Wer elektronische Kassen einsetzt, muss sich nicht nur mit der Technik auseinandersetzen, sondern gegebenenfalls auch mit komplizierten Verwaltungsanweisungen und der Einhaltung von verschiedenen Fristen für eine korrekte Umrüstung. Hier hat sich in den vergangenen Jahren einiges getan.
Eine Registrierkassenpflicht ist für Vereine auch künftig nicht vorgesehen, sodass Vereine weiterhin offene Ladenkassen nutzen können. Wer im Verein keine elektronischen Kassen einsetzt und auch für die Zukunft nicht darüber nachdenkt, kann dieses Unterkapitel überspringen.
Ein BMF-Schreiben aus dem Jahr 2010 befasste sich im Wesentlichen mit der Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften, es ersetzte seinerzeit ein Schreiben aus 1996. Kassendaten unterlagen seitdem als steuerrelevante elektronische Daten dem Datenzugriff der Finanzverwaltung.
Viele Kassen erfüllten aus technischen Gründen die Anforderungen des BMF-Schreibens aus dem Jahr 2010 nicht. Daher gab es die Übergangsvorschrift zum Umstieg vom BMF-Schreiben aus 1996 hinsichtlich der seit 2010 geltenden Regeln. Hierbei ging es insbesondere um die Umrüstung oder Weiternutzung alter Kassen. Es waren unter Umständen Änderungen an der Hard- und/oder Software der Geräte vorzunehmen. War eine Modernisierung nicht möglich, durfte die betreffende Kasse bis zum 31.12.2016 weiter benutzt werden. 2017 wurden die Regelungen im Bereich der elektronischen Kassen weiter verschärft, es wurde insbesondere eine Einzelaufzeichnungspflicht eingeführt, ebenso die Möglichkeit, dass Finanzämter Kassen im Rahmen einer unangekündigten Kassennachschau kontrollieren dürfen.
Bei einer Kassennachschau handelt es sich um ein eigenständiges Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte unter anderem im Zusammenhang mit der ordnungsgemäßen Erfassung von Geschäftsvorfällen.
Seit dem 01.01.2017 müssen Unterlagen im Sinne des § 147 Absatz 1 Abgabenordnung, die mittels elektronischer Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern und Wegstreckenzählern erstellt worden sind, für die Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden (§ 147 Absatz 2 Abgabenordnung). Das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen aus Dezember 2016 (BGBl. I S. 3152) sieht eine Einzelaufzeichnungspflicht vor. Das bedeutet, dass aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle
- laufend zu erfassen,
- einzeln festzuhalten,
- aufzuzeichnen und
- aufzubewahren sind.
Keine Regel ohne Ausnahme: Die Einzelaufzeichnungspflicht entfällt aus Zumutbarkeitsgründen bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung, wie dies z. B. beim Verkauf von Speisen und Getränken bei Veranstaltungen der Fall ist.
Seit 2020 müssen elektronische Kassensysteme über eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Dabei handelt sich um eine Art zertifiziertes Modul, das Betrügereien und Manipulationen unterbinden und Kassenvorgänge lückenlos dokumentieren soll. Die TSE muss folgende Bestandteile umfassen:
- Sicherheitsmodul
- Speichermedium
- digitale Schnittstelle.
Allerdings war am 01.01.2020 die technische Entwicklung der TSE noch nicht auf dem geforderten Stand. Die Entwickler und Anbieter entsprechender Systeme konnten diese nicht im geforderten Umfang auf dem Markt anbieten. Daher sah man sich vonseiten der Finanzbehörden seinerzeit gezwungen, dass es bis zum 30.09.2020 nicht beanstandet werden kann, wenn eine elektronische Registrierkasse ohne die vorgeschriebene TSE im Einsatz ist. Einzelne Bundesländer hatten Härtefallregelungen erlassen, die Fristverlängerungen bis zum 31.12.2021 unter bestimmten Voraussetzungen vorsahen, z. B. in Form einer verbindlichen Bestellung für den Einbau der TSE. Die Voraussetzungen sind von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich detailliert und streng geregelt. Das trifft ebenso auf die Verfahren zur Fristverlängerung zu.
Inzwischen sind Lösungen für die TSE verfügbar, auch wenn im Detail noch Probleme (z. B. im Zusammenhang mit cloudbasierten Kassensystemen) auftreten können beziehungsweise auftraten. Die Corona-Pandemie verzögert bzw. verzögerte zudem Planungen und Auslieferungen neuer TSE-konformer Kassensysteme. Heute gibt es nur noch wenige Registrierkassen, die nach einer Übergangsregel den Einsatz ohne TSE bis längstens 31.12.2022 ermöglichen.
2021 wurde die Kassensicherungsverordnung angepasst und gilt seit dem 10.08.2021. Diese Anforderung erstreckt sich auf alle weiteren elektronischen betrieblichen Vorrichtungen, die buchführungsrelevante Daten liefern, wie beispielsweise elektronische Waagen, die für Vereine häufig nicht relevant sind. Nähere Informationen hierzu stehen im Webangebot des BMF zur Verfügung.
Oft werden wichtige Belege aus Unachtsamkeit und Unwissenheit weggeworfen. Diejenigen, die die Kassen benutzen, sollten auf die Aufbewahrungspflichten hingewiesen werden.
Eine Registrierkassenpflicht ist für Vereine auc...