Outlook im Verein: Elektronische Nachrichten / 5.1 Funktion QuickStep einsetzen

Am besten lässt sich die Arbeit mit QuickStep an einem Beispiel erläutern:

Praxis-Beispiel

Der Geschäftsführer eines Vereins sammelt alle eingehenden E-Mails, die Rechnungen an den Verein enthalten, in einem Unterordner seines Posteingangs und leitet diese regelmäßig an den Kassierer weiter. Er weist diese beiden Aufgaben einem QuickStep zu. Das Feature erledigt diese kombinierten Aufgaben prompt in einem Rutsch.

Die nachfolgend beschriebenen Arbeitsschritte können in Abhängigkeit der eingesetzten Outlook-Version geringfügig abweichen:

1.	Man klickt im Register Start im Bereich QuickSteps auf den kleinen schräg nach unten zeigenden Pfeil, um das Feld QuickSteps verwalten aufzurufen. Dort klickt man auf die Schaltfläche Neu (siehe Abbildung 8).

Abbildung 8: Beispiel für das Fenster QuickSteps verwalten

2.	In das folgende Dialogfeld wird in das Feld Name eine Bezeichnung für die auszuführende Aufgabe eingetragen.
3.	Anschließend entscheidet man sich für das vorangegangene Beispiel für die Option In Ordner verschieben und wählt im folgenden Feld den gewünschten Ordner aus. Outlook zeigt die zur Verfügung stehenden Ordner direkt an, sodass man den Zielordner nur noch in der Liste anklicken muss (siehe Abbildung 9).

Abbildung 9: Hier erhält ein QuickStep seine Anweisungen

4.	Jetzt hat man zwei Möglichkeiten: Man kann es bei dieser Aktion belassen, dann klickt man auf die Schaltfläche Fertig stellen, oder es wird eine weitere Aufgabe hinzugefügt.
5.	Letzteres ist durch einen Klick auf Aktion hinzufügen möglich. Jetzt beginnt das Prozedere über Aktion auswählen, angepasst an die gewünschten Ausführungsschritte, von vorn.
6.	Bei Bedarf kann man noch ein Tastenkürzel festlegen. Die gewünschte Tastenkombination wird per Mausklick aus dem gleichnamigen Feld ausgewählt.
7.	Zudem kann man einen QuickInfo-Text, beispielsweise eine kurze Erläuterung der durchgeführten Aktionen, erfassen. Der Text erscheint, wenn man den Mauszeiger auf den QuickStep bewegt. Das macht vor allem dann Sinn, wenn mehrere Anwender einen Rechner nutzen.
8.	Beendet wird der Vorgang über Fertig stellen. Der Name des QuickSteps erscheint ab sofort automatisch im Bereich QuickSteps im Start-Menü und ist einsatzbereit.

Hinweis

Was die Anzahl der Tastenkombinationen anbelangt, ist Outlook sehr sparsam. Es stehen lediglich neun QuickSteps in Form von Shortcuts zur Verfügung. Wer die Funktion häufig einsetzt, sollte sich gut überlegen, für welchen QuickStep eine Tastenkombination verwendet werden soll. Zur Verfügung stehen die Tastenkombinationen STRG + Umschalt + Ziffer 1 bis 9 (Beispiel: STRG + Umschalt + 2).

Bei der Auswahl des QuickSteps gibt es verschiedene Möglichkeiten:

• Man zeigt im Kontextmenü auf den Befehl QuickSteps und wählt den gewünschten QuickStep über den zugeordneten Namen aus der folgenden Liste aus.
• Im Register Start wird im Bereich QuickSteps auf den Namen des gewünschten QuickSteps geklickt.
• Der zugewiesene Shortcut wird eingegeben. Das geht in der Regel am schnellsten.