Veranstaltung, Einladung

Kurzbeschreibung

In diesem Dokument befinden sich diverse Checklisten und Musterbriefe, um Einladungen zu Vereinsveranstaltungen zu gestalten.

Vorbemerkung

Das Wichtigste an einer Veranstaltung sind natürlich die Gäste. Eine ganze Reihe von Personen müssen hierzu eingeladen werden. Doch Mitglieder lädt man anders ein als zum Beispiel Sponsoren. Auch für die Presse benötigen Sie eine individuelle Einladung. Diese Checkliste zeigt Ihnen, an was Sie alles denken müssen. Außerdem finden Sie hier eine Reihe von Musterbriefen, die Ihnen bei der Abfassung der Einladungen helfen sollen.

Einladungen zu Veranstaltungen, Checklisten

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Checkliste: Einladung zur Veranstaltung am [Datum] [Name der Veranstaltung]
Gesamtkoordination der Veranstaltung:	Vor- und Nachname
	Telefon / Handy
	E-Mail
	Anschrift
Zuständig für die Einladungen:	Vor- und Nachname
	Telefon / Handy
	E- Mail
	Anschrift
Soll eine Rückantwortkarte bei Briefen beigefügt werden?	Ja [ ]	Nein [ ]

Einladungslisten (mindestens zwei Monate vor der Veranstaltung erstellen)
VIP (Honoratioren, besonders wichtige Förderer und Gönner, Verbandsvertreter usw.)
Die VIPs sollten in persönlichen Schreiben eingeladen werden. Einladende sollten Vorstandsmitglieder sein. Alternativ: Mitglieder, die ein möglichst enges persönliches Verhältnis zu der einzuladenden Person haben. Werden Briefe versandt, sollten diese eine Originalunterschrift tragen. Die Einladungen sollten möglichst gleichzeitig verschickt werden, damit sich keiner der potenziellen Gäste benachteiligt fühlt.
Vor- und Nachname	VIP, weil	Anschrift	E-Mail	Einladung durch
Max Mustermann	Hauptsponsor	Testweg 16, 12345 Musterstadt	[e-mail]	Vorstand Manfred Freundlich
Sponsoren, soweit diese nicht als VIP eingeladen werden.
Die Sponsoren werden vom Vorstand eingeladen. Das Schreiben personalisieren (Anrede mit Titel und Nachnamen). Möglichst Brief schreiben – nur im Ausnahmefall per E-Mail einladen.
Vor- und Nachname	Anschrift		E-Mail / Telefon
Medienvertreter
Einladung erfolgt durch den Medienbeauftragen des Vereins. Falls eine Mediengruppe im Verein besteht, lädt das Gruppenmitglied ein, das den intensivsten Kontakt zum Einzuladenden unterhält.
Vor- und Nachname	Medium (Redaktion)	Anschrift		E-Mail / Telefon
Mitglieder
Die Mitglieder müssen nicht zwingend einzeln eingeladen werden. Hier reicht in fast allen Fällen eine allgemeine Information über die Vereinswebsite, die Vereinszeitung beziehungsweise ein Aushang am "Schwarzen Brett". Ausnahme: Mitglieder, die im Rahmen der Veranstaltung ausgezeichnet beziehungsweise geehrt werden sollen. Diese Einladungen sollten dann von einem Vorstandsmitglied ausgesprochen werden.
Vor- und Nachname	Grund der Einladung (Ehrung)	Anschrift		E-Mail / Telefon

Zeitplan Erstellung und Versand der Einladungen
Zu erledigen	Bis	Hinweise
Prüfung der Einladungslisten	Zwei Monate vor Veranstaltung	Nicht nur auf Vollständigkeit prüfen. Insbesondere dürfen Namen nicht falsch geschrieben sein.
Entwurf der Anschreiben für VIPs, Sponsoren, Medienvertreter für Unterzeichner	Sechs Wochen vor Veranstaltung	Die Entwürfe werden unverzüglich an die Unterzeichner weitergeleitet, damit noch Änderungswünsche eingearbeitet werden können.
Kurzinfo für Medien erstellen		Kurzinfo mit Medienbeauftragte / Medienteam abstimmen bzw. von dort erstellen lassen.
Freigabe der Anschreiben durch Unterzeichner / Versandtermin vereinbaren.	Fünf Wochen vor Veranstaltung	Der Versandtermin sollte möglichst auch bei individuellen Anschreiben (VIPs) eingehalten werden.
Versand der Einladungen per Post / E-Mail	Vier Wochen vor Veranstaltung	Der Versand per E-Mail sollte zwei Tage nach dem Postversand erfolgen.
Information der Mitglieder, soweit nicht individuell		Aushang am Schwarzen Brett, Info auf der Internetseite
Nachfragen bei fehlenden Antworten der eingeladenen Personen	Zweieinhalb Wochen vor Veranstaltungen	Soweit persönlich bekannt, sollten die Personen telefonisch oder per Mail kontaktiert werden.

Vorlage: Einladung für VIPs

Hinweis: Wenn möglich, an Privatanschrift schicken. Geht die Einladung an eine Firmenadresse, wird erst der Name des Einzuladenden genannt und dann die Firma. Solche Briefe werden in der Firma meist ungeöffnet an den Empfänger weitergeleitet. Auf den Vermerk "Persönlich" sollte man jedoch verzichten.

Betreff: Wir freuen uns auf Ihren Besuch

Guten Tag [Anrede, Nachname],

seit vielen Jahren unterstützen Sie unseren Verein. Ohne Menschen wie Sie wäre es uns nicht möglich, unsere Aufgaben zu erfüllen. Deshalb möchten wir uns auf diesem Weg herzlich für Ihre Unterstützung bedanken.

Ohne Ihre Hilfe könnte unser Verein seine Aufgaben nicht in der derzeitigen Form durchführen und fortsetzen. Wir haben Sie ja immer wieder darüber informiert, was unser Verein leistet. Dabei wurde deutlich, wie wichtig Ihre Hilfe für uns ist. Wir freuen uns deshalb, Ihnen heute auf eine besondere Art einmal herzlich für die Hilfe zu danken.

Am [Datum] fi...