Satzungs-Update 2023 / 5 Streitpunkt im Verein: Datenschutz bei Mitgliederlisten und E-Mail-Adressen

Das Thema Mitgliederdaten, insbesondere E-Mail-Adressen, und Datenschutz ist ein ständiger Streitpunkt in der Praxis. Die E-Mail-Kommunikation dürfte inzwischen in den meisten Vereinen eine Selbstverständlichkeit sein.

Dennoch stellt sich immer die Frage, wann und zu welchem Zweck diese Adressen verwendet werden dürfen. Inzwischen gibt es zu diesem Themenbereich eine ganze Menge an Rechtsprechung, wie zuletzt die Entscheidung des OLG Hamm^[1] zum Thema Herausgabe der Mitgliederliste.

Im regulären Vereinsbetrieb ist die Kommunikation mit den Mitgliedern meistens nur in eine Richtung organisiert: Der Vorstand informiert über Vereinsthemen und Termine und lädt zur Mitgliederversammlung ein. Dazu werden regelmäßig die Mitglieder über die vorhandenen Daten kontaktiert. Vor allem bei der Einberufung der Mitgliederversammlung ist eine korrekte Ladung sämtlicher Vereinsmitglieder zwingende Voraussetzung.

Ferner ist es Standard im täglichen Vereinsbetrieb, dass z. B. auch die Trainer und Abteilungsleiter mit den Mitgliedern Kontakt aufnehmen, um den jeweiligen Betrieb in der Trainingsgruppe oder Abteilung zu organisieren.

Diese Verarbeitung der Mitgliedsdaten kann regelmäßig auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO gestützt werden, weil es um die erforderliche Verarbeitung im Hinblick auf die Mitgliedschaft im Verein geht. Gleichwohl sollte dies in der Satzung und in der Datenschutzordnung des Vereins ausreichend geregelt sein.

Das OLG Hamm hat sich in seiner o. a. Entscheidung auch grundlegend zur Frage des Gebrauchs von E-Mail-Adressen im Verein geäußert und dazu klargestellt:

"Die eigenverantwortliche Entscheidung eines Mitglieds, einem Verein beizutreten, begründet die Vermutung, dass das Mitglied auch zu der damit einhergehenden Kommunikation – auch per E-Mail – bereit ist. Eine erhebliche Belästigung geht damit regelmäßig nicht einher, zumal jedes Vereinsmitglied sich vor dem Erhalt unerwünschter E-Mails schützen kann."

Satzungstipp: Vereinskommunikation regeln

(1)	Die Kommunikation und Information im Verein, einschließlich der Einladungen zur Mitgliederversammlung und zu sonstigen Veranstaltungen, erfolgt per E-Mail. Die Mitglieder sind verpflichtet, dem Verein ihre E-Mail-Adresse sowie deren Änderung mitzuteilen.
(2)	Alle Informationen über den Verein, sind auf der Homepage des Vereins unter [www.xy.de] verfügbar.
(3)	Innerhalb des Vereins, zwischen einzelnen Amtsinhabern, zwischen Übungsleitern und ihren Gruppen etc. ist es zulässig, wenn Informationen zum Vereinsbetrieb auch über Messengerdienste wie z. B. WhatsApp verbreitet werden. Dazu ist es erforderlich, dass dem Verein die Handynummer der betroffenen Personen zur Verfügung gestellt wird.

[1] OLG Hamm, Urteil v. 26.04.2023, Az.: 8 U 94/22.