Vereinsarbeit: mit Korrespondenz punkten / 4 E-Mail-Knigge

Auch bei dem praktischen Kommunikationsmittel E-Mail ist guter Stil wichtig. Dazu gehört, E-Mails umgehend zu beantworten – mindestens innerhalb eines Tages! Generell sollte man für eine E-Mail die gleichen Kriterien zugrunde legen wie für einen Brief. Das bedeutet: Dinge wie korrekte Rechtschreibung und Grammatik, Berücksichtigen von Groß- und Kleinschreibung, gute Aufteilung und Lesbarkeit sollten selbstverständlich sein.

Wer fehlerhafte E-Mails verschickt, signalisiert dem Empfänger, dass er sich nicht genug Zeit genommen hat oder von Haus aus oberflächlich arbeitet. Die meisten E-Mail-Programme verfügen über eine Rechtschreib- und Grammatikhilfe, die dem Anwender gute Hilfestellung bietet. Fehler lassen sich mit ihr vermeiden. Alternativ kann man einen Text in einem Textverarbeitungsprogramm – zum Beispiel Microsoft Word – erfassen und korrigieren und dann in das E-Mail-Programm hineinkopieren. Es folgen weitere "Benimmregeln" im Überblick.

Anrede

Die Anrede sollte höflich und dem Stil des Kommunikationspartners angepasst sein. Wer mit "Sehr geehrte Frau" oder "Sehr geehrter Herr" angesprochen wird, übernimmt diese Anrede. Zu E-Mails passt auch "Guten Tag, Herr/Frau …". Unter Vereinskollegen ist in der Regel ein freundliches "Hallo" oder "Liebe Vereinskollegen" üblich.

Gruß

Die Abkürzung "mfg" für "mit freundlichen Grüßen" sollte man nicht verwenden. Besser ist eine Formu­lierung wie "Beste Grüße" oder "Herzliche Grüße". Die Zeit, den Gruß auszuformulieren, muss einfach da sein. Alles andere wäre unhöflich.

Abkürzungen

Sie sind generell eine Unsitte. Während der Absender nur ein paar Zeichen weniger tippen muss, rätselt der Empfänger oft länger, was die Kürzel bedeuten sollen.

Smiley und Co

Zahlreiche Ausrufezeichen zu verwenden und jeden Satz mit einem Smiley abzuschließen ...