Der Vorstand nach § 26 BGB eines Vereins ist nach § 27 Abs. 3 S. 1 BGB dessen Geschäftsführungsorgan. In der Praxis stellt sich dabei die Frage, wie der Vorstand die Bewältigung seiner Aufgaben und Pflichten organisieren kann, vor allem dann, wenn er ehrenamtlich tätig ist und die Menge an täglich anfallender (Verwaltungs-)arbeit irgendwann nicht mehr zu leisten ist.
Dürfen Aufgaben delegiert werden? An wen? Gegen Vergütung? Wie kann man das rechtlich regeln, ohne angreifbar zu sein? Das OLG ist diesen Fragen auf den Grund gegangen und hat wichtige Grundsätze herausgearbeitet, die sich jeder Vorstand ins Stammbuch beziehungsweise in seine Satzung schreiben sollte:
- Der Vorstand eines Vereins muss die ihm übertragenen Aufgaben im Rahmen der Geschäftsführung grundsätzlich persönlich erledigen.
- Er überschreitet die sich aus §§ 27 Abs. 3 S. 1 i. V. m. 664 Abs. 1 S. 1 BGB ergebende Grenze der zulässigen Delegation von Geschäftsführungsaufgaben, wenn er einen Dritten mit lediglich beispielhaft umschriebenen "Dienstleistungen zur Organisation und Verwaltung des Auftraggebers (= e. V.)" beauftragt, die aber einen wesentlichen Teil der zum Wirkungskreis des Vorstands gehörenden Aufgaben umfassen.
- Erfolgt die Beauftragung des Dritten in einer derartigen Fallgestaltung entgeltlich, kann der Abschluss des Vertrages zudem gegen eine Satzungsbestimmung verstoßen, nach der die Tätigkeit im Vorstand ehrenamtlich, d. h. unentgeltlich auszuüben ist.
Nach § 27 Abs. 3 S. 1 BGB gelten für die Geschäftsführung des Vorstands die Vorschriften des Auftragsrechts nach §§ 664 – 670 BGB. Aus § 664 Abs. 1 S. 1 BGB folgt dabei ein grundsätzliches Verbot der Übertragung der Erledigung der Geschäftsführungsaufgaben auf einen Dritten.
Das bedeutet, dass der Vorstand nach § 26 BGB ("geschäftsführender Vorstand") ohne ausdrückliche Erlaubnis in der Satzung Aufgaben der Geschäftsführung – die ihm persönlich obliegen – nicht allgemein auf eine andere Person oder Stelle übertragen darf. Das gilt auch dann, wenn nicht alle Geschäftsführungsaufgaben übertragen werden.
Aus § 27 Abs. 3 S. 2 BGB folgt weiter, dass der Vorstand im Rahmen der Erledigung seiner Geschäftsführungsaufgaben unentgeltlich tätig ist, d. h. keine Vergütung erhält.
Erfolgt die Aufgabenübertragung auf einen Dritten allerdings entgeltlich (z. B. im Wege der Geschäftsbesorgung), verstößt dies gegen das Gebot der Ehrenamtlichkeit, sodass ein Gesetzesverstoß vorliegt, der zum Entzug der Gemeinnützigkeit führen kann, da gegen den Grundsatz der Selbstlosigkeit (§ 55 Abs. 1 Nr. 1 S. 2 AO) verstoßen wird.
Wie so häufig im Vereinsrecht liegt die Lösung in einer ausgefeilten Satzungsgrundlage:
Denn § 40 S. 1 BGB regelt, dass die Grundsätze des § 27 BGB disponibel sind und die Satzung (nicht eine Geschäftsordnung!) daher von den oben erläuterten Grundlagen des BGB abweichen kann.
Das bedeutet, dass ein Verein einen großen Gestaltungsspielraum hat, der dann aber auch genutzt werden sollte, wenn man über die Organisation der Vorstandsarbeit – auch entgeltlich – nachdenkt. Leider wird dies allerdings in der Praxis viel zu wenig beachtet und dies setzt voraus, dass Klarheit im Verein besteht, wie die Aufgaben im Vorstand erledigt werden sollen.
Will ein Vorstand also einen wesentlichen Teil seiner Geschäftsführungsaufgaben (gegen Entgelt) von einem Dritten erbringen lassen (auslagern oder delegieren), muss die Satzung dies ausdrücklich gestatten und den Weg für die Vergütung frei machen.
Das Urteil ist auch vereinsintern zu beachten, wenn der Vorstand z. B. Aufgaben und Zuständigkeiten auf einen (hauptamtlichen) Geschäftsführer oder Abteilungsleiter delegieren will. Denn auch in dieser Konstellation verlagert der Vorstand nach § 26 BGB Aufgaben auf einen Dritten. Dass dies in diesem Fall vereinsintern, z. B. im Wege eines Beschäftigungsverhältnisses, geschieht, spielt keine Rolle.
Besonders deutlich wird dieser Gesamtzusammenhang, wenn ein solcher Geschäftsführer im Rahmen der ihm vom Vorstand übertragenen Aufgaben auch die Befugnis übertragen bekommen soll, den Verein in diesen Fällen im Rechtsgeschäftsverkehr nach außen zu vertreten. Man spricht dann von einem besonderen Vertreter nach § 30 BGB, der nur dann bestellt werden kann, wenn dafür eine Satzungsgrundlage gegeben ist.
Bei der Ausgestaltung der Geschäftsführung des Vorstands müssen also stets folgende Grundsätze geklärt und in der Satzung beantwortet werden:
Soll der Vorstand die Aufgaben der Geschäftsführung selbst wahrnehmen?
Wenn ja:
- Im Wege der Gesamtgeschäftsführung oder mit Ressortprinzip?
- Darf der Vorstand dann aber Hilfspersonal zu seiner Unterstützung anstellen: §§ 664 Abs. 1 S. 3 i. V. m. 278 BGB?
- Merke: Keine Übertragung auf Dritte zulässig.
Wenn nein:
Aufgaben der Geschäftsführung können im Wege einer Satzungsgrundlage auf Dritte delegiert werden (mit/ohne Vergütung):
- Vereinsintern: z. B. auf einen hauptamtlichen Geschäftsführer als besonderer Vertreter nach § 30 BGB, erweiterter Vorstand, Abteilungsleiter.
- Extern: z. B. Auslagerung auf...