Prüfungen in Vereinen: Das kann auf Vereinsvorstände zuk ... / 5.1 Prüfung der Kassenführung bei kleineren Vereinen

Im Regelfall wählt bei kleineren Vereinen die Mitgliederversammlung den Vereinskassenprüfer als internen Revisor. Er prüft und berichtet an die Mitgliederversammlung über das Ergebnis seiner Prüfung i. d. R. formlos (durch mündlichen Bericht bzw. einen schriftlichen Kurzbericht). Charakteristisch ist, dass der Kassenprüfer selber Vereinsmitglied ist. Der Vereinskassenprüfer kann einmal jährlich prüfen (Regelfall). Nur bei besonderen Verdachtsmomenten kann er unangekündigt unterjährig beauftragt werden.

Folgendes Schaubild veranschaulicht die Prüfung bei kleineren Vereinen:

Zur rechtlichen Einordnung ist auszuführen, dass das Vereinszivilrecht (§§ 21ff. BGB) eine regelmäßige Prüfung der Geschäftsführung nicht vorsieht. Gleichwohl finden solche Prüfungen bei fast allen kleineren Vereinen in unterschiedlichem Umfang statt. Für solche Prüfungen werden sogenannte "Revisoren", Rechnungs- oder Kassenprüfer, gewählt. Diese sind in der Regel kein Vereinsorgan im eigentlichen Sinn, auch wenn ihre Bestellung in der Satzung vorgesehen ist. Die Geschäftsprüfung kann, wenn sie nicht in der Satzung vorgesehen ist, auch generell oder von Fall zu Fall durch die Mitgliederversammlung angeordnet werden. Das ist z. B. der Fall, wenn die Mitgliederversammlung aus gegebenem Anlass Sonderrevisoren wählt.

Mit der Prüfung können, wenn die Satzung das nicht ausschließt, im Übrigen auch Nichtmitglieder beauftragt werden, nicht jedoch Mitglieder des zu überprüfenden Vereinsorgans, also z. B. des Vorstands, selbst. Hier kommen erfahrungsgemäß pensionierte Banker bzw. Kaufleute in Frage. Zum Inhalt der Prüfung ist auszuführen, dass der Auftraggeber (die Mitgliederversammlung) den Gegenstand und Umfang der Prüfung bestimmt, wenn die Satzung keine ausdrückliche Regelung enthält. Dabei ist wiederum darauf hinzuweisen, dass die Prüfungstiefe der vorgesehenen Prüfung sich nach dem Umfang des Geschäfts und damit der Größe des Vereins richtet:

• Bei sehr kleinen Vereinen erfolgt nur eine beschränkte Rechnungsprüfung durch ehrenamtliche Kassenprüfer. Die Prüfung erstreckt sich dabei grundsätzlich auf die Feststellung der Übereinstimmung der Ausgabe- und Einnahmebelege mit den getätigten Zahlungen und der Prüfung des Kassenbestands (BGH NJW-RR 1988, 745, 749).
• Bei etwas größeren kleinen Vereinen wird i. d. R. eine umfassende Revision der Geschäftsführung beauftragt. Hier ist der Gang der Geschäfte des Vereins durch Einsichtnahme in die Bücher und Buchungsunterlagen zu prüfen.

Zur Erfüllung ihres Auftrags können die Prüfer in alle Bücher, Schriften und Bestände des Vereins Einsicht nehmen. Ihnen ist von den Vereinsorganen, also z. B. vom Vorstand, umfassend Auskunft zu geben. Von den Prüfern muss ein Kurzprüfbericht erstellt werden, den sie in der Mitgliederversammlung vorzutragen haben. In dem Bericht müssen sie darüber berichten, wie und in welchem Umfang sie die Geschäftsführung geprüft haben und ob es wesentliche Beanstandungen gab.

Dieser Prüfbericht ist Grundlage für die Entlastung z. B. des Vorstands. Der Antrag zur Entlastung wird oft von den Prüfern in der Mitgliederversammlung gestellt. Die Kassenprüfung hat also wichtige Konsequenzen. Es gilt, Streit um die Kassenprüfung und die sich daran anschließende Entlastung des Vorstands zu vermeiden. Deshalb müssen die Kassenprüfer – schon im eigenen Interesse – sehr sorgfältig arbeiten und sollten sich für die Mitgliederversammlung auf Fragen zu ihrem Prüfbericht vorbereiten.

Folgende Checkliste fasst die Erörterungen zur Kassenprüfung kleinerer Vereine zusammen:

Gegenstand	Hinweise für die Prüfungstätigkeit
Anlagevermögen	Gibt es einen Anlagespiegel/eine Übersicht über das Vereinsanlagevermögen? Sind dort ausschließlich Wirtschaftsgüter enthalten, deren Anschaffungskosten über 800 Euro liegen (geringwertige Wirtschaftsgüter scheiden aus, § 6 Abs. 2 EStG)? Sind Zu- und Abgänge buchhalterisch zutreffend erfasst, insbesondere auch Veräußerungserlöse? Gibt es eine Inventurliste, wurde diese für das Prüfungsjahr entsprechend § 240 HGB fortgeführt/aktualisiert?
Bankkonten	Alle Konten vorgelegt, Abgleich mit Belegen/Eintragung in Journal/Kontenblätter? Abstimmung der Buchführungskonten mit Kontoauszügen erfolgt?
Barkasse	Belegabgleich, Prüfung einzelner Zahlungsvorgänge, Abstimmung des Jahresanfangs- und Kassenendbestands zum Ende des Vereinsjahrs, Verfügungsbefugnis?
Buchführungsvorschriften	Sind bei einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung alle feststellbaren Vermögensgegenstände, Aufwendungen und Erträge für den Verein erfasst? Wurde das Zufluss-/Abfluss­prinzip bei der Buchung beachtet?
Ehrenamtspauschale	Sind die Voraussetzungen für die Ehrenamtspauschale geprüft? Bei Zahlungen an ehrenamtliche Vorstände: Ist in der Satzung keine Vorschrift enthalten, die eine ehrenamtliche Tätigkeit des Vorstands vorsieht?
Finanzielle Situation	Ist eine ausreichende Liquidität entsprechend dem finanziellen Status sowie den Angaben aus dem Rechenschaftsbericht des Vorstands für das nächste Vereinsjahr erkennbar? Können z. B. D...