Rechnungsstellung – was muss beachtet werden?

Zusammenfassung

Neben der Beachtung der Aufzeichnungspflichten des Umsatzsteuergesetzes müssen ordnungsgemäße Rechnungen mit gesondertem Ausweis der Umsatzsteuer erstellt werden. Eine Geltendmachung von Vorsteuern im unternehmerischen Bereich des Vereins ist nur zulässig bei Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung.

Die 3 häufigsten Fallen

1. Rechnungen enthalten nicht alle vorgeschriebenen Rechnungsangaben

Im Rahmen von Betriebsprüfungen führen Mängel in Rechnungen zu Steuernachforderungen. Rechnungsberichtigungen können nur im Einvernehmen mit dem Geschäftspartner vorgenommen werden. Wenn dieser nicht mehr "vorhanden" ist, ergibt sich ein endgültiger Steuerschaden.

2. Der Verein berechnet einen falschen Umsatzsteuersatz

Leistungen eines Vereins im Rahmen der Vermögensverwaltung (bspw. die langfristige Verpachtung der Vereinsgaststätte) unterliegen bei einer Steuerpflicht dem ermäßigten Steuersatz von 7 %. Wenn fälschlich 19 % berechnet werden, muss der Verein die ausgewiesene 19 %-Steuer an das Finanzamt abführen. Der Pächter darf jedoch nur die richtige Steuer von 7 % als Vorsteuer berücksichtigen.

3. Steuerfreie Umsätze werden mit Steuer belegt

Für gemeinnützige Vereine gelten Steuerbefreiungen. Wenn der Verein trotz einer Befreiungsnorm dem Empfänger der Leistung Umsatzsteuer berechnet, muss diese an das Finanzamt abgeführt werden. Der Leistungsempfänger hat keinen Anspruch auf Geltendmachung der Umsatzsteuer als Vorsteuer.

1 Ausstellung von Rechnungen

Ein Unternehmer ist verpflichtet, die von ihm erbrachten Lieferungen oder sonstigen Leistungen gegenüber anderen Unternehmern ordnungsgemäß abzurechnen. Gegenüber Privatpersonen besteht die Verpflichtung, sofern Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück erbracht werden oder auf ausdrückliches Verlangen des Leistungsempfängers. Rechnungen sind auf Papier oder bei Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln.

Hinweis

Auch für Bargeldeinnahmen muss auf Anforderung des Kunden eine Quittung ausgestellt werden. Bei elektronischen Kassen muss für jeden Geschäftsvorfall eine Quittung ausgedruckt werden. In beiden Fällen ist der zutreffende Umsatzsteuersatz auf der ausgehändigten Quittung anzugeben.

2 Erforderliche Rechnungsangaben

Rechnungen brauchen nicht ausdrücklich als solche bezeichnet zu werden. Es reicht aus, wenn sich aus dem Inhalt des Dokuments ergibt, dass es sich um eine Abrechnung des Unternehmers über eine Lieferung oder sonstige Leistung handelt. Als Rechnungen können daher z. B. auch Verträge (Kauf- und Mietverträge), Kassenbons und Quittungen anerkannt werden.

Die Rechnungsangaben können anstatt in der Rechnung auch in anderen Dokumenten enthalten sein (z. B. Lieferschein), sofern eine leichte Nachprüfbarkeit der Angaben gewährleistet ist. Gefordert wird, dass sich aus der Rechnung der Name und die Anschrift sowohl des leistenden Unternehmens als auch des Leistungsempfängers eindeutig feststellen lassen. Auch die bloße Postfachangabe ohne Straßennennung genügt diesen Anforderungen.

Hinweis

Die weiteren Belege müssen, wie die Rechnung selbst, zehn Jahre lang archiviert werden.

In einem dieser Dokumente müssen mindestens das Entgelt und der Steuerbetrag angegeben werden. In diesem Dokument sind die anderen Dokumente zu bezeichnen, die weitere Angaben enthalten.

Folgende Pflichtangaben muss der Verein in seinen Rechnungen aufnehmen:

Pflichtangaben auf der Rechnung
Verein als Leistender	Vollständiger Vereinsname und vollständige Anschrift des leistenden Vereins
Leistungsempfänger	Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Rechnungsempfängers
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer	Ausreichend ist auch die Steuernummer des Vereins.
Rechnungsdatum	Datum, an dem die Rechnung erstellt wird
Rechnungsnummer	Eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Verein einmalig vergeben wird.
Leistungsbezeichnung	Aus der Angabe muss ersichtlich sein, welche Leistung erbracht worden ist
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung	Der Zeitpunkt der Leistung muss ausdrücklich erwähnt werden, ausreichend ist jedoch eine Monatsangabe.
Abschlagsrechnung	Bei Anforderung einer Abschlagszahlung ist auf die zu erbringende Leistung und den Zeitpunkt der Vereinnahmung hinzuweisen.
Entgelt	Bei Abrechnung über Entgelte mit unterschiedlichen Steuersätzen sind diese getrennt aufzuführen.
Minderung des Entgelts	Im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen (z. B. Skonto, Rabatte) sind anzugeben.
Umsatzsteuersatz	Anzugeben ist der Steuersatz, bei umsatzsteuerfreiem Umsatz der Grund der Steuerbefreiung.
Grundstücksleistungen	Für Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken besteht die Pflicht, Rechnungen (auch an Privatpersonen) auszustellen und einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht von mindestens zwei Jahren anzubringen.
Dauerverträge	Dauerverträge gelten als Rechnungen bzw. Rechnungsbestandteil und sind zu nummerieren.
Teilleistung bei Dauerverträgen	Ausreichend ist die Angabe des Teilleistungszeitraums im Zahlungsbeleg.

Fehlen einzelne der vorstehenden Angaben oder sind sie unvollständig bzw. ungenau, ka...