Auch bei dem praktischen Kommunikationsmittel E-Mail ist guter Stil wichtig. Dazu gehört, E-Mails umgehend zu beantworten – mindestens innerhalb eines Tages! Generell sollte man für eine E-Mail die gleichen Kriterien zugrunde legen wie für einen Brief. Das bedeutet: Dinge wie korrekte Rechtschreibung und Grammatik, Berücksichtigen von Groß- und Kleinschreibung, gute Aufteilung und Lesbarkeit sollten selbstverständlich sein.
Wer fehlerhafte E-Mails verschickt, signalisiert dem Empfänger, dass er sich nicht genug Zeit genommen hat oder von Haus aus oberflächlich arbeitet. Die meisten E-Mail-Programme verfügen über eine Rechtschreib- und Grammatikhilfe, die dem Anwender gute Hilfestellung bietet. Fehler lassen sich mit ihr vermeiden. Alternativ kann man einen Text in einem Textverarbeitungsprogramm – zum Beispiel Microsoft Word – erfassen und korrigieren und dann in das E-Mail-Programm hineinkopieren. Es folgen weitere "Benimmregeln" im Überblick.
Anrede
Die Anrede sollte höflich und dem Stil des Kommunikationspartners angepasst sein. Wer mit "Sehr geehrte Frau" oder "Sehr geehrter Herr" angesprochen wird, übernimmt diese Anrede. Zu E-Mails passt auch "Guten Tag, Herr/Frau …". Unter Vereinskollegen ist in der Regel ein freundliches "Hallo" oder "Liebe Vereinskollegen" üblich.
Gruß
Die Abkürzung "mfg" für "mit freundlichen Grüßen" sollte man nicht verwenden. Besser ist eine Formulierung wie "Beste Grüße" oder "Herzliche Grüße". Die Zeit, den Gruß auszuformulieren, muss einfach da sein. Alles andere wäre unhöflich.
Abkürzungen
Sie sind generell eine Unsitte. Während der Absender nur ein paar Zeichen weniger tippen muss, rätselt der Empfänger oft länger, was die Kürzel bedeuten sollen.
Smiley und Co
Zahlreiche Ausrufezeichen zu verwenden und jeden Satz mit einem Smiley abzuschließen sind ebenfalls Unarten und insbesondere im Zusammenhang mit offizieller Korrespondenz unpassend.
Länge
Eine E-Mail sollte kurz und knapp verfasst werden, der Texte nicht länger als eine Seite sein. Wer mehr Informationen auf elektronischem Weg versenden möchte, verschickt die Inhalte besser als Anhang.
Formulierung
Die Sätze in einer E-Mail sollten nicht zu lang sein. Allerdings: Kurze und knappe Formulierungen klingen häufig schroff. Insbesondere wer auf Fehler oder unschöne Marotten aufmerksam machen will, sollte die Angelegenheit besser mündlich klären.
Carbon Copy
CC zeigt, an wen eine E-Mail über den Empfänger hinaus zusätzlich geschickt wird. Hier ist es häufig eine Überlegung wert, ob das wirklich sein muss. Auch ob die Empfänger sehen sollen, wer die Nachricht noch bekommt, sollte überdacht werden. Praktisch ist die Funktion in jedem Fall, wenn eine E-Mail an mehrere Empfänger, beispielsweise Vorstandskollegen, geht.
Out-of-office-Funktion
Der Einsatz der Out-of-Office-Funktion, auch "Autoreply" genannt, ist sinnvoll, wenn der Empfänger per E-Mail nicht erreichbar ist. Das kann zum Beispiel wegen einer längeren urlaubsbedingten Abwesenheit sein, aber auch für Zeiten gelten, in denen das Büro vorübergehend nicht besetzt ist. Der Absender der E-Mail erfährt, dass seine Nachricht zwar eingegangen ist, aber im Augenblick nicht beantwortet werden kann. Wie man die Out-of-Office-Funktion aktiviert und nach der Abwesenheit deaktiviert, steht in der Regel in der Hilfe des E-Mail-Programms.
Nicht jeder Brief eignet sich als E-Mail. Eine Mahnung sollte man nach wie vor mit der Post verschicken, einen Termin kann man mit gutem Gewissen auf elektronischem Weg vereinbaren.