Vorstandswechsel im Verein: Anmeldung beim Vereinsregister

1 Vorbemerkung

Eingetragene Vereine (e. V.) sind verpflichtet, zeitnah das zuständige Vereinsregister beim Amtsgericht über personelle Veränderungen sowie Veränderungen der Funktionen laut Satzung im Vorstandsbereich zu informieren. Hier gelten die Regelungen nach der Vereinssatzung für die Beendigung von Vorstandsämtern. Beim Vereinsregister müssen solche Veränderungen, egal ob die Beendigung von Vorstandsämtern oder eine erfolgte Neubesetzung, etwa nach Wahlen, gemeldet und dort von Amts wegen eingetragen werden, wenn es um die Positionen des vertretungsberechtigten Vorstands nach § 26 BGB gehen sollte.

Als Arbeitshilfen für die Praxis und vorformulierte Anmeldeschreiben an das Vereinsregister^[1] können die am Ende dieses Beitrags stehenden zwei Muster verwendet werden: Muster 1 für Veränderungen im Vorstandsbereich bei einem bereits bestehenden und eingetragenen e. V., das Muster 2 bei der Erstanmeldung eines Vereins nach Gründung mit gleichzeitiger Mitteilung der neu gewählten vertretungsberechtigten Vorstände.

[1] S. Arbeitshilfe "Vorstandswechsel im Verein: Anmeldung beim Vereinsregister", HI9258901 in Ihrer Info-Datenbank.

2 Anmeldung beim Vereinsregister

Im Vereinsregister eingetragen sind stets nur die vertretungsberechtigten Vorstände eines Vereins, also die Personen, die nach § 26 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) und entsprechend der Satzung gewählt oder in Einzelfällen berufen wurden. Wobei der Grundsatz gilt, dass ein Verein mindestens einen vertretungsberechtigten Vorstand haben muss. Gelegentlich werden auch die nach Satzung vorgesehenen besonderen Vertreter dort vermerkt.

2.1 Wann gilt die Meldepflicht?

Die gesetzlichen Vertreter eines Vereins vertreten auch rechtsgeschäftlich den Verein mit Außenwirkung. Der Eintrag ins Vereinsregister bewirkt den Rechtsschein, dass diese dort namentlich genannten Personen zur Vertretung befugt sind. Das gilt allerdings nicht mehr, wenn sich bei diesem Personenkreis durch Wahlen, Nachfolgeregelungen oder Amtsniederlegungen Veränderungen ergeben. Das kann auch der formelle Rücktritt eines amtierenden Vorstands sein, dies durch einseitige Erklärung des bisherigen Amtsinhabers. Ebenso kann sich bei der Abwahl eines oder mehrerer Vorstandsmitglieder nach dem Willen der Mitglieder im Verlauf einer Mitgliederversammlung zu diesem sensiblen Punkt recht schnell Handlungsbedarf ergeben. Für das Vereinsregister ist es nicht relevant, aus welchem Grund eine Veränderung im Vorstandsbereich eingetreten ist, also ob eine vorzeitige Amtsniederlegung eines oder mehrerer vertretungsberechtigter Vorstände oder einer der seltenen Fälle, in denen ein Vorstand in einer Mitgliederversammlung abgewählt wird, vorliegt.

Die Meldepflicht gilt ebenfalls, wenn der Amtsinhaber verstirbt. Auch darüber muss das Registergericht unverzüglich informiert werden.

Grundsätzlich bezieht sich diese besondere Meldepflicht gegenüber dem Vereinsregister nur in Bezug auf vertretungsberechtigte Vorstände nach der bestehenden geltenden Satzungsregelung. Auslöser dieser Pflicht können Vorstandsneuwahlen sein, bei denen alle Vorstandsämter neu besetzt werden. In diesem Fall müssen alle Vorstände angemeldet werden, die nach § 26 BGB und entsprechend der Satzung künftig vertretungsberechtigt sind. Zudem muss das Ausscheiden der bisherigen Vorstände dazu mitgeteilt werden. Das Gleiche gilt, wenn nur einzelne Vorstandsämter neu besetzt werden. Bei Wiederwahl des gesamten vertretungsberechtigten Vorstands ist insoweit nur diese Bestätigung mitzuteilen.

Scheidet zum Beispiel ein bisheriges Vorstandsmitglied aus dem Kreis der vertretungsberechtigten Vorstände aus und wird entsprechend der Satzungsregelung ein kommissarischer Vertreter nachgewählt, muss auch diese personelle Veränderung dem Vereinsregister mitgeteilt werden.

Generell gilt also: Wenn sich die Namen von vertretungsberechtigten Vorstandsmitgliedern bzw. Amtsinhabern ändern, muss das Vereinsregister darüber informiert werden. Dazu sind eine schriftliche Anmeldung und die beglaubigte Unterschrift der für den Verein handlungsbefugten Vorstände erforderlich. Das Anmeldeschreiben jedoch muss von all denjenigen Vorstandsmitgliedern unterschrieben werden, die nach Satzungsvorgaben vertretungsberechtigt sind.

Wichtig

Bei einer Erstanmeldung beim Vereinsregister zur Eintragung als e. V. müssen im Anmeldeschreiben bei erfolgter Wahl alle vertretungsberechtigten Vorstände benannt werden, und zwar mit Namen, Geburtsdatum und Anschrift sowie Funktion nach Satzung. Das Muster 2 am Ende dieses Beitrags kann hierfür eingesetzt werden.^[1]

Ändert sich lediglich eine Personalie bei einem weiterhin im Amt befindlichen Vorstandsmitglied, genügt es hingegen, wenn das betreffende Vorstandsmitglied selbst oder die anderen vertretungsberechtigten Vorstände über den Verein dies dem Registergericht schriftlich mitteilen. Ändert sich zum Beispiel der Personenname, etwa durch Heirat oder eine Namensänderung aus anderen Gründen, so muss dies mit einer Kopie der Heiratsurkunde oder einer neuen Meldebescheinigung nachgewiesen werden. Eine besondere notarielle Beglaubigu...