Dipl.-Kffr. Sandra Oechler
Zu den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung gehört im Hinblick auf die Dokumentationsfunktion der Buchhaltung die geordnete Aufbewahrung der dazugehörigen Unterlagen. Das bezieht sich auf alle Unterlagen, die mit Geschäftsvorfällen zusammenhängen.
Belege für Buchungen sind vom Verein zehn Jahre aufzubewahren. Alle Grundbücher, Buchführungsauswertungen, Saldenlisten einschließlich der Nebenbücher sowie insbesondere der Jahresabschluss, das Inventar sowie alle zu deren Verständnis notwendigen Arbeits- und Organisationsanweisungen, zum Beispiel die Programmdokumentation beim Einsatz der Datenverarbeitung, unterliegen ebenfalls einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.
Steuerlich läuft die Aufbewahrungsfrist nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.
Für Unterlagen, die keine Handelsbriefe sind oder die mit der Buchführung des Vereins nicht im Zusammenhang stehen, besteht eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren, soweit diese Unterlagen für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Daten auf Datenträgern müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein sowie unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.
Beim Einsatz elektronischer Registrierkassen, beispielsweise in der Vereinsgastronomie, brauchen die Registrierkassenstreifen, Kassenzettel oder Bons dann nicht aufbewahrt zu werden, wenn die Gewähr der Vollständigkeit gegeben ist. Diese ist nur gegeben, wenn die zur Kasse gehörenden Organisationsunterlagen vorhanden sind und aufbewahrt werden. Dazu gehören insbesondere die
- Bedienungsanleitungen,
- Programmieranleitung,
- Programmabrufe nach jeder Änderung, zum Beispiel der Artikelpreise,
- Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern und Ähnliches sowie
- alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung, zum Beispiel Anweisungen zum maschinellen Ausdrucken von Pro-forma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten.
Jede elektronische Kasse musste bis zum 30.09.2020 zertifiziert (Zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung – TSE) werden, sodass die gespeicherten Daten nicht verändert werden können. Bei PC-Kassensystemen muss die verwendete Software die Protokollierung von Änderungen gewährleisten. Jede Kasse muss beim Finanzamt des Vereins angemeldet und registriert werden. Für jeden Geschäftsvorfall muss zwingend ein Kassenbon (Papier oder elektronisch) erstellt und dem Kunden ausgehändigt oder zur Übermittlung angeboten werden. Im Vereinsbereich sind bei Veranstaltungen häufig auch offene Ladenkassen (Geldkassetten u. Ä.) im Einsatz. Bei dieser Form der Kassenführung ist grundsätzlich jeder Vorgang (Einnahmen und Ausgaben) einzeln aufzuzeichnen. Nur wenn Geldbewegungen mit geringen Werten an eine Vielzahl von nicht bekannten Kunden erfolgen, kann von der Einzelaufzeichnung der Erlöse abgesehen werden. Dieses gilt beispielsweise beim Verkauf von Eis, Würstchen, Süßigkeiten u. Ä. In diesem Fall sind die Bareinnahmen durch einen Kassensturz zu ermitteln. Wenn mehrere offene Kassen gleichzeitig geführt werden, ist für jede Kasse ein gesonderter Kassenbericht zu führen. Beispielsweise muss eine Geldentnahme zum Abbau eines höheren Bargeldbestands und Aufbewahrung in einem Tresor im Bericht der offenen Kasse als Ausgang und zugleich im gesonderten Kassenbericht des Tresorbestands als Eingang erfasst werden.
Die Möglichkeit der Manipulation von Kassenbuchungen führt zur Nichtanerkennung der gesamten Kassenführung und berechtigt das Finanzamt zur (Hinzu-)Schätzung.
Die folgende Tabelle enthält eine Zusammenstellung der Aufbewahrungsfristen, die Unterlagen sind hier alphabetisch sortiert.
| Bezeichnung |
Jahre |
| Abrechnungsunterlagen |
6 |
| Änderungsnachweise (EDV-Buchführung) |
10 |
| Aktenvermerke |
6 |
| Angebote |
6 |
| Angestelltenversicherungsbelege |
6 |
| Anhang zum Jahresabschluss |
10 |
| Anlagenkartei |
10 |
| Anlagenverzeichnis |
10 |
| Arbeitsanweisungen zur Buchführung |
10 |
| Ausgangsrechnungen |
10 |
| Bankbelege |
10 |
| Beitragsabrechnungen (Sozialversicherung) |
6 |
| Betriebsprüfungsberichte |
6 |
| Betriebswirtschaftliche Auswertungen |
6 |
| Bewertungsunterlagen (Inventar) |
10 |
| Bewirtungsbelege |
6 |
| Bilanzen |
10 |
| Bilanzübersicht |
10 |
| Buchführungsauswertungen |
10 |
| Buchungsanweisungen |
10 |
| Buchungsbelege |
10 |
| Buchungsprogramme |
10 |
| Dauerauftragsunterlagen |
6 |
| Debitorenliste |
10 |
| Depotauszüge |
6 |
| Eingangsrechnungen |
10 |
| Erfassungsjournale (EDV-Buchführung) |
10 |
| Eröffnungsbilanz |
10 |
| Fahrtkostenunterlagen |
6 |
| Fehlerprotokolle (EDV-Buchführung) |
10 |
| Feststellungsbeschluss zum Jahresabschluss |
10 |
| Finanzberichte |
6 |
| Gehaltslisten |
6 |
| Geschenknachweise |
6 |
| Gewinn-und-Verlust-Rechnung |
10 |
| Inventar |
10 |
| Inventuranweisungen |
10 |
| Jahresabschlüsse |
10 |
| Jahresabschlusserläuterungen |
6 |
| Journal |
10 |
| Kassenbücher |
10 |
| Kassenzettel |
6 |
| Konten (Buchführungskonten) |
10 |
| Kontenfunktionspläne |
10 |
| Kontenpläne |
10 |
| Kontokorrentkonten |
10 |
| Kostenrechnungsauswertungen |
6 |
| Kreditorenliste |
10 |
| Lagebericht |
10 |
| Lohnbelege |
6 |
| Lohnlisten |
6 |
| Offene-Posten-Listen |
6 |
| Organisationsanweisungen (Buchführung) |
10 |
| Personenko... |