Ein Schlüssel für eine erfolgreiche Klausurtagung sind die Rahmenbedingungen für die Arbeit vor Ort. Hierbei sollte man möglichst nichts dem Zufall überlassen. Mit dem Ort der Klausurtagung verbindet sich natürlich direkt die Frage von Kosten.
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Die einfachste Form wäre die Durchführung am Ort des Vereins, wenn vorhanden sogar in eigenen Gebäuden. Dies kann allerdings die Qualität der Tagung schmälern, weil die gemeinsamen Phasen abseits der direkten Arbeiten wegfallen. Erfahrungen zeigen, dass der Hang auftreten kann, z. B. in den Pausen mal eben im Büro des Vereins etwas nachzuschauen oder schnell zwischendurch zu Hause etwas zu erledigen. |
Wird ein Ort außerhalb gesucht, gilt es, die Möglichkeiten zu identifizieren. Neben den klassischen Tagungshotels sind für einen Verein Schulungs- oder Tagungshäuser von anderen Non-Profit-Organisationen gute Anlaufstellen. Kirchengemeinden, Wohlfahrtsverbände, Sportorganisationen verfügen teils über solche Einrichtungen. Diese sind jedoch wegen der eigenen Mitglieder auch häufig an Wochenenden belegt. Eine weitere Option bieten Jugendherbergen. Vielleicht gibt es auch eine Partnerorganisation des Vereins oder auch Unternehmen, die über Sonderkonditionen Zugang zu einzelnen Hotels ermöglichen.
Nach Tagungs- und Schulungsstätten von anderen Non-Profit-Organisationen (Verbänden, Kirchen, Kommunen) suchen.
Bei der Nutzung einer Tagungsstätte muss vorab ganz klar festgelegt werden, welche Leistungen in Anspruch genommen werden sollen. Die Gestellung von Moderationsmaterial, einem Flipchart oder Technik ist häufig ohne Probleme möglich, wird jedoch meist einzeln in Rechnung gestellt. Hier kann es im Vorfeld sinnvoll sein, entsprechend des Materialbedarfs aus dem Konzept für die Tagung im Mitgliederkreis herumzufragen, ob jemand etwas zur Verfügung stellen kann.
Eine sparsame Form kann die Nutzung einer Selbstversorgungseinrichtung bieten, was allerdings wiederum mit Abstrichen bei den Arbeitsphasen einhergeht. Schließlich müssen dann die Mahlzeiten selbst hergerichtet werden und der Abwasch bleibt auch den Teilnehmer:innen der Tagung überlassen.
Neben der regionalen Lage der Einrichtung ist die Ausstattung mit dem Konzept der Klausurtagung abzustimmen. Eine Hilfestellung bietet die folgende Checkliste.
| Bedarf |
Erläuterung |
Planung für die eigene Klausurtagung |
| Arbeitsraum/Gesamtgruppe |
Größe, Ausstattung Moderationsmaterial, Tische/Stühle mit Möglichkeiten der Anordnung |
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| Gruppenarbeitsräume (wenn notwendig) |
Größe, Ausstattung Moderationsmaterial, Tische/Stühle mit Möglichkeiten der Anordnung |
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| Übernachtungsmöglichkeiten |
Anzahl und Art (Einzel-, Doppel-, Mehrbettzimmer) |
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| Verpflegung |
Zeitplanung für Mahlzeiten, Zusatzangebote (z. B. Kaffeepausen), Art der Mahlzeiten (vegetarisch, vegan), Bestellvorgang für die Speisen |
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| Materialausstattung für die Themenbearbeitung |
Pinnwände mit Zubehör (Karten, Stifte), Whiteboard, Flipchart (auch nach Menge) |
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| Technische Ausstattung |
Beamer, Leinwand, Bildschirm (Größe), WLAN |
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| Rahmenprogramm |
Tagungsstätte (z. B. Bar, Tischtennisplatte/Sportmöglichkeit, Schwimmbad), Angebote in der Umgebung |
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Checkliste: Bedarfsplanung Tagungsstätte
Die Tagungsstätte am besten vorab besichtigen, um die Arbeitsbedingungen real einschätzen zu können.
Die Erfahrung zeigt, dass es sinnvoll ist, eine mögliche Tagungsstätte vorab zu besichtigen, um die realen Arbeitsbedingungen zu sehen. Es gibt Beispiele, wo die Ausstattung mit Moderationsmaterial nur Minimalumfang hatte, der Raumzuschnitt für eine ca. 15-köpfige Gruppe sehr knapp bemessen war oder die Arbeitsräume für Untergruppen winzig waren. Heutzutage ist die Prüfung der technischen Situation, insbesondere der Internetzugänglichkeit, eine weitere Notwendigkeit. Bei der Nutzung von technischen Einrichtungen der Tagungsstätte ist zudem die Sichtung der Anschlussmöglichkeiten hilfreich, um die Verknüpfung mit den Vereinsgeräten sicherzustellen.
Zudem ist der vorgesehene Zeitplan mit den Bedingungen der Tagungsstätte abzusprechen, wenn z. B. für die Hauptmahlzeiten nur fixe Zeiträume zur Verfügung stehen.