Eine sorgfältige Planung kommt in der Praxis im Rahmen von Projektarbeit ebenfalls häufig zu kurz. Doch bevor man mit der Planung überhaupt loslegen kann, benötigt man ein Projektteam. Das stellt viele Vereine vor zusätzliche Probleme. Ehrenamtliche Helfer sind in der Regel rar gesät. Außerdem stehen die Projektmitglieder oft nur nach Feierabend oder am Wochenende zur Verfügung.
Bereits bei der Planung eines Projekts sollte dieses sinnvoll strukturiert werden. Im Rahmen der Projektsteuerung spielen deshalb Teilpläne eine entscheidende Rolle. Sie verschaffen Übersicht und unterstützen Sie bei der Kontrolle von Zielen und Ergebnissen. Hier die wichtigsten Teilpläne im Überblick:
- Der Strukturplan teilt das Projekt in Teilaufgaben, deren Bausteine die Arbeitspakete sind. (Frage: Wie strukturieren wir die Abläufe möglichst sinnvoll und effizient?)
- Der Ablaufplan sorgt für die logische Abfolge. (In welcher Reihenfolge müssen wir die Tätigkeiten durchführen? Welche Arbeiten können wir parallel erledigen? Was müssen wir bei parallelen Aufgaben beachten? Welche Arbeiten setzen die Fertigstellung einer Teilaufgabe voraus?)
- Ein Terminplan sorgt für die Einhaltung der Termine.
- Der Kostenplan unterstützt in Form von Soll-/Ist-Vergleichen von Kosten bei der Einhaltung des Budgets.
- Der Ressourcenplan ordnet den Arbeitspaketen die personellen und materiellen Ressourcen zu (wann stehen technische Mittel zur Verfügung – z. B. Bagger?). Die materiellen Arbeitsmittel, wie z. B. technische Ausstattungen, sind von Projekt zu Projekt unterschiedlich. Es kann sich um die unterschiedlichsten Dinge handeln, wie beispielsweise Werkzeuge, Computer, Räume, Dienstleister.
Bei der Erstellung der Einzelpläne beginnen Sie mit dem Strukturplan. Danach folgen Ablauf- und Terminplan. Im Projektstrukturplan wird die Struktur des Projekts festgelegt. Das heißt, man zerlegt das Komplettpaket "Projekt" in Arbeitspakete. Diese Teile des Projekts stellen die unterste Ebene des Projektstrukturplans dar. Das bedeutet: Ein Arbeitspaket lässt sich nicht weiter untergliedern.
Ein Arbeitspaket sollte folgende Kriterien erfüllen:
- eine in sich geschlossene Aufgabe beinhalten,
- ein eindeutig definierbares Ergebnis festlegen,
- vollständig von einer Person bzw. Gruppe durchzuführen sein,
- so weit wie möglich unabhängig von anderen Arbeitspaketen sein,
- planbar und kontrollierbar sein.
Im Rahmen des Projektmanagements wird häufig mit sogenannten Meilensteinen gearbeitet. Sie bieten Hilfestellung bei der Strukturierung von Projekten und kennzeichnen häufig den Abschluss von Teilprojekten. Auf diese Weise dienen Meilensteine auch als Zwischenstationen auf dem Weg zum Ziel. Da Meilensteine zeitbezogen sind, spielen sie insbesondere im Zusammenhang mit der Terminplanung eine wichtige Rolle.
Als Nächstes geht es darum, den Arbeitspaketen die personellen und materiellen Ressourcen zuzuordnen. Das erledigt man im sogenannten Ressourcenplan, der gleichzeitig einen Überblick darüber verschafft, ob Mittel in ausreichendem Maße zur Verfügung stehen oder ob Bedarf besteht, um weitere Helfer zu werben.
Abbildung 1: Beispiel für die Zuordnung von Mitarbeitenden zu Arbeitspaketen
Zunächst gilt es, abzuchecken, wer überhaupt bereit ist zu helfen. Auch wenn ausreichend Freiwillige zur Mitarbeit bereit sind, ist nicht unbedingt gewährleistet, dass die Helfer sich für die Mitarbeit am Projekt eignen. Der Erfolg eines Projekts hängt nämlich in der Praxis stark vom Projektleiter und seinen Mitarbeitern ab. In diesem Zusammenhang spielen vor allem Fähigkeiten wie Motivation, Kompetenz, Flexibilität und Belastbarkeit eine wichtige Rolle. Oft kann man jedoch nicht so wählerisch sein. Da ist häufig Fingerspitzengefühl gefragt, die richtigen Aufgaben den richtigen Leuten zuzuordnen.
Die Aufgabenverteilung erfolgt so weit wie möglich nach den Fähigkeiten der einzelnen Projektmitglieder. Hierbei spielen sowohl Fachkompetenzen als auch Soft Skills eine Rolle.
Ein Projektleiter benötigt ein Projektmitglied, das, bezogen auf das Eingangsbeispiel, die Nachbarn über das Projekt "Zusätzlicher Tennisplatz" informiert. Das erfordert Verhandlungsgeschick. Herr X meldet sich für diese Aufgabe. Der Projektleiter weiß, dass Herr X sehr undiplomatisch ist und stets aneckt. Nun liegt es am Projektleiter, Herrn X eine andere Tätigkeit zuzuweisen, ohne dass sich dieser auf den Schlips getreten fühlt. Beispiel: Man bittet Herrn X, sich um die schriftlichen Anträge auf öffentliche Zuschüsse zu kümmern.
Ressourcen sollten, unabhängig davon, ob es sich um personelle oder materielle Belange handelt, nicht zu knapp kalkuliert werden. Ist man an Termine durch Dritte gebunden, sollte man nichts dem Zufall überlassen: Waren rechtzeitig bestellen, längere Lieferzeiten und mögliche Verzögerungen vonseiten der Lieferanten einplanen. Die notwendigen Genehmigungen vonseiten der Behörden sollten frühzeitig eingeholt werden.
Die Kostenplanung
Für jedes Projekt gibt es ein Budget. Ob die...