Tagesordnung – wie wird sie aufgebaut? / 2 Schritt 2: Tagesordnung rechtssicher ausarbeiten

Wichtige Bestandteile

Eine Tagesordnung enthält daher erfahrungsgemäß folgende Tagesordnungspunkte, die jedoch nur als Orientierung zu verstehen und von Fall zu Fall durch den Vorstand anzupassen sind:

1. Eröffnung und Begrüßung

2. Formalien

   • Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung
   • Beschlussfähigkeit
   • Stimmberechtigung
   • Vollmachten
   • Zulassung von Gästen und Rederecht
   • Zulassung von Bild- und Tonaufnahmen während der Mitgliederversammlung

3. Feststellung der Tagesordnung

   • Ergänzungen
   • Änderungen
   • Feststellung

4. Rechenschaftslegung der Geschäftsführung

   • Vorstand allgemein
   • Kassenbericht

5. Entlastung

   • Kassenprüfung

6. Wahlen

   • Vorstand
   • Sonstige Organe
   • Jugend
   • Kassenprüfer
   • Delegierte
7. Feststellung des Haushaltsplanes

8. Beschlussfassung über vorliegende Anträge

   • Allgemeine Anträge
   • Satzungsänderung
9. Allgemeine Informationen für die Mitglieder

Praxis-Tipp

Das oben dargestellte Programm ist nur ein Schema, das die wesentlichen und zwingenden Elemente enthält. Besonderheiten des einzelnen Vereins aufgrund der Satzung oder einer Geschäftsordnung müssen gesondert berücksichtigt werden.

Vermeiden Sie unklare und unpräzise Formulierungen in der Tagesordnung und vermeiden Sie einen Tagesordnungspunkt (TOP) "Verschiedenes oder Sonstiges", da unter einem solchen TOP keine Beschlüsse gefasst werden können.

Bitte beachten Sie auch, dass die Rechtspfleger immer mehr dazu übergehen, – zu Recht – die Einladung bzw. die Tagesordnung genau zu prüfen und mit dem Versammlungsprotokoll zu vergleichen. Denn eine Mitgliederversammlung kann nur über solche Inhalte beschließen, die in der Tagesordnung genannt wurden.

Praktisch bedeutet das: Eine mangelhafte Bekanntgabe der Beschlussgegenstände führt zur Unwirksamkeit der gefassten Beschlüsse, sodass z. B. auch keine Eintragung in das Vereinsregister – sofern erforderlich – erfolgen kann.

Achten Sie also bereits bei der Einladung zur Mitgliederversammlung darauf, dass Sie Ihre Mitglieder umfassend über den Ablauf der geplanten Versammlung informieren.

Ihr Einladungsschreiben zur Mitgliederversammlung sollte daher die folgenden Informationen beinhalten:

1. Art der Mitgliederversammlung: ordentliche/außerordentliche Mitgliederversammlung
2. Angabe des Versammlungstermins
3. Angabe des Versammlungsortes mit genauer Anschrift
4. Beginn der Versammlung
5. Auflistung der Tagesordnungspunkte
6. Bezeichnung der Anträge einschließlich der Frist, der Form, der Begründung und an wen der Antrag gerichtet ist
7. Vollmachten/Delegierte: Schriftliche Vollmacht, Delegiertenausweis
8. Hinweis auf Unterlagen und Tagungsmaterial (Anlagen zur Einladung; Einsichtnahme von Unterlagen an einem bestimmten Ort)
9. Unterschrift des Zuständigen für die Einberufung laut Satzung