Die Zahlung von pauschalen Vergütungen für Arbeits- oder Zeitaufwand (Tätigkeitsvergütungen) an den Vorstand ist nur dann zulässig, wenn dies durch bzw. aufgrund einer Satzungsregelung ausdrücklich zugelassen ist (vgl. auch § 27 Abs. 3 Satz 2 BGB in der Fassung des Ehrenamtsstärkungsgesetzes). Ein Verein, der nicht ausdrücklich die Bezahlung des Vorstands regelt und der dennoch Tätigkeitsvergütungen an Mitglieder des Vorstands zahlt, verstößt gegen das Gebot der Selbstlosigkeit. Die regelmäßig in den Satzungen enthaltene Aussage: "Es darf keine Person … durch unverhältnismäßig hohe Vergütungen begünstigt werden" (vgl. Anlage 1 zu § 60 AO; dort § 4 der Mustersatzung) ist keine satzungsmäßige Zulassung von Tätigkeitsvergütungen an Vorstandsmitglieder.
Vielfach ist zunächst unbekannt, dass das Bürgerliche Gesetzbuch in § 27 BGB ausdrücklich eine Passage enthält, die vorsieht, dass Vorstandsarbeit stets unentgeltlich ausgeführt wird. Der Gesetzgeber ging und geht bis heute davon aus, dass man tatsächlich nur rein ehrenamtlich und ohne Vergütung einen Verein oder eine andere anerkannte gemeinnützige Organisation führen kann. Aber: es gibt dazu den einschlägigen § 40 BGB, der ergänzend vorsieht, dass hiervon abgesehen werden kann.
Wenn der Vorstand nach der Satzung eine Aufwandsentschädigung oder auch Sitzungsgeld erhalten soll, liegt damit eine Vergütungsregelung vor, die zunächst klar geregelt werden muss. Ob in der Satzung sich nun bei den Regelungen zur Vorstandschaft ein Hinweis auf die Ehrenamtlichkeit findet oder nicht: Wenn grundsätzlich davon abgewichen werden soll, muss eine Satzungsänderung in die Mitgliederversammlung, mit dem angestrebten Beschluss, dass entsprechend der Finanz- und Haushaltslage der Vorstandschaft eine angemessene Vergütung als Aufwandsentschädigung gewährt werden darf. Dieser Beschluss muss beim Vereinsregister angemeldet und eingetragen werden. Erst dann Zahlungen leisten!
Die Mitglieder entscheiden meist auch darüber, wer überhaupt eine Vergütung erhalten kann – also etwa die vertretungsberechtigten Vorstände, die gesamte Vorstandschaft oder nur bestimmte Personen darin? Die Finanzämter wünschen dabei, dass die Mitgliederversammlung dann auch später über die Höhe wieder entscheiden soll, obwohl die Führungsetage selbst am besten weiß, welche Mittel der Verein hat, welche Anforderungen an den Etat bestehen und ob man auch ein kleines Sitzungsgeld bei erkennbarem vorgetragenen Anpassungsbedarf nicht erhöhen sollte. Im Regelfall geht es hierbei um sehr moderate Vergütungen, die meist in keiner Weise als Entschädigung für den hierfür geopferten Zeit- und Tätigkeitsaufwand eingestuft werden können. Es ist Sache der "Begünstigten" und auch der Mitgliederversammlung, ob man von Anfang an monatliches Sitzungsgeld vorsieht oder das pauschal halbjährlich oder nur jährlich abrechnen will.
Es kann hierfür bei der persönlichen Steuererklärung der Empfänger der Ehrenamtsfreibetrag genutzt und von der erhaltenen jährlichen Gesamtvergütung in Abzug gebracht werden. Meist wird dies über die Anlage SO bei der Einkommensteuererklärung dargelegt. Erst bei Überschreitung dieser besonderen jährlichen zusätzlichen Freigrenze nach § 22 Nr. 3 EStG für Nebenverdienste von derzeit 256 Euro könnte das für den Empfänger dann steuerwirksam werden, wenn somit der 840-Euro-Jahresfreibetrag und die Freigrenze von 256 Euro insgesamt überschritten werden. Dies ist dann meist auch über den persönlichen Steuerbescheid nachvollziehbar, wenn man als Steuerzahler sich auf den Ehrenamtsfreibetrag bei Offenlegung seiner vom Verein erhaltenen Vergütung berufen hat.
Übrigens: Auch ohne Satzungsgrundlage und Ermächtigung können gemeinnützige Vereine, Verbände etc. in Einzelfällen Personen für ihren Einsatz direkt finanziell unterstützen. So können Funktionsträger außerhalb der Vorstandschaft auch eine Vergütung als Aufwandsentschädigung erhalten, etwa Abteilungs- oder Teamleiter etc., um eben auch deren Mitwirkung zu würdigen und diese dadurch ggf. etwas zu motivieren.
Der Ersatz tatsächlich entstandener Aufwendungen (z. B. Büromaterial, Telefon- und Fahrtkosten) ist auch ohne entsprechende Regelung in der Satzung stets zulässig. Der Einzelnachweis der Aufwendungen ist nicht erforderlich, wenn pauschale Zahlungen den tatsächlichen Aufwand offensichtlich nicht übersteigen; dies gilt nicht, wenn durch die pauschalen Zahlungen auch Arbeits- oder Zeitaufwand abgedeckt werden soll. Die Zahlungen/Vergütungen dürfen nicht unangemessen hoch sein (§ 55 Abs. 1 Nr. 3 AO).
Fast nur im sog. Profibereich gibt es fest angestellte Vorstände. Über die Höhe von Vergütungen für bislang rein ehrenamtlich Tätige, die jetzt ein Sitzungsgeld o. Ä. erhalten sollen, gibt es keine Erkenntnisse, dies wird in Vereinen und Verbänden recht unterschiedlich gehandhabt und auch abhängig von der Finanzlage oft festgesetzt oder zur Abstimmung vorgeschlagen. Diese Möglichkeit unbedingt organisatorisch trennen etwa von der Einstellung eines bezahlten Geschäftsführer...