Preise und Preislisten für Nichtmitglieder mit Excel gestalten (Teil 1)

Zusammenfassung

In Vereinen gibt es je nach Verwendungszweck unterschiedliche Preislisten. Bei der Preisbildung steckt der Teufel oft im Detail, insbesondere dann, wenn Preise erhöht oder angeglichen werden sollen. In einer zweiteiligen Beitragsfolge werden unterschiedliche Lösungsansätze aufgezeigt, bei denen Excel komplexe Berechnungen übernimmt und gleichzeitig das Layout an das Corporate Design des Vereins angepasst wird.

Die 6 häufigsten Fallen

1. Krumme Preise

Sollen Preise mit einem Auf- oder Abschlag versehen werden, ergeben sich häufig keine glatten Preise.

2. Psychologische Preisgrenze

Produkte werden häufig zu "psychologisch günstigen" Preisen verkauft. Dadurch werden Artikel unter Umständen entweder zu teuer oder zu preiswert.

3. Komplizierte Preisgestaltung

In Abhängigkeit von einer Mitgliedschaft, dem Alter, dem Status und weiterer Kriterien werden häufig unterschiedliche Preise in Rechnung gestellt.

4. Dürftiges Layout

Oft werden Preislisten lediglich abgetippt. Über die Optik machen sich viele Verantwortliche keine Gedanken.

5. Neue Produkte oder Leistungen

Werden neue Produkte oder Leistungen angeboten, müssen Preislisten häufig neu aufgesetzt werden.

6. Mangelnde Übersicht

Preislisten sind häufig unstrukturiert und unübersichtlich.

Hinweis

Der erste Teil der Beitragsfolge beschäftigt sich in erster Linie mit der Preisgestaltung. Im zweiten Teil geht es um das Layout und den Ausdruck.

1 Aus der Praxis

Während der letzten Mitgliederversammlung wurde vom Vorstand eine Beitragserhöhung vorgeschlagen und von den Mitgliedern akzeptiert. Dabei wurde von einigen Mitgliedern angeregt, in diesem Zuge die Preise für Kurse bzw. Fanartikel ebenso anzupassen.

Die Vereinsverantwortlichen entscheiden sich für eine moderate Anpassung in Höhe von 3 %. Dabei kommt es zu Diskussionen im Zusammenhang mit der Preisgestaltung. T-Shirts mit Vereinslogo wurden nach der alten Preisliste zu 12,99 Euro verkauft. Nach einer Erhöhung ergäbe sich ein Preis in Höhe von 13,38 Euro. Zu einem derart krummen Preis möchte man das Produkt nicht veräußern. Der Kassenwart schlägt eine Erhöhung auf 13,99 Euro vor. Das entspräche am Ende einem Aufschlag von 7,7 %. Einige Vorstandsmitglieder finden eine entsprechende Anhebung zu heftig. Sie möchten zunächst die Preise mit denen der Konkurrenten abgleichen.

2 Preisgestaltung in Vereinen

Preisgestaltung ist der Prozess, bei dem Preise festlegt werden. In Vereinen werden unterschiedliche Preislisten, abhängig vom Zweck, benötigt, beispielsweise

• Preisliste für Mitgliedsbeiträge
• Preisliste für Fanartikel
• Preisliste für Kurse Mitglieder/Nichtmitglieder
• Preisliste für Getränke/Speisen/Events
• Preisliste für Eintritt
• Preisliste für Vermietung von Anlagen und Geräten.

2.1 Alters- und statusabhängige Preisberechnung vorbereiten

Preise für Mitgliedsbeiträge lassen sich in Excel altersabhängig gestalten. So können beispielsweise für bestimmte Altersgruppen individuelle Aufschläge oder Rabatte generiert werden. Zu diesem Zweck wird zunächst ein Basispreis gebildet. Dieser wird dann mit verschiedenen Auf- bzw. Abschlägen versehen.

Praxis-Beispiel

Der Basispreis entspricht 150 Euro. Altersabhängig erfolgen folgende Abschläge:

• Kinder unter 6 Jahren zahlen 15 % des Basispreises.
• Kinder von 6 bis 12 Jahren zahlen 30 % des Basispreises.
• Jugendliche von 13 bis 18 Jahren zahlen 60 % des Basispreises.
• Junge Erwachsene von 19 bis 25 Jahren zahlen 75 % des Basispreises.
• Senioren über 65 Jahre zahlen 45 % des Basispreises.

Abhängig vom Mitgliederstatus (aktiv/passiv) kann die Preisliste weiter differenziert werden. Beispiel: Die passiven Mitglieder zahlen 30 % des Beitrags der aktiven Mitglieder.

Einfluss auf die Preisgestaltung nehmen neben dem Alter und Mitgliedsstatus u. a. folgende Kriterien:

• Familienzugehörigkeit,
• Abnahmemengen von Leistungen,
• Dauer der Inanspruchnahme von Leistungen.

Hinweis

Diese und die nachfolgend vorgestellten kundenspezifischen Einflussfaktoren erfasst man in Excel im Idealfall in einer separaten Tabelle. Wenn zu einem späteren Zeitpunkt die Parameter geändert werden, müssen dann nicht alle Formeln korrigiert werden, sondern die Änderungen werden einmal als Basis für alle weiteren Berechnungen erfasst.

Abbildung 1: Hier wurden alle Basisinformationen in einer Tabelle Definitionen erfasst

2.2 Preisberechnung

Die eigentliche Preisberechnung erfolgt in einer weiteren Tabelle (Mitgliedsbeiträge). Alle Informationen, die nicht auf Berechnungen basieren, werden mithilfe von Formeln übernommen. In der Zelle B4 lautet der Eintrag:

=Definitionen!B4.

Die Daten zur Beitragsermittlung werden ebenfalls aus der Tabelle Definitionen geholt:

Beispiel: =Definitionen!$B$4*Definitionen!B6

Auch wenn das auf den ersten Blick umständlich erscheinen mag, ist auf diese Weise gewährleistet, dass nicht nur Änderungen an den Preisen, sondern jegliche Änderung, zum Beispiel an der Zuordnung der Altersklasse, automatisch übernommen wird.

Abbildung 2: Die errechneten Beiträge

Die zugehörige Formelansicht zeigt Abbildung 3:

Abbildung 3: Die Formelansicht

2.3 Glatte Preise durch Runden

Jedoch ist es in der Praxis häufig so, dass keine Nachkommastellen gewünscht werden. Hier helfen die Funktionen RUNDEN, ABRUND...