Modernisierung und Neuorganisation der Führungsarbeit im ... / 3.1 Überprüfung der bestehenden Vereinsorganisation

Eine grundlegende Überprüfung und eventuelle Neuorganisation der Vorstandsarbeit bietet sich bei

• der Neuwahl des Vorstands und
• dem Erkennen von größeren Problemen in der Vorstandsarbeit

an. Allerdings darf nicht übersehen werden, dass die Modernisierung der Vereinsarbeit und damit auch der Vorstandsarbeit eine der Standardaufgaben für einen verantwortungsvoll amtierenden Vorstand ist.

Achtung

"Leiden ist leichter als Handeln." (Reinhard K. Sprenger)

Im sogenannten Sportentwicklungsbericht, einer repräsentativen Erhebung über die Vereine des Sports in Deutschland (Ausgabe 2020 – 2022), wurde u. a. berichtet, dass die Besetzung von Vorstandsfunktionen ein Top-Problem ist. Ein Phänomen, das auch von anderen Vereinen außerhalb des Sports bekannt ist. Hier gilt es frühzeitig zu handeln, um nicht in eine noch größere Notlage bei der Ämterbesetzung zu kommen. Das Klagen über die schwierige Situation reicht bei Weitem nicht.

Beispiel

Kassenwartin stellt sich nicht mehr zur Wahl

Ein örtlicher Sozialverein veranstaltet seine Jahreshauptversammlung. Die Veranstaltung verläuft planmäßig, die bisherige Vorstandsarbeit wird anerkannt und der Vorstand wird von der Versammlung entlastet. Die Kassenwartin steht jedoch nicht mehr zur Wahl, da ihr die Arbeit aus zeitlichen und gesundheitlichen Gründen nicht mehr in dem erforderlichen Ausmaß möglich ist. Der Vorstand wird in der Versammlung beauftragt, eine Nachfolgerin bzw. einen Nachfolger zu finden und bei der nächsten Mitgliederversammlung wählen zu lassen.

Was heißt dies nun konkret?

• Bei der Versammlung selbst hat sich niemand gefunden, der bereit ist, dieses Amt zu übernehmen.
• Der Vorstand muss sich auf die Suche nach einer Kandidatin bzw. einem Kandidaten machen.
• Gerade an der Schlüsselstelle der Finanzen muss die Arbeit kontinuierlich fortgesetzt werden. Diese Aufgabe liegt nun beim Vorstand. Die verbliebenen Personen müssen die Aufgabe mit übernehmen. Alternativ dazu kann auch kurzfristig versucht werden, einen Dienstleister mit wichtigen Aufgaben zu betrauen.

Es gibt eine ganze Anzahl von Anhaltspunkten, die für eine notwendige Neuorganisation der Vorstandsarbeit sprechen. Wenn Sie in der folgenden Checkliste eine Aussage mit "nein" oder "nur teilweise" beantworten, ist eine genauere Prüfung angezeigt.

Checkliste: Hinweise zur Überprüfung der Vorstandsorganisation

	Trifft diese Aussage auf die Vorstandsarbeit in Ihrem Verein zu?	ja	teilweise	nein
1.	Wir haben den Eindruck, dass wir unsere Aufgabe als Vereinsführung gut bewältigen können.
2.	Die Vorstandsmitglieder kommen mit der zeitlichen Belastung durch die Vereinsarbeit gut klar.
3.	Unsere Vereinsarbeit ist technisch (Vereinsverwaltung, Kommunikation) auf dem für unseren Verein angemessenen neuesten Stand (u. a. Digitalisierung).
4.	Die Aufgaben innerhalb des Vorstands sind vor allem im Hinblick auf die persönliche Belastung gut verteilt.
5.	Das Zusammenspiel im Vorstand bei der Erledigung der Aufgaben funktioniert reibungslos.
6.	Wir haben unseren Verein gut für die Zukunft aufgestellt.
7.	Die Vereinsverwaltung (Mitgliederverwaltung, Buchhaltung) unterstützt uns gut bei der Führungsarbeit.
8.	Wir nutzen eine angemessene und gut funktionierende digitalen Lösung für unsere Vereinsverwaltung.
9.	Die Kompetenzen in unserem Vorstand decken die Anforderungen aus der Führungsarbeit gut ab.
10.	Unsere Vorstandsarbeit überprüfen wir alle zwei bis vier Jahre auf Verbesserungsmöglichkeiten.
11.	Wir haben keine Probleme, Nachfolger für die Vorstandsarbeit zu gewinnen.
12.	Wir informieren uns regelmäßig über neue Entwicklungen in der Vereinsarbeit.
13.	Wir haben keine Probleme, wichtige Vereinsthemen in Projektarbeit zu einer Lösung zu führen.

Weitere deutliche Zeichen für Ungleichgewichte in der Vorstandsarbeit von Vereinen sind über mehrere Wahlperioden nicht besetzte Vorstandsämter ("Herr und Frau N. N." in der Vorstandsliste) und Doppel- oder sogar Mehrfachbesetzungen innerhalb des Vorstandes.

Achtung

Herr beziehungsweise Frau N. N. in der Vorstandsliste sind ein Warnsignal!

Die Auswirkungen nicht besetzter Funktionen im Vorstand können fatal sein, hier einige Beispiele:

• Überlastungshinweise von aktiven Vorstandsmitgliedern bis hin zu lückenhafter Arbeit.
• Verzicht auf eine zukunftsorientierte Vereinsführung wegen fehlender Kapazitäten zur systematischen Auseinandersetzung mit für den Verein notwendigen Themen.
• Ausscheiden von eigentlich motivierten Menschen wegen Überlastung.
• Fehler bei der Vereinsarbeit bis hin zu gerichtlich relevanten Konsequenzen.

Besonders wenn die finanzielle Lage des Vereins in Ordnung ist und die Mitgliederzahl ausreichend, sollte die Vorstandsarbeit eigentlich nicht zum Problem werden. Moderne Vorstandsarbeit bedeutet, sich auch über die "üblichen" Formen dieser Tätigkeit hinaus weiterzuentwickeln. Es gibt keine Vorgabe für die Gestaltung der Vorstandsarbeit, abgesehen von der notwendigen Meldung von drei BGB-Vertretern.

Praxis-...