Zusammenfassung
Wer Verwaltungs- und Schreibarbeiten für den Verein erledigen will, benötigt i. d. R. keine teure Software. LibreOffice und Google Docs gibt es gratis. Dabei handelt es sich um attraktive Alternativen zu Microsoft Office. Wer Erfahrungen mit den Anwendungsprogrammen aus dem Hause Microsoft hat, dem dürfte der Umstieg auf die kostenlosen Konkurrenzprodukte nicht schwerfallen. Was LibreOffice und Google Docs können und wo sie schwächeln, lesen Sie hier.
Die 4 häufigsten Fallen
1. Fehlendes Wissen
Unzureichende Kenntnisse in Sachen Anwendungsprogramme veranlassen Verantwortliche häufig, in Software zu investieren, die in ähnlicher Form unter Umständen gratis zu haben ist.
2. Knappe Budgets
Microsoft Office ist zweifellos ein hervorragendes Produkt. Allerdings hat es seinen Preis. Es stellt sich die Frage, ob eine entsprechende Investition notwendig ist.
3. Aktualität
Wer immer auf dem neuesten Stand sein möchte, benötigt regelmäßige Updates des Office-Pakets. Das belastet im Zusammenhang mit dem Office-Paket aus dem Hause Microsoft die ohnehin oft angespannte finanzielle Situation im Verein.
4. Endgeräteübergreifendes Arbeiten
Wer einen Vereins-PC nutzt, von unterwegs jedoch von seinem privaten Handy aus auf dort vorhandene Informationen zugreifen will, muss feststellen, dass das nicht ohne Weiters möglich ist.
1 LibreOffice: ein Überblick
LibreOffice erinnert stark an ältere Microsoft Office-Versionen, insbesondere Office 2003 und älter. Es wird auf dem Rechner der Anwender installiert und verfügt u. a. über folgende Anwendungsprogramme:
- Writer (Textverarbeitung)
- Calc (Tabellenkalkulation)
- Impress (Präsentationsprogramm)
- Draw (Zeichenprogramm)
- Base (Datenbanken)
Damit sind alle wichtigen Features vorhanden. Es fehlt lediglich ein Mail-Programm.
Das LibreOffice können Sie sich aus dem Internet auf Ihren Rechner laden unter https://de.libreoffice.org/. Es handelt sich um eine freie und quelloffene Software, die unter den üblichen Betriebssystemen, z. B. Windows oder Linux, eingesetzt werden kann.
Die einzelnen Komponenten (Writer, Calc etc.) lassen kaum Wünsche offen. Ein ausgefallenes Layout stellt für Writer ebenso wenig eine Hürde dar wie eine komplexe Berechnung oder ein schickes Tabellendesign in Calc. Alle Belange rund um die Vereinsarbeit dürfte das Paket in der Regel abdecken. Beliebte Funktionen, wie beispielsweise Serienbriefe (Writer), Solver (Calc) und auch das Automatisieren von Arbeitsschritten mittels Makros, sind vorhanden.
Abb. 1: LibreOffice: Textverarbeitung und Tabellenkalkulation
Beispiel 1
Serienbrief-Funktion nutzen
Die Serienbrief-Funktion befindet sich in der Textverarbeitung Writer unter Extras/Serienbrief-Assistent und erinnert schon daher stark an das "alte" Word. Im gleichnamigen Fenster kann der Anwender das aktuelle Dokument direkt als Serienbrief-Dokument definieren. Über die Schaltfläche Weiter gelangt man zum jeweils folgenden Fenster. Wichtig ist die Verbindung zur gewünschten Adressliste, die man nach Möglichkeit im Vorfeld erstellt. Nach der Auswahl der Adressliste muss eine Verbindung zwischen den Adresselementen von Writer und den Spaltenüberschriften der Adressliste hergestellt werden. Die Briefanrede wird ebenfalls im Serienbrief-Assistenten definiert.
Beispiel 2
AutoKorrektur und AutoText
Die Funktionen AutoText und AutoKorrektur sind in Writer im Menü Extras untergebracht. Ist unter AutoKorrektur der Befehl Während der Eingabe abgehakt, prüft und verbessert die Funktion eigenständig vordefinierte Fehler und Korrekturen. Die zur Verfügung stehende Liste lässt sich jederzeit beliebig erweitern.
Beispiel: Über das Kürzel "gcb" soll automatisch "Golfclub Beispielhausen" generiert werden.
- Über die Befehlsfolge Extras/AutoKorrektur/AutoKorrektur-Optionen gelangt der Anwender in das Fenster AutoKorrektur.
- Wird unter Ersetzen ein Kürzel für den Verein und unter durch der vollständige Vereinsname eingetippt, wird aus z. B "gcb plus Leerzeichen" "Golfclub Beispielhausen".
- Bestätigt wird über Neu und OK. Auf diese Weise lässt sich die AutoKorrektur bequem als "Textbaustein" upgraden.
Soll der Textbaustein zusätzliche Gestaltungselemente enthalten, ist der AutoText die richtige Wahl. Im zugehörigen Fenster vergibt man einen Namen oder weist diesem bei Bedarf eine Tastenkombination zu. Über beide Alternativen kann der vollständige Text inklusive Formatierung später aufgerufen werden. Dabei ist insbesondere darauf zu achten, dass das Kontrollkästchen Dateisystem abgehakt wird. Vor dem Schließen des Fensters muss der Anwender noch auf AutoText/Neu klicken. Nur so wird der neue Eintrag tatsächlich angelegt. Danach steht der AutoText über Extras/AutoText bzw. unter Umständen über die zuvor vergebene Tastenkombination zur Verfügung.
Beispiel 3
Zell- und Arbeitsmappenschutz in Calc
Über die Befehlsfolge Bearbeiten/Zellschutz wird für ausgewählte Bereiche einer geschützten Tabelle das Bearbeiten Bereich ermöglicht. Ansonsten greift die Sicherheitsmaßnahme wie in Excel in Kombination mit dem Blattschutz aus dem Menü Extras. Nicht mi...