Prozessorganisation – moderne Vereinsarbeit

Zusammenfassung

Vereine brauchen Organisation, um ihre Ziele verwirklichen zu können. Jedoch entwickeln sich die Vorstellungen weiter, wie eine Organisation auszusehen und zu arbeiten hat. Wichtig ist auch im Interesse der freiwilligen Mitarbeiter, dass die Arbeit zweckmäßig und im Rahmen des Möglichen zeitschonend abläuft. Die Herausarbeitung der für Mitglieder und Mitarbeiter wichtigen Abläufe im Verein und ihre optimale Gestaltung stehen im Mittelpunkt der Prozessorganisation. Mit Blick auf die sich abzeichnenden Auswirkungen der Digitalisierung in der Gesellschaft ist die Prozessorganisation ein wichtiger Schlüssel, um den Anschluss nicht zu verpassen.

Die 3 häufigsten Fallen

1. Nicht modernisierte Vereinsorganisation

Es läuft schon seit mindestens 20 Jahren nach den gleichen Verfahrensweisen im Verein. Manche Arbeiten sind ein wenig umständlich, manche auch technisch in der Historie stehen geblieben. Geduldig werden die eingeübten Abläufe immer wieder durchgeführt. Steht nun die Suche nach neuen freiwilligen Mitarbeitern an, kann das Erkennen dieser organisatorischen Schwäche schnell ein Makel werden, der Interessenten abschreckt.

2. Nutzung eines Vereins-Verwaltungsprogramms wird verhindert

Lange wurde diskutiert, die Vereinsverwaltung auf ein EDV-System umzustellen. Nur konnten sich die Vorstandsmitglieder nicht einigen, da mit der Einführung des Programms grundlegende Änderungen an der Vereinsarbeit vorzunehmen wären. Die Arbeitsprozesse im Verein müssen überprüft und teils neu ausgerichtet werden. Es fehlt die Bereitschaft, die eigenen Arbeitsgewohnheiten zu ändern. Die Modernisierung der Vereinsarbeit misslingt.

3. Schnittstellen funktionieren nicht

Der Ablauf wichtiger Vereinsprozesse ist nicht vernünftig abgestimmt. Aufnahmeerklärungen bleiben bei Abteilungsleitern längere Zeit liegen, Abrechnungen für Reisen im Dienste des Vereins kommen erst zum Jahresende in der Geschäftsstelle an. Die Verzögerungen und notwendigen Klärungsprozesse erfordern Zeit, Geduld und geben ein schlechtes Bild nach außen ab.

1 Organisation der Vereinsarbeit

Da in einem Verein mehrere Menschen zusammenarbeiten müssen, um die Vereinsarbeit zu bewältigen, muss dies entsprechend organisiert werden. Das Zusammenspiel zwischen den Beteiligten ist zu klären, um die Vereinsaufgaben zielgerichtet zu erledigen und die Ressourcen des Vereins wirkungsvoll zu nutzen. Als Vereinsressourcen gelten in erster Linie die Menschen, vor allem diejenigen, welche sich auch an der Vereinsarbeit beteiligen. Hinzu kommen natürlich die Finanzen und die notwendige Infrastruktur für die Aufgabenerledigung. Dies können Fahrzeuge bzw. Geräte sein und meist gehören Räumlichkeiten dazu, wobei diese im Eigentum des Vereins, angemietet oder von der Kommune zur Verfügung gestellt sein können.

Für die Organisationsaufgabe wird heute meist auf die Aufbau- und die Ablauforganisation zurückgegriffen. Die Aufbauorganisation meint die Hierarchie im Verein, einerseits durch gesetzliche Vorschriften, also Mitgliederversammlung und Vorstand. Die weiteren Elemente ergeben sich aus den Notwendigkeiten des einzelnen Vereins:

• Die Aufgliederung von Aufgaben im Vorstand und die Bildung von Ressorts.
• Die Bildung von Abteilungen oder Sparten im Verein für verschiedene Aufgabenfelder.
• Die zusätzliche Schaffung von Organen, z. B. als Beiräte, um für verschiedene wichtige Themenbereiche Know-how für den Verein bereit zu halten und zu nutzen.
• Die Einrichtung einer Geschäftsstelle, auch mit bezahlten Kräften, um den Vorstand von verschiedenen Aufgaben zu entlasten.
• Die Einrichtung von zeitlich begrenzten Projekten für einzelne Aufgaben ist eine weitere sinnvolle Organisationsmöglichkeit, aber auch sie muss ihre organisatorische Anbindung im Verein haben.

Die Aufbauorganisation beinhaltet auch die Hierarchie innerhalb des Vereins, indem geklärt sein muss, welche Verantwortung an welcher Stelle im Verein liegt.

Die Ablauforganisation richtet sich auf das Zusammenspiel dieser Einheiten, mit dem Ziel, die Vereinsziele möglichst gut zu erreichen. Typische Instrumente sind Ablaufpläne mit den Aufgaben bzw. Zuständigkeiten der einzelnen Organisationseinheiten des Vereins für die einzelnen Aufgaben.

Es gibt noch weitere Organisationskonzepte, die im Vereinsalltag eine Rolle spielen. Die Projektorganisation rückt den Ablauf einzelner Projekte, also zeitlich begrenzter Aktivitäten in den Mittelpunkt. Dies kann z. B. die Jubiläumsfeier des Vereins sein. Eine Variante davon ist die Eventorganisation, die sich mit der Durchführung einer speziellen Veranstaltung befasst.

2 Grundlagen der Prozessorganisation

Seit einigen Jahren rückt zunehmend die Prozessorganisation in den Blickpunkt, sie verspricht die ressourcenschonende Durchführung von Arbeiten in Organisationen. Sie steht damit über dem Denken in Hierarchien und klassischen Abläufen in der Aufbauorganisation.

Für die Vereinsarbeit sind weitgehend für Vereine allgemeingültige Basisprozesse und spezielle Leistungsprozesse zu unterscheiden. Ein Basisprozess ist zum Beispiel die Aufnahme eines neuen Mitgliedes. Spezielle Leistungsproz...