Kommentare in Office-Anwendungen

Zusammenfassung

Die meisten Office-Programme wie Microsoft Word, Excel und PowerPoint haben eine Kommentarfunktion, die sich recht einfach nutzen lässt. Die Herausforderung liegt eher darin, Anmerkungen diplomatisch zu formulieren. Dieser Beitrag zeigt, wie die Kommentarfunktion eingesetzt wird und wie man mit geeigneten Formulierungen frustrierte Ehrenamtliche und Mitarbeitende vermeidet.

Die 3 häufigsten Pannen

1.Wenig Ehrenamtliche

In Vereinen wird es immer schwerer, ehrenamtlich tätige Mitglieder zu finden, weshalb eine wertschätzende Haltung all denen gegenüber, die sich engagieren, besonders wichtig ist.

2.Falsche Signalwirkung

Ein Kommentar ist schnell verfasst. Kurze Anregungen kommen jedoch oft schroff beim Empfänger an und können sowohl für Ehrenamtliche als auch für Mitarbeitende demotivierend sein.

3. Ungeschickte Formulierung

In der Hektik des Alltags werden Worte oft nicht "auf die Goldwaage" gelegt. Von Dritten werden sie dann unter Umständen falsch interpretiert, können sogar verletzenden Charakter haben.

1 Aus der Praxis

Ina P. hat als Ehrenamtliche für den nächsten Tag der offenen Tür eines Kulturvereins einen Flyer entworfen. Die Datei hat sie auf elektronischem Weg an die Vorstandsmitglieder des Vereins geschickt. Eine Woche später erhält sie eine knappe Mail des Vereinsvorsitzenden mit dem Hinweis: "Bitte Kommentare in der Anlage beachten und Entwurf anpassen." Ina öffnet das Dokument und traut ihren Augen nicht: Es gibt kein Element, das der Vorsitzende nicht mit einem negativen Feedback versehen hat. Was ihm gar nicht gefallen hat, hat er durch verschiedene Emojis mit ablehnenden oder gähnenden Gesichtern gekennzeichnet. Ina empfindet das gleichermaßen respektlos wie wenig hilfreich. Auch die übrigen Anmerkungen in der Kommentarfunktion drücken Missfallen aus: Mal ist ihm ein Element zu groß, ein Bild zu klein, die Schrift sei altbacken – und dass Ina in erster Linie die Vereinsfarben verwendet hat, findet er langweilig. Die Ehrenamtliche hat viel Zeit in den Entwurf gesteckt und ist frustriert. Am liebsten würde sie wie folgt kontern: "Ich sehe, man kann dir nichts recht machen, deshalb bin ich raus."

Am Ende sieht die Antwort so aus: "Danke für das umfassende Feedback. Schade, dass der Entwurf nicht passt. Zu den einzelnen Anmerkungen habe ich mir Gedanken gemacht, und das eine oder andere Element hätte ich sicher anders gestalten können. Aber wie heißt es so schön: Über Geschmack lässt sich nicht streiten. Ich will offen sein: Einige Formulierungen und die Emojis fand ich irritierend. Möglicherweise habe ich aber auch die Anforderungen, die die Erstellung eines Flyers mit sich bringt, unterschätzt. Deshalb denke ich, ich bin nicht die Richtige für diese Aufgabe."

2 Technische Umsetzung

In den Anwendungsprogrammen Word, Excel und PowerPoint befindet sich die Kommentarfunktion im Menü Überprüfen:

• In Word markiert man ein Wort oder eine Textpassage und klickt im Menü Überprüfen auf Neuer Kommentar. Standardmäßig erscheint am rechten Bildschirmrand ein Kommentarbereich, in den man den gewünschten Text einträgt.

  Abb. 1: Über die Antwortfunktion in Word können Anwendende ihrerseits ein Feedback zum Kommentar liefern.

• In Excel geht man analog vor. Hier erscheint standardmäßig ein gelbes Eingabefeld. Der Kommentar wird einer Zelle zugeordnet.

• Die Kommentarfunktion von PowerPoint ähnelt der von Word. Neben Texten kann man auch ein Feedback zu Elementen, wie zum Beispiel Bildern, hinterlassen.

  Abb. 2: Kommentarfunktion in PowerPoint.

Im Hinblick auf die Arbeit mit Kommentaren ist Folgendes wichtig:

• In Word und PowerPoint können die Empfänger auf den Kommentar antworten. In Excel ist eine entsprechende Möglichkeit nicht vorgesehen. Das liegt daran, dass in Excel Kommentare in erster Linie als Anweisungen für Eingaben gedacht sind.
• Mit der Funktion Auflösen lassen sich in Word Kommentare kennzeichnen, die man abgearbeitet hat oder die man ignorieren möchte. Im Gegensatz zum Löschen verschwinden die Kommentare nicht und können jederzeit über den Befehl Erneut öffnen reaktiviert werden. Erneut öffnen erscheint anstelle von Auflösen.
• Stellt man später fest, dass sich im Kommentar ein Fehler befindet oder die Formulierung unglücklich ist, lässt sich das jederzeit entweder direkt im Kommentarfeld oder über den Befehl Kommentar bearbeiten aus dem Kontextmenü des Kommentars korrigieren.
• Über den Befehl Kommentar löschen, ebenfalls aus dem Kontextmenü, lassen sich Kommentare unwiederbringlich entfernen.

2.1 Geeignete Formulierung

Die Kommentarfunktion ist für konstruktive Kritik oder Anregungen gedacht, nicht um jemanden zu diskreditieren. Hier sind Diplomatie und Empathie gefragt. In der Hektik des Alltags gelingen Formulierungen jedoch oft nicht optimal und können falsch verstanden werden, klingen besserwisserisch oder gar beleidigend. Häufig bleiben Höflichkeit und ein respektvoller Umgang auf der Strecke. Wer eine elektronische Datei kommentiert, sollte sich in die Lage des Empfängers versetzen. Zudem empfiehlt es sich, Folgendes zu beachten:

• Oft ist es gar nicht so einfach, die richtige Bal...