Zusammenfassung
Sie möchten alle Mitglieder des Vereins zur Jahreshauptversammlung einladen oder nur die jugendlichen Aktiven über ein besonderes Event informieren? Sie wollen sich gezielt bei Ihren Sponsoren bedanken und jeden Gönner des Vereins persönlich ansprechen? In allen Fällen finden Sie bei der Serienbrieffunktion von Word eine hervorragende Unterstützung. Dabei kombinieren Sie einen fixen Text mit variablen Daten aus Ihrer Mitgliederdatei bzw. Ihrer Sponsorenverwaltung. Wenn Sie die Serienbrieffunktion richtig einsetzen, ist der Aufwand zur Erstellung der Schreiben kaum größer als das Erfassen eines einzelnen Briefs.
Die 6 häufigsten Fallen
1. Fehlende Datensätze
Eine der häufigsten Pannen in Sachen Serienbrief sind fehlende Datensätze. Anders ausgedrückt: Ein Teil der Adressaten erhält kein Schreiben.
2. Fehlerhafte Bedingungen
Häufig ist es sinnvoll, mit einem Bedingungsfeld zu arbeiten. Das ist zum Beispiel immer dann der Fall, wenn es um die Anrede geht. Handelt es sich um eine Frau, soll die Anrede "Sehr geehrte Frau" lauten, ansonsten soll der Text "Sehr geehrter Herr" erscheinen. Geregelt wird dies über eine "Wenn … Dann … Sonst …"-Bedingung. Wer Pech hat, bei dem erscheint jedoch die falsche Anrede "Sehr geehrter Herr" statt "Sehr geehrte Frau". Vorsicht: Ursache für den Fehler kann bereits ein überflüssiges Leerzeichen sein!
3. Falsche Adressaten
Wenn nur eine bestimmte Personengruppe angeschrieben werden soll, passieren in der Praxis häufig Fehler. Beispiel: Anstatt der Senioren, die zum Seniorenkaffee eingeladen werden sollen, gehen die Briefe an die Kinderabteilung.
4. Verbindungsfehler
Das Hauptdokument wird mit einer falschen Datenquelle verbunden. Beispiel: Statt der Sponsorendatenbank wird das Schreiben mit der Lieferantendatei verknüpft.
5. Informationsdefizit
Im Hauptdokument fehlt eine wichtige Information, beispielsweise das Feld mit der Postleitzahl oder Straße. Probleme bei der Zustellung sind vorprogrammiert!
6. Fehlendes Leerzeichen
Zwischen Postleitzahl und Ort bzw. Vorname und Name fehlt das Leerzeichen. Die beiden Felder werden ohne Zwischenraum aneinandergereiht. Das kann dann zum Beispiel so aussehen "AntonMustermann".
1 Grundlagen: Der Serienbrief
Die Serienbrieffunktion ist eine der beliebtesten Funktionen in Word. Serienbriefe, Serienfaxe und Serien-E-Mails haben alle den Vorteil, dass Sie ein Dokument, das Sie an mehrere Personen verschicken wollen, nur einmal erstellen müssen.
Das kommt in der Praxis häufig vor, zum Beispiel, wenn Sie alle Mitglieder des Vereins ansprechen, lediglich die jugendlichen Mitglieder des Vereins über die anstehende Jugendversammlung informieren oder ein Schreiben nur an die Aktiven schicken wollen. Unter Einsatz der Seriendruckfunktion müssen Sie nicht jedes Schreiben einzeln mit der zugehörigen Adresse versehen. Diese Arbeit erledigt das Textverarbeitungsprogramm für Sie, indem es auf eine Datenliste mit dem Adressbestand zugreift. Vorausgesetzt Sie machen keine Fehler, verwendet Word automatisch in jedem Schreiben die richtige Adresse und Anrede.
Um die Serienbrieffunktion nutzen zu können, benötigen Sie folgende zwei Bestandteile:
- Hauptdokument
- Datenquelle.
Das Hauptdokument enthält die festen Bestandteile, also den Brieftext und gegebenenfalls Grafiken oder weitere Objekte sowie die Platzhalter in Form sogenannter Seriendruckfelder für die variablen Daten. In der Regel handelt es sich bei den Seriendruckfeldern um die Namen und die zugehörigen Adressen.
In der Datenquelle befinden sich die variablen Informationen, wie z. B. Name oder Anschrift. Zu Filterzwecken können Sie aber auch weitere Kriterien, wie zum Beispiel das Geburtsdatum zur Unterscheidung von Jugendlichen und übrigen Mitgliedern in Feldern verwalten.
Als Datenquelle kann nicht nur ein Word-Dokument fungieren, sondern auch eine Excel-Tabelle, eine Access-Datenbank oder ein Outlook-Adressbuch. Darüber hinaus akzeptiert Word auch Formate anderer Anwender, beispielsweise das dBASE-Format oder Paradox-Datenbanken.
Hauptdokument und Datenquelle werden über die Seriendruckfunktion miteinander verbunden. Am einfachsten ist es, mit dem Erstellen des Hauptdokuments zu beginnen. In dem Moment, in dem die Dateien Datenquelle und Hauptdokument miteinander verknüpft werden, werden die Seriendruckfelder im Hauptdokument als Platzhalter durch die Daten aus der Datenquelle ersetzt.
Für die Seriendruckfunktion ist es ohne Belang, ob zuerst das Hauptdokument oder die Datenquelle existiert. Man kann jedes herkömmliche Dokument zu jedem beliebigen Zeitpunkt zu einem Serienbrief machen. In der Praxis hat es sich bewährt, mit dem Hauptdokument als Ausgangspunkt zu beginnen.
2 So geht’s: Hauptdokument als elementarer Bestandteil der Seriendruckfunktion
Erfassen Sie zunächst den gewünschten Text in einem leeren Dokument. Entscheidend ist in diesem Augenblick noch nicht, dass das Dokument vollständig ist, sondern lediglich, dass es als Hauptdokument fungieren wird:
- Um einen Serienbrief zu erstellen, aktivieren Sie den Ribbon Sendungen und klicken in der Gruppe Seriendruck starten im linken Bildschirmbereich auf den glei...