Bei Google Docs handelt es sich um eine Online-Anwendung, die sich von verschiedenen Endgeräten nutzen lässt. Das ist ein entscheidender Unterschied zu Microsoft Office und LibreOffice, die beide auf dem Rechner des Anwenders installiert werden. Inzwischen gibt es für Google Docs zwar auch eine Desktop-Version, Anwender benötigen hierzu allerdings ein Google-Konto.
Das kostenlose Speichervolumen von Google Drive ist auf 15 GB begrenzt, lässt sich aber gegen Bezahlung aufrüsten.
Zu Google Docs gehören folgende Komponenten:
- Docs (Textverarbeitungsprogramm)
- Tabellen (Tabellenkalkulation)
- Präsentationen (Präsentationsprogramm)
Nicht leicht zu durchschauen sind Namensgebung und Preisgestaltung des Google-Pakets: G Suite, Google Drive, Google One, Google Docs.
Um in Erfahrung zu bringen, wer was zu welchem Preis beinhaltet und was am Ende kostenlos ist, bedarf es einiger Recherchen. An dieser Stelle wird nicht weiter darauf eingegangen, da dies den Rahmen des Beitrags sprengen würde und sich die Modalitäten jederzeit ändern können.
Google Docs verfügt über nur wenige Menüs und wartet lediglich mit nur einer zusätzlichen Symbolleiste auf. Auch wenn umfangreiche Gestaltungsaufgaben Google vor kein Problem stellen, zeigt sich beim tieferen Einstieg in die Einzelanwendungen, dass diese öfter den Komfort von Microsoft oder LibreOffice missen lassen. Dafür kann Google Docs an anderer Stelle punkten. Funktionen, die häufig gemeinsam genutzt werden, sind zum Teil in einem einzigen Fenster ohne weitere Register untergebracht. Das erspart dem Anwender viele Mausklicks. Beispielsweise ist es möglich, einer Form gleichzeitig einen farblichen Hintergrund und eine Umrandung zuzuweisen. Anwender der Office-Kollegen müssen sich dafür durch verschiedene Registerkarten bzw. Fenster klicken.
Positiv hervorzuheben ist in Teilen die Hilfe. Wer in Docs z. B. die Funktion Ersetzen sucht, klickt auf den Menüpunkt Hilfe. Dort wird in das Feld In Menüs suchen der Suchbegriff "Ersetzen" eingetragen. Dann muss der Anwender nur noch die gewünschte Alternative anklicken und über Enter bestätigen. Ohne, dass weitere Befehle notwendig sind, springt Google direkt das gesuchte Fenster an.
Abb. 2: Google: Textverarbeitung und Tabellenkalkulation
Anwendungsübergreifend fehlen in den einzelnen Anwendungen:
- Dokumenteigenschaften
- Umfassende Unterstützung für Add-Ons
- Menüanpassung über Dialoge
- Komfortable Steuerelemente
Beispiel 1
Serienbrief
In Sachen Serienbrief-Funktion schneidet Google Docs im Vergleich zu Word und Writer schlecht ab. Docs benötigt nämlich ein Add-On, in Form des Google Docs Creators, um Serienbriefe zu erstellen. In der Basisversion des Creators sind die Anzahl der Briefe (50 pro Benutzer) sowie die Zeilen für die Bearbeitung von Datensätzen (zehn) begrenzt. Das dürfte für viele Vereine nicht ausreichen. Zwar kann man hier aufrüsten. Das ist dann aber nicht mehr kostenlos. Die "Plus"-Version kostet jährlich rund 30 Euro.
Schlecht gelöst ist darüber hinaus die Suche nach der Serienbrieffunktion. Die Google Hilfe kennt den Begriff "Serienbrief" nicht – entsprechend mangelhaft ist die Unterstützung, die der Anwender erhält. Wer sich trotz aller Einschränkungen dennoch für die Seriendruckfunktion von Google Docs interessiert, findet weitere Informationen im Chrome Webstore unter https://chrome.google.com/webstore/detail/docs-creator/amonfodkchmkpolihjinkbcaonomdoag.
Beispiel 2
Arbeitshilfe AutoKorrektur
Textbausteine kennt Google Docs nicht. Eine AutoText-Funktion steht damit nicht zur Verfügung. Die AutoKorrektur-Funktion schwächelt ebenfalls. Sie befindet sich unter Tools/Einstellungen. Zwar ermöglicht sie das Anlegen eigener Einträge, hat jedoch ihre Eigenarten in der Groß- und Kleinschreibung. Aus "gc" wird "golf club", aus "GC" "GOLF CLUB", aus "Gc", "Golfclub".
Beispiel 3
Funktionen der Tabellenkalkulation
Wer umfangreichere Berechnungen im Rahmen der Vereinsarbeit durchführen muss, greift gern auf die Funktionen in Form vordefinierter Formeln zu. Sie sind in großer Auswahl sowohl in Calc als auch in Google Tabellen verfügbar. Google-Anwender müssen jedoch auf den Komfort eines Funktions-Assistenten verzichten. Das macht die Umsetzung deutlich schwieriger als bei Excel oder Calc. Im Idealfall kennt man unter Google Name und Syntax der Funktion und tippt den notwendigen Code ein. Ansonsten muss der Anwender die notwendigen Informationen einer Erläuterung entnehmen, die Google Tabellen zwar zur Verfügung stellt, aber es nicht mit einem Funktionsassistenten aufnehmen kann.
Beispiel: Ein Anwender möchte aus einem Datumswert, z. B. dem 10.05.2019, den Monat auslesen und hat die Syntax der Funktion nicht im Kopf.
Es sind folgende Arbeitsschritte durchzuführen:
- Man wählt Einfügen/Funktion/Datum/Monat.
- In der Tabelle erscheinen ein einleitendes Gleichheitszeichen, der Name der Funktion sowie eine sich öffnende und schließende Klammer. Zwischen die Klammern müssen die Argumente eingetragen werden, mit denen man Google mitteilt, we...