In vielen Fällen wird die Datenquelle bereits vorliegen. Wenn die Adressbestände nicht in Word, sondern in Excel-Datenlisten vorliegen, arbeiten die beiden Office-Kollegen Word und Excel im Team. Das heißt im Klartext: Adressen aus der Tabellenkalkulation müssen Sie nicht mühsam nach Word transferieren, vielmehr gibt sich die Serienbrieffunktion auch mit einem Datenbestand aus Excel zufrieden. Nach erfolgreicher Verbindung der beiden Anwendungsprogramme befinden sich die Seriendruckfelder an den gewünschten Positionen im Dokument.
Gezeigt wird das Nutzen einer vorhandenen Datenquelle am Beispiel von Microsoft Excel. Das Prinzip beim Verwenden fremder Datenbanken ist aber immer ähnlich.
Wir gehen davon aus, dass die Excel-Datei folgende Angaben in Tabellenform enthält:
- Titel
- Anrede
- Vorname
- Name
- Straße
- PLZ
- Ort
- Geburtsjahr.
Wir wollen weiter davon ausgehen, dass das Schreiben bereits existiert und Sie es zum Hauptdokument machen wollen. Auch hierfür werden die Arbeitsschritte anhand des Assistenten gezeigt:
- Öffnen Sie das gewünschte Dokument. Klicken Sie in der Gruppe Seriendruck starten auf die gleichnamige Schaltfläche und in der folgenden Auswahl auf den Befehl Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen. Auf diese Weise wird im rechten Bildschirmbereich der Aufgabenbereich Seriendruck eingeblendet.
- Im ersten Schritt von insgesamt sechs Schritten des Assistenten übernehmen Sie die Option Briefe und klicken weiter unten im Assistenten auf den Befehl Weiter: Dokument wird gestartet. Sie gelangen automatisch zum zweiten Schritt des Assistenten. Dort entscheiden Sie sich für den Befehl Weiter: Empfänger wählen.
Im dritten Schritt des Assistenten befindet sich im oberen Bereich des Assistenten der Bereich Empfänger wählen. Wählen Sie im dritten Schritt des Aufgabenbereichs die Option Vorhandene Liste verwenden.
Erfahrene Anwender können sich auch hier den Weg über den Aufgabenbereich sparen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Empfänger auswählen und im folgenden Menü auf den Befehl Vorhandene Liste verwenden. Weiter geht es für Sie bei Schritt fünf dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung. Sie gelangen wie in Schritt 4 der folgenden Ausführungen in den Dialog Datenquelle auswählen.
- Fahren Sie mit dem Link Durchsuchen fort. Sie gelangen in das Fenster Datenquelle auswählen.
- Stellen Sie den Ordner ein, der die gewünschte Excel-Datei enthält. Markieren Sie die gewünschte Arbeitsmappe und klicken auf die Schaltfläche Öffnen.
- Markieren Sie in der Auswahlliste des folgenden Dialogs die Tabelle, die die gewünschten Informationen enthält. Auf diese Weise teilen Sie der Software mit, in welcher Tabelle der Arbeitsmappe sich die gewünschten Adressdaten befinden.
- Nach einem Klick auf die Schaltfläche OK blendet Excel das Fenster Seriendruckempfänger ein. Dort werden alle Informationen der ausgewählten Tabelle gezeigt. Möglicherweise hat Word von sich aus die Spalten der Excel-Datei umsortiert. Das stört aber nicht weiter, sodass Sie hier i. d. R. nicht eingreifen müssen.
- Verlassen Sie das Dialogfeld Seriendruckfelder ebenfalls durch einen Klick auf die Schaltfläche OK.
Die weitere Vorgehensweise unterscheidet sich nicht von der Variante, bei der Sie eine neue Datenliste anlegen. Das heißt, Sie finden die weiteren Arbeitsschritte in den Abschnitten "So schaffen Sie die Verbindung zwischen Datenquelle und Hauptdokument", "Häufige Störquelle: Arbeit mit Bedingungsfeldern", "Verteiler einschränken: Auswahl treffen" sowie "Kontrolle ist besser: Serienbrief kontrollieren und drucken".