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Checkliste: Einladung zur Veranstaltung am [Datum] [Name der Veranstaltung] | ||
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Gesamtkoordination der Veranstaltung: | Vor- und Nachname | |
Telefon / Handy | ||
Anschrift | ||
Zuständig für die Einladungen: | Vor- und Nachname | |
Telefon / Handy | ||
E- Mail | ||
Anschrift | ||
Soll eine Rückantwortkarte bei Briefen beigefügt werden? | Ja [ ] | Nein [ ] |
Einladungslisten (mindestens zwei Monate vor der Veranstaltung erstellen) | ||||
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VIP (Honoratioren, besonders wichtige Förderer und Gönner, Verbandsvertreter usw.) | ||||
Die VIPs sollten in persönlichen Schreiben eingeladen werden. Einladende sollten Vorstandsmitglieder sein. Alternativ: Mitglieder, die ein möglichst enges persönliches Verhältnis zu der einzuladenden Person haben. Werden Briefe versandt, sollten diese eine Originalunterschrift tragen. Die Einladungen sollten möglichst gleichzeitig verschickt werden, damit sich keiner der potenziellen Gäste benachteiligt fühlt. | ||||
Vor- und Nachname | VIP, weil | Anschrift | Einladung durch | |
Max Mustermann | Hauptsponsor | Testweg 16, 12345 Musterstadt | Max@mustermann.de | Vorstand Manfred Freundlich |
Sponsoren, soweit diese nicht als VIP eingeladen werden. | ||||
Die Sponsoren werden vom Vorstand eingeladen. Das Schreiben personalisieren (Anrede mit Titel und Nachnamen). Möglichst Brief schreiben – nur im Ausnahmefall per E-Mail einladen. | ||||
Vor- und Nachname | Anschrift | E-Mail / Telefon | ||
Medienvertreter | ||||
Einladung erfolgt durch den Medienbeauftragen des Vereins. Falls eine Mediengruppe im Verein besteht, lädt das Gruppenmitglied ein, das den intensivsten Kontakt zum Einzuladenden unterhält. | ||||
Vor- und Nachname | Medium (Redaktion) | Anschrift | E-Mail / Telefon | |
Mitglieder | ||||
Die Mitglieder müssen nicht zwingend einzeln eingeladen werden. Hier reicht in fast allen Fällen eine allgemeine Information über die Vereinswebsite, die Vereinszeitung beziehungsweise ein Aushang am "Schwarzen Brett". Ausnahme: Mitglieder, die im Rahmen der Veranstaltung ausgezeichnet beziehungsweise geehrt werden sollen. Diese Einladungen sollten dann von einem Vorstandsmitglied ausgesprochen werden. | ||||
Vor- und Nachname | Grund der Einladung (Ehrung) | Anschrift | E-Mail / Telefon | |
Zeitplan Erstellung und Versand der Einladungen | ||
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Zu erledigen | Bis | Hinweise |
Prüfung der Einladungslisten | Zwei Monate vor Veranstaltung | Nicht nur auf Vollständigkeit prüfen. Insbesondere dürfen Namen nicht falsch geschrieben sein. |
Entwurf der Anschreiben für VIPs, Sponsoren, Medienvertreter für Unterzeichner | Sechs Wochen vor Veranstaltung | Die Entwürfe werden unverzüglich an die Unterzeichner weitergeleitet, damit noch Änderungswünsche eingearbeitet werden können. |
Kurzinfo für Medien erstellen | Kurzinfo mit Medienbeauftragte / Medienteam abstimmen bzw. von dort erstellen lassen. | |
Freigabe der Anschreiben durch Unterzeichner / Versandtermin vereinbaren. | Fünf Wochen vor Veranstaltung | Der Versandtermin sollte möglichst auch bei individuellen Anschreiben (VIPs) eingehalten werden. |
Versand der Einladungen per Post / E-Mail | Vier Wochen vor Veranstaltung | Der Versand per E-Mail sollte zwei Tage nach dem Postversand erfolgen. |
Information der Mitglieder, soweit nicht individuell | Aushang am Schwarzen Brett, Info auf der Internetseite | |
Nachfragen bei fehlenden Antworten der eingeladenen Personen | Zweieinhalb Wochen vor Veranstaltungen | Soweit persönlich bekannt, sollten die Personen telefonisch oder per Mail kontaktiert werden. |
Vorlage: Einladung für VIPs
Hinweis: Wenn möglich, an Privatanschrift schicken. Geht die Einladung an eine Firmenadresse, wird erst der Name des Einzuladenden genannt und dann die Firma. Solche Briefe werden in der Firma meist ungeöffnet an den Empfänger weitergeleitet. Auf den Vermerk "Persönlich" sollte man jedoch verzichten.
Betreff: Wir freuen uns auf Ihren Besuch Guten Tag [Anrede, Nachname], seit vielen Jahren unterstützen Sie unseren Verein. Ohne Menschen wie Sie wäre es uns nicht möglich, unsere Aufgaben zu erfüllen. Deshalb möchten wir uns auf diesem Weg herzlich für Ihre Unterstützung bedanken. Ohne Ihre Hilfe könnte unser Verein seine Aufgaben nicht in der derzeitigen Form durchführen und fortsetzen. Wir haben Sie ja immer wieder darüber informiert, was unser Verein leistet. Dabei wurde deutlich, wie wichtig Ihre Hilfe für uns ist. Wir freuen uns deshalb, Ihnen heute auf eine besondere Art einmal herzlich für die Hilfe zu danken. Am [Datum] findet ab [Uhrzeit] unser [Name der Veranstaltung] statt, zu der wir Sie herzlich einladen. Verbringen Sie mit uns einige vergnügliche Stunden. Hierbei können Sie auch feststellen, dass Ihre Unterstützung bei uns auf fruchtbaren Boden gefallen ist. Zwei VIP-Karten haben wir dieser Einladung beigefügt. Außerdem freuen wir uns darauf, Ihnen zu zeigen, was wir mit Ihrer Hilfe leisten. Unser Vorstandsmitglied [Anrede, Vor- und Nachname] erwartet Sie deshalb in unserem VIP-Zelt [oder VIP-Bereich] und wird Ihnen gerne alles zeigen. Damit wir das Fest vorbere... |
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