Die 6 häufigsten Fallen
1. Der Verein ist hinsichtlich seines Vermögens, seines Geschäftserfolgs und seiner Aktivitäten nicht transparent
Größere Vereine, die einen unternehmerisch eingerichteten Geschäftsbetrieb unterhalten, sollten ebenso Rechenschaft über die Aktivitäten des letzten Geschäftsjahrs und die laufende Entwicklung ablegen wie Unternehmen, die dazu nach den Vorschriften des Dritten Buchs des Handelsgesetzbuches verpflichtet sind. Es bietet sich für Vereine an, den Jahresabschluss und Lagebericht auf der eigenen Homepage im Internet zu veröffentlichen. Ein erster Schritt könnte darin bestehen, die wesentlichen Kerngrößen zu publizieren. Eine ausformulierte Einschätzung (Rechenschaftsbericht) hilft bei der richtigen Interpretation der Daten.
2. Die gestiegenen Erwartungen bei den Adressaten der Rechenschaftslegung werden nicht beachtet
Im Bereich der gewerblichen Wirtschaft hat sich das Transparenzverhalten in den letzten Jahren deutlich verändert (Offenlegung der Jahresabschlüsse nach § 325 HGB). Waren früher Informationen zum Vermögen, zum Kapital und zum Jahresgewinn ein gut gehütetes Geheimnis, müssen nunmehr Kapitalgesellschaften alle Daten frei zugänglich machen. Bei börsennotierten Aktiengesellschaften ist sogar die Vorstandsvergütung zu veröffentlichen. Diese neue Offenheit strahlt auch auf andere Rechtsformen aus.
3. Der Verein gibt keine Auskunft über die Daten der Registereintragung
Ein Schritt zur erhöhten Transparenz ist die Offenlegung der Daten des Vereinsregisters. In den letzten Jahren ist diskutiert worden, ein bundesweites Register im Internet einzuführen. Dieses Vorhaben ist noch nicht verwirklicht worden. Deshalb bietet sich eine freiwillige Veröffentlichung dieser Daten im Internet an. Ebenfalls geeignet ist der Briefbogen des Geschäftspapiers.
4. Die potenziellen Spender werden nicht als Informationsadressaten erkannt
Für die möglichen Spender und ehrenamtlichen Helfer ist die Veröffentlichung der Tatsache, dass das Finanzamt dem Verein einen Steuerbescheid erteilt hat, in dem das Vorliegen der Voraussetzungen der Gemeinnützigkeit (§§ 51 ff. Abgabenordnung) bescheinigt wird, eine wesentliche Entscheidungshilfe. Es empfiehlt sich daher, die wesentlichen Inhalte (ausstellendes Finanzamt, Datum, bescheinigte Zwecke) des letzten Steuerbescheids im Internet zu veröffentlichen.
5. Die Mitarbeiter werden nicht als Botschafter für den Verein genutzt
Speziell für Vereine, die Serviceleistungen erbringen, sind die eigenen Mitarbeiter von unschätzbarem Wert. Zufriedene Mitarbeiter sind die besten Werbeträger. Deshalb sollten die Mitarbeiter über die Kerninhalte des eigenen Jahresabschlusses und Geschäftsberichtes informiert werden – z. B. durch das Schwarze Brett oder eine Mitarbeiterzeitschrift.
6. Die Führungs- und Aufsichtsgremien halten sich nicht an die Grundsätze einer guten Vereinsgeschäftsführung und -beaufsichtigung
Die in den letzten Jahren im Bereich der gewerblichen Unternehmen entwickelten Corporate Governance-Grundsätze sind mittlerweile an Vereine angepasst worden. Beispiele von Vereinen in der Sozialbranche prägen den Standard für größere Vereine. Eine freiwillige Selbstverpflichtung beispielsweise zu einem unabhängigen Aufsichtsgremium und einem Kodex im Umgang mit Interessenkonflikten sollte zur Praxis der Vereine werden.