Tipps zum Umgang mit Vereinsdaten in Excel / 2 Vereinsstammdaten

Vereinsstammdaten sind Informationen zum Verein. Wenn diese einmal in einer Stammdatendatei (vgl. Vereinsstammdaten^[1]) angelegt werden, lässt sich aus allen anderen Excel-Dateien darauf zugreifen (siehe Abbildung 1). Bei Änderungen an den Stammdaten muss dann nur eine Datei statt einer Vielzahl von Tabellen und Formularen angepasst werden.

Abbildung 1: Beispiel: Einmal anlegen und dann immer wieder auf die Stammdatendatei zugreifen

Sind die Informationen in der Stammdatendatei enthalten, können sie jederzeit in jede beliebige Arbeitsmappe geholt werden. Befindet sich der Vereinsname – wie in unserer Musterlösung in E8 – lautet die Formel wie folgt, sofern sich die beiden Arbeitsmappen in ein und demselben Ordner befinden:

=[Vereinsstammdaten.xlsm]Stammdaten!$E$8

Analog können weitere Informationen wie Adressdaten genutzt werden.

Etwas komplizierter wird die Formel, wenn man einen festen Textbestandteil, wie zum Beispiel den Begriff "Telefon", mit den Daten aus den Firmenstammdaten kombinieren möchte. Das erreicht man im Zusammenhang mit der Musterlösung Vereinsstammdaten^[2] beispielsweise mit folgender Formel

=”Tel. ”&[Vereinsstammdaten.xlsm]Stammdaten!$E$18

Hier wird das Kürzel "Tel." in Anführungszeichen gesetzt und mit dem kaufmännischen Und mit der eigentlichen Excel-Formel verknüpft (siehe Abbildung 2).

Wichtig

• Der Dateiname wird in eckige Klammern gesetzt.
• Dem Tabellennamen muss ein Ausrufezeichen folgen.

Hinweis

Eine Alternative zum kaufmännischen Und ist die Funktion VERKETTEN(). Die Syntax der Funktion lautet: VERKETTEN (Text1;Text2; ...).

Text1; Text2; ... sind die Argumente, die einzelne Zeichenfolgen zu einer gesamten Zeichenfolge verbinden. Als Argumente werden Zeichenfolgen, Texte, Zahlen und Bezüge auf einzelne Zellen akzeptiert. Um die Funktion VERKETTEN() in Kombination mit dem Kürzel "Tel." und der Telefonnummer zu nutzen, lautet der Code =VERKETTEN("Tel. ";[Vereinsstammdaten.xlsm]Stammdaten!$E$18). Bei der Eingabe unterstützt der Funktionsassistent die Funktion. Unter Text1 wird der Text, hier das Kürzel Tel. und unter Text2 die zugehörige Formel eingegeben. Das Tippen der Anführungszeichen kann sich der Anwender sparen, das erledigt Excel automatisch.

Abbildung 2: Verknüpfen von Vereinsstammdaten und Text

Befindet sich das Tool Vereinsstammdaten.xlsm^[3] in einem anderen Ordner als die Datei, in die die Informationen geholt werden sollen, ist neben dem Namen der Datei der zugehörige Pfad anzugeben. Am einfachsten ist das, wenn man die Formel nicht eintippt, sondern in der Zelle, in der die Information erscheinen soll, ein Gleichheitszeichen eintippt und zur Ursprungsdatei gewechselt wird. Dort klickt man die Zelle, die die gewünschte Information enthält, an und drückt die Enter-Taste. Alle erforderlichen Informationen, also Pfad, Dateiname, Bezeichnung des Tabellenarbeitsblattes und Zellbezeichnung werden auf diese Weise automatisch und vor allem korrekt übernommen.

Hinweis

Enthält eine Arbeitsmappe verknüpfte Daten, fragt Excel beim Öffnen standardmäßig nach, ob die Verknüpfungen aktualisiert werden sollen. Wird die Frage mit Ja beantwortet, ist gewährleistet, dass die Verknüpfungen nach dem Öffnen auf dem neuesten Stand sind.

[1] S. Arbeitshilfe "Vereinsstammdaten", HI14826039 in Ihrer Info-Datenbank.

[2] S. Arbeitshilfe "Vereinsstammdaten", HI14826039 in Ihrer Info-Datenbank.

[3] S. Arbeitshilfe "Vereinsstammdaten", HI14826039 in Ihrer Info-Datenbank.