Outlook im Verein: Elektronische Nachrichten

Zusammenfassung

Outlook ist ein wahres Organisationstalent, wobei sich die Funktionen E-Mail, Kalender, Kontakt- und Aufgabenverwaltung großer Beliebtheit erfreuen. Im Grunde ist das Programm an vielen Stellen selbsterklärend, das Versenden und Empfangen von E-Mails recht simpel. Wer Microsoft Outlook täglich nutzt, sollte sich nicht nur auf die Standardfunktionen beschränken, sondern unbedingt auch von weiterführenden Werkzeugen Gebrauch machen. Damit lässt sich die Arbeit mit Outlook besonders komfortabel gestalten. Dieser Beitrag liefert entsprechende Tipps.

Die 4 häufigsten Fallen

1. Verwaltung der E-Mail-Flut

Täglich erreichen den Verein zahlreiche eingehende E-Mails. Dadurch wachsen Posteingangsordner kontinuierlich an. Wenn man in der Flut der eingegangenen Mails eine ganz bestimmte Nachricht noch einmal lesen möchte, muss man unter Umständen trotz Suchfunktion Geduld bewahren. Einfacher ist es, wenn man eingehende Mails in thematisch geordneten Ordnern verwaltet.

2. Umgang mit ungelesenen Mails

Nicht immer hat man Zeit, eingehende E-Mails umgehend anzuschauen. Zwar kennzeichnet Outlook standardmäßig ungelesene Mails, wirklich ins Auge springen diese jedoch nicht. Das lässt sich mit nur wenigen Arbeitsschritten ändern.

3. Junk Mails

Der Junk-Ordner ist eigentlich eine gute Einrichtung. Er verschont Anwender vor so mancher lästigen oder gar gefährlichen Mail. Doch hin und wieder ist die Funktion "übereifrig" und wichtige Nachrichten landen unerwünscht im Junk-Mail-Ordner. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern kann unter Umständen unschöne Konsequenzen haben.

4. Signatur

Für den Empfänger einer E-Mail ist es praktisch, wenn die Kontaktinformationen des Absenders am Ende der Mail erscheinen. Verschiedene Verantwortliche in Vereinen verschicken die Informationen oft nicht einheitlich und erfassen diese zudem immer wieder neu. Abhilfe schafft eine Signatur, die in Sachen Aufbau und Formatierung identisch ist.

1 Benutzerdefinierte Ordner zur Eindämmung der E-Mail-Flut

Benutzerdefinierte Ordner sind schnell erstellt und unterstützen bei der Suche und Organisation der elektronischen Post. Anwender können sowohl für den Posteingangsordner als auch für den Postausgangsordner (gesendete Elemente) beliebig viele Unterordner anlegen. Bei Bedarf hat man zudem die Möglichkeit, für jeden Unterordner weitere Unterordner anzulegen.

Mit dem Verzweigen der Ordnerstrukturen sollte man es jedoch nicht übertreiben. Ansonsten werden die Verschachtelungen auf Dauer zu kompliziert und man erreicht unter Umständen das Gegenteil von dem, was man ursprünglich wollte. Wenn beispielsweise verschiedene Ablageorte infrage kommen und man nicht mehr weiß, in welchem Ordner sich die gesuchte Nachricht befindet, muss man gleich mehrere Ordner durchforsten. Das ist nicht nur aufwendig, zudem kann Outlook durch die Arbeit mit zu vielen Ordnern langsamer werden. Unregelmäßig ein- und ausgehende Mails lässt man entweder im ursprünglichen Posteingang beziehungsweise Postausgang, alternativ empfiehlt sich eine Art Sammelordner (Sonstiges oder Diverses).

Hinweis

Wer seinen privaten Account für die Vereinsarbeit nutzt, sollte zumindest seine privaten Mails von den Vereinsnachrichten trennen. Dazu legt man sowohl im Posteingang als auch im Postausgang jeweils einen Ordner mit dem Namen "Verein" an.

1.1 Eigene Ordner einrichten und nutzen

Um Unterordner für den Posteingang anzulegen, sind folgende Arbeitsschritte in der E-Mail-Funktion durchzuführen:

1.

Man markiert den Posteingangsordner, öffnet anschließend das Register Ordner und klickt auf die Schalfläche Neuer Ordner, um in das gleichnamige Dialogfenster zu gelangen (siehe Abbildung 1). Anwender ab der Version Outlook 2016 können alternativ den Befehl Neuer Ordner über das Kontextmenü auswählen.

Abbildung 1: Einrichten eines neuen Ordners

2.	Es eignen sich aussagekräftige Bezeichnungen, beispielsweise Mitglieder oder Ordner mit Namen von Institutionen (zum Beispiel "Verband") und vieles mehr. Nachdem man den neuen Ordner über OK bestätigt hat, erscheint dieser unterhalb des Posteingangsordners.
3.	Ab sofort können alle eingehenden bereits vorhandenen Mails auf die Ordner aufgeteilt werden. Dazu wird die gewünschte Mail mithilfe der Maus auf den entsprechenden Ordner gezogen und dort fallengelassen. Das genügt bereits, um eine elektronische Nachricht vom herkömmlichen Posteingang in einen definierten Ordner zu verschieben.

Hinweis

Das Prinzip funktioniert gleichermaßen für den Ordner Gesendete Elemente. Somit lässt sich auch die Ausgangspost des Vereins sinnvoll strukturieren.

1.2 Besonderheiten beim Umgang mit Ordnern und Unterordnern

Bei der Arbeit mit Ordnern gelten folgende Besonderheiten:

• Mails, für die kein Ordner angelegt wurde, verbleiben im ursprünglichen Posteingang bzw. Postausgang.
• Wurde eine Mail versehentlich in einem falschen Ordner abgelegt und der Fehler bemerkt, kann dieser mithilfe der Maus einfach in den gewünschten Ordner geschoben werden.

1.3 Suche in benutzerdefinierten Ordnern

Angenommen, man sucht in einem Ordner nach einer Mail mit einem bestimmten Stichwort. Man öffnet den gewünschten Ordner per Doppelklick. Oberhalb der Liste, direkt unterhalb der Symbolleiste befindet sich ein Eingabefeld. ...