Übersichtlicher Zeitplan für die Vorbereitung einer Veranstaltung im Verein.
| Aufgabe und Zeitrahmen |
Persönliche Notizen |
erledigt |
| Vier bis sechs Monate vorher: |
| Vereinsbeschluss für die Veranstaltung fassen |
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| Kostenkalkulation vornehmen (Wenn sich hier abzeichnet, dass die Kosten nicht gedeckt werden, Veranstaltung absagen und neu planen.) |
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| Bildung eines Organisationskomitees |
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| Veranstaltungstermin festlegen (Alternativtermin nicht vergessen!) |
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| Veranstaltungsort festlegen |
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| Anmeldung der Veranstaltung bei den Ämtern und ggf. dem zuständigen Verband |
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| Erstellung eines detaillierten Finanzplans (wenn Kosten zu hoch, Veranstaltung absagen) |
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| Kontakt mit Kooperationspartnern aufnehmen |
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| Mögliche Sponsoren ansprechen |
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| Zwei bis drei Monate vorher: |
| Risikoanalyse vornehmen |
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| Mitarbeitergruppen und deren Personalstärke bestimmen |
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| Externe Kräfte organisieren (z. B. Sicherheitsdienst, Feuerwehr, Rettungsdienst usw.) |
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| Anfrage bei potenziellen internen Helferinnen und Helfern |
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| Einladung zum Helfertreffen versenden |
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| Personalbedarf und -einsatz besprechen |
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| Rahmenprogramm erstellen und koordinieren |
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| Notwendige Geräte und Materialien festlegen |
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| Versicherungsschutz abklären |
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| GEMA-Anmeldung erledigen |
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| Erforderliche Genehmigungen einholen |
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| Reservierungen/Buchungen vornehmen |
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| Finanzplan kontrollieren |
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| Werbemittel festlegen und abstimmen (Internetwerbung via Social Media nicht vergessen!) |
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| Werbemittel produzieren und Verteilung organisieren |
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| Vier bis fünf Wochen vorher: |
| Weiteres Helfertreffen durchführen und Helferinfos verteilen |
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| Konkrete Absprache mit Restauration |
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| Kontakt mit Medien aufnehmen |
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| Social-Media-Kampagne starten |
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| Zwei Wochen vorher: |
| Werbematerial verteilen/Plakate aushängen (an Genehmigungen, z. B. bei Straßenplakatierung, denken) |
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| Eine Woche vorher: |
| Notwendige Geräte und Materialien überprüfen |
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| Organisationskomitee: Raum/Büro einrichten |
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| Konkreten zeitlichen Ablaufplan mit allen Angaben erstellen |
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| Sieben bis einen Tag vorher: |
| Geräte, Zelte etc. aufbauen |
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| Anfahrtswege und Parkplätze beschildern |
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| Letzte Einsatzbesprechung durchführen |
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Technik aufbauen, prüfen und eventuell Ersatz beschaffen (Wichtig: Kleinteile nach Anweisung des Verleihers sollten bereitliegen.) |
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| Am Veranstaltungstag – vor Beginn: |
| Kommunikationsnetz prüfen (Funk, Handy usw.) |
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| Helfer einweisen und Helfergeschenke austeilen |
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| Einladung zur Helferparty verteilen |
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| Technische Einrichtungen (Beschallung, Licht) überprüfen, Soundcheck |
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| Sanitätsstelle einrichten |
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| Im Laufe der Veranstaltung: |
| Teilnehmer begrüßen |
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| Ehrengäste, Kooperationspartner, Pressevertreter betreuen |
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| Sanitäre Anlagen überprüfen |
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| Rettungswege kontrollieren |
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| Nach der Veranstaltung: |
| Einrichtungen und Installationen abbauen |
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| Müllentsorgung und Reinigung durchführen |
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| Beschilderung abnehmen |
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| Straßenplakatierung entfernen |
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| Eine Woche danach: |
| Abrechnung durchführen |
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| Offene Rechnungen begleichen |
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| Nachbesprechung durchführen und protokollieren |
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| Helferparty durchführen |
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