OneDrive: Mit mehreren Anwendern gemeinsam an einem Dokument arbeiten

Zusammenfassung

Die Zeitfenster der Vereinsverantwortlichen und ehrenamtlicher Helfer sind meistens knapp bemessen. Deshalb sollte man alle anfallenden Aufgaben so effizient wie nur eben möglich abwickeln. In verwaltungstechnischen Belangen bieten die richtigen Werkzeuge gute Unterstützung. Sind umfangreiche Texte zu erfassen, kom­plexe Berechnungen durchzuführen oder Präsentationen zu erstellen, müssen in der Regel mehrere Anwender In­formationen hinzufügen. Es ist vom Ablauf her umständlich, diese zu vergleichen und nachträglich Änderungen einzufü­gen. Das erfordert zusätzlich knappe zeitliche Ressourcen. Dieser Beitrag zeigt, wie ab der Version MS Office 2013 mit OneDrive verschiedene Nutzer gemeinsam in Echt­zeit an Dateien wie Excel-Arbeitsmappen, Word-Dokumenten oder PowerPoint-Präsentationen arbeiten können.

Die 4 häufigsten Fallen

1. Verschiedene Verantwortliche bzw. Mitarbeiter arbeiten an einem Projekt

Aufgrund begrenzter Zeitfenster sind regelmäßige Meetings zwecks Abstimmungsarbeiten schwer realisierbar.

2. Verschiedene Anwender nutzen gemeinsam elektronische Daten

Nutzen verschiedene Anwender gemeinsam elektronische Daten, sind häufig Abstimmungsarbeiten notwendig. Das ist in der Umsetzung umständlich und ineffizient.

3. Projektergebnisse werden nicht festgehalten

Komplexe Projekte erfordern oft den Einsatz zahlreicher ehrenamtlicher Helfer. Ergebnisse müssen mit überschaubarem Aufwand festgehalten werden.

4. Informationen gehen nur einem Verantwortlichen zu

Werden Informationen verschriftlicht und einem einzigen Verantwortlichen zugestellt, der diese weiterverarbeitet, ist dies zwangsläufig mit zusätzlichem Aufwand verbunden.

1 Aus dem Vereinsalltag

Florian Schnell und Anna Frei sind die diesjährigen Kassenprüfer eines Reitvereins in Norddeutschland. Die beiden entschließen sich, einen Prüfbericht zu erstellen. Gemeinsame Treffen kommen aus zeitlichen Gründen nicht infrage. Dennoch wollen die beiden ihre Erkenntnisse gewissenhaft abstimmen. Sie beschließen deshalb, die Teambearbeitungsfunktion OneDrive zu nutzen, die Microsoft Office seit der Version Office 2013 zur Verfügung stellt. Das hat den Vorteil: Beide können synchron an ihrem Bericht arbeiten. Das Vergleichen und Übertragen von Inhalten entfällt. Die Gefahr, dass wichtige Informationen verloren gehen, wird deutlich reduziert.

2 Die Voraussetzungen zum Einsatz von OneDrive schaffen

Damit Anwender unter Microsoft Office 2016 bzw. Office 2013 mit OneDrive arbeiten können, muss die Datei, die gemeinsam mit anderen genutzt werden soll, in OneDrive, OneDrive for Business oder auf SharePoint gespeichert werden. Außerdem muss die zu teilende Datei zunächst freigegeben werden. Das Freigeben von Dateien funktioniert in allen Office-Programmen von Office gleich. Egal, ob die Tabellenkalkulation Microsoft Excel, das Textverarbeitungsprogramm Word oder MS PowerPoint eingesetzt wird, sind folgende Arbeitsschritte durchzuführen:

1. Das notwendige Freigeben der Daten erfolgt über das Datei-Menü. Nach einem Klick auf die Schaltfläche Freigeben wird der Nutzer automatisch aufgefordert, das Dokument in einer Cloud zu speichern.

2. Dazu reicht ein Klick auf die Schaltfläche In der Cloud speichern, die Office dem Nutzer automatisch zur Verfügung stellt.

   Legende:

   Office unterstützt Anwender bei der Nutzung von OneDrive.

3. Office zeigt die auf dem Rechner zur Verfügung stehenden Speicherorte an. Das können beispielsweise die Ordner OneDrive und/oder der OneDrive for Business-Ordner sein. Es handelt sich letztendlich um die Ordner, die der Nutzer im Vorfeld auf der Registerkarte Datei unter Konto hinzugefügt hat. Die Speichermöglichkeiten können jederzeit um weitere Konten der entsprechenden Dienste erweitert werden.

Hinweis

Die Datei darf nicht in einem Altformat von Office gesichert werden. Das heißt, sie muss als Word-Dokument im Format docx, als Excel-Mappe in xlsx beziehungsweise als pptx-Datei in PowerPoint vorliegen. Danach steht der Teamarbeit nichts mehr im Wege. Paralleles Arbeiten ist problemlos möglich.

3 Berechtigungen und Änderungen erteilen

Nach erfolgreicher Speicherung in der Cloud blendet Office 2016 auf der rechten Seite den Freigabebereich zum Teilen des Dokuments ein. In Office 2013 erfolgt die Freigabe unter Datei/Freigabe/Personen einladen. Jetzt besteht die Möglichkeit, andere Anwender einzuladen, ohne das Office-Programm zu verlassen.

Hinweis

Der Freigabebereich kann in Office 2016 über die Schaltfläche Freigeben bei Bedarf jederzeit ein- und ausgeblendet werden.

Möchte man andere Mitglieder bzw. Vereinskollegen einladen, an einer Datei aktiv zu werden, geht man wie folgt vor:

1. Um andere Anwender einzuladen, an einem Dokument aktiv mitzuarbeiten, besteht wahlweise die Möglichkeit, die E-Mail-Adresse der Teilnehmer direkt zu erfassen oder per Mausklick auf das nebenstehende Adressbuch-Symbol aus dem Outlook-Adressbuch auszuwählen. Steht ein Outlook-Adressbuch zur Verfügung, sollte es die erste Wahl sein. Auf der einen Seite spart man sich die Tipparbeit, auf der anderen Seite läuft man nicht Gefahr, sich zu verschreiben.
2. Unterhalb bzw. neben der Adressleiste befindet sich ein Dropdownmenü. Mit...