Privatnutzung von Vereinsfahrzeugen / 5 Fahrtenbuch statt 1-%-Methode

Neben der Ermittlung der steuerpflichtigen Privatnutzung eines Fahrzeugs durch die 1-%-Regelung ist die Erfassung der Privatnutzung durch die Fahrtenbuchmethode möglich. Letztere ermöglicht eine realistischere Darstellung der Privatnutzung als die 1-%-Methode.

Das Führen eines Fahrtenbuchs zielt darauf ab, die Gesamtkosten, die durch das Fahrzeug innerhalb eines Veranlagungszeitraums verursacht wurden, kilometergenau auf die Privatnutzung und die berufliche Nutzung des Fahrzeugs aufzuteilen. Auf diese Weise lässt sich berechnen, welche Aufwendungen durch die unentgeltliche Überlassung des Dienstwagens eingespart worden sind. Das Führen eines Fahrtenbuchs ist zwar lästig, kann sich aber unter einkommensteuerlichen Gesichtspunkten durchaus lohnen. In diesem Zusammenhang sind folgende Fahrten detailliert in einem Fahrtenbuch zu dokumentieren:

• Dienstfahrten
• Privatfahrten
• Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte
• gegebenenfalls Fahrten im Zusammenhang mit doppelter Haushaltsführung

Die tatsächlich entstandenen Kosten, die ein Firmenwagen verursacht, müssen durch Belege nachgewiesen werden. Dazu gehören:

• Benzinverbrauch
• Reparaturen und Wartung
• Versicherung
• Unfallkosten, unabhängig davon, ob sich der Unfall während einer Privat- oder Dienstfahrt ereignete
• Abschreibungen
• alle weiteren anfallenden Kosten

Pflichtangaben im Fahrtenbuch

Das Fahrtenbuch eines Firmenwagens muss für Dienstfahrten folgende Mindestangaben enthalten:

• Datum
• Kilometerstand
• Reiseziel
• Reiseroute (im Falle von Umwegen)
• Reisezweck und aufgesuchter Geschäftspartner

Bei Privatfahrten sind lediglich die Kilometerangaben zu notieren. Grundsätzlich ist das Finanzamt im Hinblick auf Fahrtenbücher sehr streng. Das Fahrtenbuch wird nur dann anerkannt, wenn es genau den Vorgaben der Finanzverwaltung entspricht und alle Änderungen nachvollziehbar sind. Die Führung des Fahrtenbuchs kann nicht auf einen repräsentativen Zeitraum beschränkt werden. Wird das Fahrtenbuch nicht anerkannt, kommt die unter Umständen ungünstigere 1-%-Regelung zum Einsatz.

Abb. 4: Abrechnung nach der Fahrtenbuchmethode

Hinweis

Für Elektro-Dienstwagen können bei Anwendung der Fahrtenbuchmethode analog zur 1-%-Regelung die Anschaffungskosten und damit die Abschreibungsbeträge reduziert angesetzt werden. Diesbezüglich ist die 70.000-EUR-Grenze, bis zu der der 25-%-Ansatz gilt, zu berücksichtigen. Ab dieser Grenze sind, wie bereits dargelegt, 50 % anzusetzen.