Zusammenfassung
Teambesprechungen tragen in Vereinen dazu bei, dass Informationen ausgetauscht, Ziele umgesetzt, Abläufe geregelt und Neuerungen umgesetzt werden. Wer für die Organisation und Leitung dieser Meetings zuständig ist, sollte einige grundsätzliche Dinge beachten, damit diese effizient und lösungsorientiert verlaufen.
Die 8 häufigsten Fallen
1. Unzureichende Vorbereitung
Aufgrund einer mangelhaften Vorbereitung gibt es keine Struktur für die Teamsitzung.
2. Fehlende Effizienz
Besprechung läuft aus dem Ruder, Teilnehmer schweifen vom Thema ab. Dadurch mangelt es an Effizienz.
3. Dauer
Aufgrund einer langen Dauer kommt es zu Langeweile bei den Teilnehmern.
4. Ausschweifende Beiträge
Lange Redezeiten einzelner Teilnehmer auf Kosten der übrigen Teammitglieder führen zu Demotivation und Frustration.
5. Selbstdarstellung
Einzelne Teammitglieder nutzen Meetings als Bühne zur Selbstdarstellung. Andere Meinungen und Ideen zählen nicht.
6. Wiederholungen statt Entscheidungen
Punkte, die bereits entschieden sind, werden immer wieder diskutiert. Oder: Es wird nur diskutiert, aber nichts entschieden.
7. Keine Aktion
Entscheidungen werden nicht umgesetzt.
8. Unwichtige Inhalte
Es werden Themen besprochen, die nur für einige Teammitglieder relevant sind. Für die übrigen Teilnehmer sind das Zeiträuber, die sich über die unnötige zeitliche Belastung ärgern.
1 Aus der Praxis
Die Tennisanlage auf einer hessischen Clubanlage soll erweitert werden. Zur Umsetzung des Vorhabens wurde ein Team von sechs Teilnehmern zusammengestellt. Die Teammitglieder treffen sich regelmäßig im Abstand von 14 Tagen. Der Sportwart nimmt jeweils die meiste Redezeit ein, während andere Teilnehmer entweder kaum oder gar nicht zu Wort kommen. Das führt zunehmend zu Unmut. Heute hat sich der Teamleiter etwas Besonderes einfallen lassen. Er teilt Streichhölzer aus. Jeder Teilnehmer erhält die gleiche Anzahl Hölzer. Für jede Minute Redezeit muss ein Streichholz abgegeben werden. Wenn man ein Thema besonders wichtig oder interessant findet, kann man anderen Teammitgliedern mit Streichhölzern "aushelfen", falls deren Vorrat aufgebraucht ist und man deren Ausführungen für wichtig beziehungsweise hilfreich hält. Ansonsten ist die Redezeit beendet. Der Sportwart ergreift wie immer als erster das Wort. Nachdem seine Streichhölzer weg sind, schaut er sich auffordern in der Runde um. Doch keiner der Kolleginnen bietet Redezeit an.
2 Ziele und Inhalte von Teambesprechungen
Die Frage "Warum sind Teambesprechungen überhaupt wichtig?" lässt sich u. a. mit den Zielen einer Teambesprechung beantworten. Sie sind nämlich ein wichtiges Steuerungselement in Vereinen und sollen dazu beitragen, dass die Mitarbeiter als Team die Ziele nicht aus den Augen verlieren, Abläufe geregelt stattfinden und Neuerungen umgesetzt werden. Daraus ergeben sich Anforderungen dahingehend, was eine Teambesprechung leisten bzw. bringen sollte:
- Gedankenaustausch und fachlicher Austausch
- Klären von Schnittstellen
- Abstimmen von Zeitplänen
- Anstoßen von Verbesserungsprozessen sowie Entwickeln und Umsetzen neuer Ideen
- Ausräumen von Missverständnissen und Konflikten sowie bessere Kommunikation und Kooperation innerhalb von Teams
- Lösen von Problemen der Teammitglieder untereinander sowie von Problemen mit Dritten.
Ein Team kann als Zusammenschluss von Personen zur Verfolgung eines gemeinsamen Ziels definiert werden. Das gemeinsame Ziel kann zum Beispiel das Lösen einer konkreten Aufgabenstellung und damit ein Unterziel eines Vereins sein. Teams werden entsprechend im Zusammenhang mit Aufgaben gebildet. Nach Erfüllung der Aufgabe wird das Team häufig aufgelöst.
2.1 Themen und Inhalte
Folgende Inhalte können beispielsweise Themen von Teambesprechungen sein:
- Information über neue gesetzliche Vorgaben und Regelungen
- Probleme und Pannen
- Turnier- und Veranstaltungsplanung
- Festlegung klarer Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten für einzelne Aufgaben sowie Vertretungsregelungen
- Geplante Investitionen, Änderungen (z. B. Einführung eines neuen Abrechnungsprogramms)
- Neuerungen und deren Konsequenzen.
3 Vorbereitung
Je besser eine Teambesprechung organisiert ist, desto effizienter ist ihr Verlauf. Der Baustein hierfür wird in einer sorgfältigen Vorbereitung gelegt. Für jedes Meeting empfiehlt sich eine Agenda, die dem Treffen Struktur verleiht und den Teilnehmern im Vorfeld zur Verfügung gestellt wird. Die Verschriftlichung hilft dabei, keine wichtigen Punkte zu vergessen. Dazu entwickelt man am besten ein Formular, das zur Praxis passt. Die folgende Abbildung zeigt ein Muster, das sich an den individuellen Bedarf anpassen lässt.
Abbildung 1: Beispiel für die Agenda eines Teammeetings
Die meisten Punkte des Formulars sind selbsterklärend. Im Kopf werden allgemeine Informationen, wie Datum und Uhrzeit des Meetings, die Namen der Teilnehmer, des Moderators (Besprechungsleitung) etc. festgehalten. Dabei macht man sich Gedanken darüber, wer das Meeting moderiert. Je nach Umfang der Besprechung kann das ein einzelner Moderator sein oder man lässt einzelne Teile von verschiedenen Kollegen moderieren. Außerdem sollte im Vorfeld fes...