Neben der Ermittlung der steuerpflichtigen Privatnutzung eines Fahrzeugs durch die Ein-Prozent-Regelung ist die Erfassung der Privatnutzung durch die Fahrtenbuchmethode möglich. Letztere ermöglicht eine realistischere Darstellung der Privatnutzung als die 1-%-Methode. Beim Führen eines Fahrtenbuchs werden die Gesamtkosten, die durch das Fahrzeug innerhalb eines Veranlagungszeitraums verursacht wurden, kilometergenau auf die Privatnutzung und die berufliche Nutzung des Fahrzeugs aufgeteilt. Auf diese Weise lässt sich berechnen, welche Aufwendungen durch die unentgeltliche Überlassung des Dienstwagens eingespart werden. Die tatsächlich entstandenen Kosten, die das Dienstfahrzeug verursacht, müssen durch Belege nachgewiesen werden. Dazu gehören:
- Abschreibung,
- Verbrauch,
- Reparaturen und Wartung,
- Versicherung,
- Kfz-Steuern,
- Unfallkosten,
- alle weiteren anfallenden Kosten.
In der Musterlösung Dienstwagen[1] steht die Tabelle Fahrtenbuch (vgl. Abbildung 3) zur Verfügung.
Abbildung 3: Beispiel für eine Abrechnung nach Fahrtenbuch
Ein Fahrtenbuch wird nur dann anerkannt, wenn es genau den Vorgaben der Finanzverwaltung entspricht und alle Änderungen nachvollziehbar sind. Es muss für Dienstfahrten folgende Mindestangaben enthalten:
- Datum und Uhrzeit,
- Kilometerstand,
- Reiseziel,
- bei Umwegen die Reiseroute,
- Reisezweck und aufgesuchter Geschäftspartner.
Sowohl bei einem E-Auto als auch bei einem Fahrzeug mit herkömmlichem Verbrennungsmotor hängt die steuerlich günstigste Methodenwahl (Ein-Prozent-Regelung oder Fahrtenbuch) von den Umständen des Einzelfalls ab.
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