalten (Telefonnummern, E-Mail-Adressen usw.). Die Datenbank entspricht aber auch dann noch nicht den Anforderungen, die wir für einen anspruchsvollen Serienbrief benötigen.

Grundsätzlich gilt, dass für jede Information möglichst eine eigene Spalte vorhanden sein soll. So wird die Hausnummer oft mit in das Feld "Straße" gesetzt. Warum dies für den späteren Brief nicht gut ist, erläutern wir hier an einem Beispiel:

Sie wollen im Brief den folgenden Satz verwenden "Neben Dir, lieber Max, haben wir auch Deine Nachbarn in der Poststraße angeschrieben". Das ist aber nur möglich, wenn in der Datenbank im Feld "Straße" lediglich der Straßenname steht und keine Hausnummer. Der Beispielsatz zeigt auch, dass Vor- und Nachname nicht im gleichen Feld stehen sollten. Übrigens: Wie wir vorgehen, wenn in der Spalte "Straße" beispielsweise "Waldweg" steht, erklären wir noch.

Praxis-Tipp

Wenn Ihre Datenbank nicht den Anforderungen entspricht, fragen Sie im Verein nach, ob es Mitglieder gibt, die sich gut mit dem Tabellenprogramm auskennen, in dem die Datenbank geschrieben wurde. Meist gibt es Möglichkeiten, Daten, die in einem Feld stehen, nachträglich getrennt in mehrere Felder zu schreiben.

2 Aufbau der Serienbrieffunktion

Hinweis

Wir erläutern die Serienbrieffunktion hier am Beispiel von Microsoft Word. Die dort vorhandenen Möglichkeiten wird man aber auch in anderen Textverarbeitungen finden.

2.1 Serienbrieffunktion aufrufen

Abb. 1: Auswahlmenü Seriendruck unter "Sendungen"

Sie finden die Serienbrieffunktion, wenn Sie in der oberen Zeile des Eingangsfensters auf "Sendungen" klicken. Um mit der Bearbeitung zu beginnen, klicken Sie auf das dann darunter angezeigte Symbol "Seriendruck starten" und in der sich nun öffnenden Auswahl auf "Briefe". Nun können Sie über das daneben befindliche Symbol "Empfänger auswählen" eine Übersicht öffnen, in der Sie auf eine vorhandene Datenbank zugreifen oder eine neue erstellen können.

2.2 Die "Werkzeugkästen"

In diesem Beitrag befassen wir uns mit zwei verschiedenen "Werkzeugkästen". Der eine öffnet sich, wenn Sie auf das Symbol "Seriendruckfeld einfügen" klicken (siehe Abb. 1). Da...